Dit jaar ging de FAAD-studiedag (Forum van Afgestudeerden Archivistiek en hedendaags Documentbeheer) digitaal door. Meer dan honderd deelnemers logden in om meer te weten te komen over selectie en waardering. Hoewel dat al een oud thema is, blijft het voor vele organisaties een uitdaging. Dat leidt tot het opzetten van heel wat projecten en initiatieven, waarvan er deze studiedag vier voorgesteld werden.
De studiedag startte met een stand van zaken over de archiefopleiding door professor Frank Scheelings. De opleiding wil zich sterker profileren op het vlak van digitaal archiefbeheer. Daarom wordt het nieuwe keuzevak Digitaal archief- en informatiebeheer aangeboden. Verder bracht professor Scheelings hulde aan Griet Maréchal (1942-2019) en Juul Verhelst (1930-2020) vanwege hun belangrijke bijdrage aan de archiefsector, niet in het minst op het vlak van selectie en waardering.
Voor zijn thesis Reviewing Significance. Een bruikbaar waarderingsmodel voor het AMBV? zocht Niels Plas naar een instrument om op een systematische manier de collectie van het Archief en Museum van het Vlaams leven te Brussel (AMBV) te waarderen en selecteren. Het AMVB werkte immers aan een formeel acquisitie- en afstootbeleid, en een bruikbare waarderingstool voor privaatrechtelijke archieven was hiervoor noodzakelijk.
De meeste bestaande waarderingsmodellen zijn gericht op museale collecties. Een uitzondering hierop vormt het model van Caroline Reed. Niels toetste dat model in de praktijk aan de collectie Mennekens. Het archief van de familie Mennekens werd gevormd door vier generaties die actief waren in het culturele en politieke leven van Brussel. Ter voorbereiding werd het hele archief in kaart gebracht. Vervolgens werd de collectie in een viertal sessies gewaardeerd op basis van het model. In deze sessies bleek het herkomstonderzoek zeer belangrijk te zijn. Een goede kennis van de collectie draagt bij aan het nemen van genuanceerde beslissingen. Het waarderingsproces blijft in zekere mate subjectief, maar de stapsgewijze en systematische benadering van het model objectiveert de procedure. Het spoort aan tot explicitering, nuance en onderbouwing.
Het is dan ook vooral op dat vlak dat het waarderingsmodel een meerwaarde biedt. Toch blijkt het niet altijd even toepasbaar op archief. De waarderingsmethode moest aangepast worden aan de collectie en de organisatie. Daarnaast mag men de logistieke component niet uit het oog verliezen. Naast de wil om te bewaren, moeten namelijk ook de nodige middelen beschikbaar zijn. Een concreet waarderingsmodel laat een organisatie echter toe om efficiënt te werken en de gemaakte keuzes onderbouwd te communiceren aan het bestuur. De tool kwam ook prominent naar voren op de studiedag Gewikt en gewogen van FARO en het Departement Cultuur, Jeugd en Media in 2019. In de privaatrechtelijke archiefwereld lijkt deze tool grond te winnen, al is het voorlopig vooral in piloot- en testprojecten.
Katlijn Vanhee en Harald Nilens stelden het selectie- en waarderingsbeleid binnen de Vlaamse overheid voor. Op basis van het Bestuursdecreet werden selectiecommissies opgericht, die algemene selectieregels opmaken en de selectieregels van overheidsorganisaties evalueren. De Selectiecommissie Vlaamse overheid werd opgericht in 2015 en legde sindsdien een heel traject af. Om de waardering op een consequente manier toe te passen, zocht de commissie naar een eenduidig werkinstrument.
Een van de uitgangspunten daarbij was dat het ene beleidsdomein niet belangrijker geacht werd dan het andere en dat de focus lag op de bronnen zelf en de impact die deze kunnen hebben op de samenleving. Belangrijke vragen waren onder meer: gaat het om authentieke bronnen of officieus authentieke bronnen? Wat is het aggregatieniveau? Wetenschappelijke of historische onderzoeksvragen gebruiken als basis voor het waarderingsmodel bleek te veel een waardeoordeel in te houden. Daarom keken ze eerder naar de mogelijkheden die een bron biedt binnen meerdere onderzoeksvelden.
In verschillende fasen in het traject werden matrixen opgesteld en getest, wat leidde tot het opmaken van een beslissingsmodel op basis van de ‘Plan Do Check Act’-cyclus (PDCA). De fase van de cyclus waarin het informatieobject opgesteld wordt, is hierbij bepalend voor de waardering. Informatieobjecten in de planfase hebben bijvoorbeeld vaker permanente bewaring als bestemming. In het beslissingsmodel wordt ook onderscheid gemaakt tussen kerntaken en ondersteunende taken. Archief voortkomend uit ondersteunende taken zal eerder vernietigd worden, aangezien de beleidsdocumenten op een ander niveau bewaard worden. Ondertussen werd het beslissingsmodel op basis van de PDCA-cyclus uitgebreid getest op goedgekeurde informatiebeheersplannen en blijkt het model toepasbaar op heel veel, zo niet alle informatieobjecten van de Vlaamse overheid.
