Alle magazines werden per vooraf bepaald formaattype gelegd, zodat ook het herverpakken per formaattype kon verlopen. Met het nodige advies van het restauratieatelier uit de Boekentoren, gingen bibliotheekmedewerkers aan de slag om alles duurzaam te verpakken in zuurvrije dozen. Na het verpakken was het de beurt aan de catalografen. Met behulp van de Excellijst als controlelijst werd alles titel per titel beschreven in Aleph, het geïntegreerde bibliotheeksysteem dat de universiteitsbibliotheek gebruikt.
Hiervoor werd een op maat gemaakte template gebruikt waarin een aantal MARC-velden (Machine-Readable Cataloging) standaard ingevuld waren: in veld 650 (Subject Added Entry) werd de Library of Congress-subject heading ‘Comic books, strips, etc’ als topical term ingevuld en in veld 655 (Index Term) werd ‘Comics (Graphic works)’ gebruikt als genre/form term. Door in veld 561 (Ownership and Custodial History) ‘Herkomst: Collectie Alain Van Passen’ toe te voegen, kunnen we op elk moment de Alain Van Passen-collectie virtueel reconstrueren.
Wanneer de Alain Van Passen-collectie volledig beschreven is in Aleph, volgt nog een laatste stap: het toevoegen van de covers in de publiekscatalogus. Omdat de kern van deze collectie het visuele aspect is, ligt het voor de hand dat iedere beschrijving een visuele thumbnail krijgt.
Het was deze grondige aanpak die vertrouwen genereerde bij de onderzoekers, maar ook bij de verzamelaar zelf: Van Passen liet na de laatste verhuisbeweging weten dat hij opgelucht was te horen dat alles in veilige handen was en ter beschikking stond van anderen én dat hij zich eindelijk van het verzamelvirus, dat hem vele tientallen jaren in de greep gehouden had, verlost wist.
In de slipstream van Van Passen
Het was de stille hoop van de faculteitsbibliotheek dat de komst van de collectie niet onopgemerkt zou blijven in de stripwereld. De Belgische stripwereld vormt een kleine wereld waar vele tekenaars en verzamelaars elkaar vaak kennen van stripwinkels, beurzen en veilingen. Al snel ging het gerucht rond dat de collectie stripmagazines en fanzines van Alain Van Passen ondergebracht was in de Faculteitsbibliotheek Letteren en Wijsbegeerte van de UGent, dat ze er op zeer professionele wijze bewaard en ontsloten werd en dat ze het onderwerp vormde van wetenschappelijk onderzoek.
Dat nieuws zorgde ervoor dat ook andere collecties hun weg vonden naar de faculteitsbibliotheek in Gent. Begin 2020 verhuisde het volledige analoge archief van reference files van wijlen René Follet, een Brusselse cartoonist, vanuit zijn appartement in Brussel naar het depot van de faculteitsbibliotheek. Follet, een illustrator van boeken, magazines en strips, bewaarde deze referenties voor afbeeldingen gedurende tientallen jaren van zijn carrière.
De reference files kunnen worden gezien als een soort auteursbibliotheek, met dit verschil dat ze bestaan uit afbeeldingen die geselecteerd zijn op hun potentieel om hergebruikt te worden en dat ze materieel bewijs bieden voor een ‘genetische’ benadering, die geïnteresseerd is in de creatieve processen van een bepaalde auteur.
Daarnaast zijn ze ook interessant voor een historisch onderzoek van iconografische archieven, zowel met betrekking tot strips als meer in het algemeen voor een geschiedenis van gegevensbeheer. Ze zijn een zeldzame getuige van hoe striptekenaars en illustratoren referentiemateriaal gebruiken en hergebruiken. De reference files van René Follet worden in de originele kasten op dezelfde manier bewaard zoals ze in zijn flat in Brussel bewaard werden.