Katlijn en Harald formuleerden tot slot enkele bedenkingen. Het is belangrijk de matrix niet als een alleenstaand instrument te zien, want daarnaast wordt er ook gekeken naar generieke selectielijsten en sjabloonseries. Het beslissingsmodel is ook niet honderd procent sluitend, de context blijft belangrijk. De commissie onderschrijft daarmee de sleutelrol van de lokale informatiebeheerder, die nog steeds de beste inhoudelijk beoordeling kan maken. Afwijkingen zijn zeker mogelijk, zolang deze duidelijk gemotiveerd worden. Het beslissingsmodel moet ook toegepast worden door de entiteit die als bewaarniveau gedefinieerd is, zodat er geen schaduwarchief ontstaat. Verder speelt de drager van het informatieobject doorgaans geen rol in het waarderingsproces, met uitzondering van de specifieke gevallen.
Mariet Calsius en Nathalie Ferket lichtten de waarderingspraktijken van het Centrum voor Muziek- en Podiumerfgoed (CEMPER) toe. CEMPER is de vreemde eend in de bijt, aangezien het zelf geen collectie beheert, maar optreedt als adviesverlener. Het wil andere erfgoedorganisaties aanzetten tot nadenken over de waardering van hun collecties. Door hun positie in het erfgoedveld zijn ze in staat om over collecties heen te kijken. Voor CEMPER hebben de gevoerde trajecten een belangrijk doel, namelijk expertise opbouwen op het vlak van waardering. Omdat ze werken binnen de erfgoedsector kunnen zij wel waarderingsmethodes gebruiken die gericht zijn op museale collecties. Toch treden ze Niels Plas bij in zijn conclusie dat de methode aangepast moet worden naargelang het type erfgoed.
Een van de succesvolle trajecten die CEMPER doorliep, is dat van de theaterpoppen. Het herbestemmen van een collectie theaterpoppen lag gevoelig. Daarom werd een participatief traject opgezet, met als uiteindelijke doel het herbestemmen van de collectiestukken. CEMPER richtte een klankbordgroep op van acht tot tien deelnemers met diverse achtergronden (zoals vroegere eigenaars van poppen, poppenmakers, poppenspelers, enz.). De toegepaste methode was gebaseerd op de museale weegschaal.
Tijdens de bijeenkomst van de klankbordgroep werden in vier sessies vragen beantwoord over verschillende aspecten van de theaterpoppen. Op het einde van de sessies werd voor elk collectiestuk overeenstemming bereikt en konden ze bijgevolg herbestemd worden. Een belangrijke les die uit het project getrokken kon worden, is dat een goede voorbereiding en uitgebreide kennis van de collectie noodzakelijk is om een gefundeerde beslissing te kunnen nemen. En hoewel de klankbordgroep bestond uit deelnemers met diverse achtergronden, slaagde men er steeds in om tot een gedragen consensus te komen.
Geert Leloup, coördinator selectie en waardering bij het Nationaal Archief in Den Haag, gaf ons een inkijk in de (r)evolutie van waardering en selectie in Nederland. Om tot een gepubliceerde selectielijst te komen, moeten heel wat stadia doorlopen worden. Dat proces wordt als tijdrovend en stroef beschouwd. Opvallend in het proces is het verplichte advies van een externe deskundige en het ter inzage leggen van de ontwerplijst via de website van het Nationaal Archief. Op die manier kunnen alle belanghebbenden en burgers hun opmerkingen kenbaar maken, al gebeurt dat zelden.
Het oude waarderingsbeleid (Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn of PIVOT) ging sterk uit van het vastleggen van het handelen op hoofdlijnen van de overheid. Op deze aanpak kwam echter veel kritiek, waardoor men nu naar een genuanceerder waarderingsbeleid evolueert. De nieuwe methodiek gaat uit van de werkprocessen van een organisatie, waarbij de waardering op basis van drie instrumenten gebeurt: 1. een systeemanalyse om cruciale informatie te detecteren; 2. een risicoanalyse op financieel, juridisch en politiek-bestuurlijk vlak; 3. de hotspotmonitor.
Een hotspot is een gebeurtenis die leidt tot een opvallende of intensieve interactie tussen overheid en burger of burgers onderling. Het gaat om evenementen met een belangrijke betekenis op nationaal of lokaal vlak. Elke organisatie kan eigen hotspots bepalen, het Nationaal Archief heeft hierbij een adviesfunctie. De hotspots moeten beargumenteerd worden en worden nadien gepubliceerd op de website van het Nationaal Archief. Volgens Geert Leloup zijn hotspots een goede aanvulling op de meer structurele selectielijsten, omdat ze het incidentele vatten. Hotspots kunnen ook bepaalde trends blootleggen, wat kan leiden tot aanpassing van selectielijsten.
Maar ook bij de hotspotmethodiek zijn er nog een aantal knelpunten. Enerzijds dient het wetgevend kader en het procesverloop bijgesteld te worden, anderzijds is er nood aan concrete handvatten voor het uitwerken en toepassen van hotspots. Onder andere de Kindertoeslagaffaire resulteerde in de belofte tot extra investeringen en verdere professionalisering van de Nederlandse informatiesector. Ook in Nederland is selectie en waardering nog steeds in volle evolutie.
Zo kwamen we aan het einde van de studiedag. Hopelijk zien we elkaar volgend jaar weer in levende lijve op de VUB-campus om een even prangend onderwerp te bespreken.