Office manager

Office manager

Solliciteren voor: 2022-12-11

OP/TIL is een jonge organisatie die individuen, organisaties en besturen uit Vlaanderen en Brussel ondersteunt bij hun praktijkontwikkeling, subsidieaanvragen en beleidsvisie rond bovenlokale cultuur. De organisatie vindt haar oorsprong in het decreet Bovenlokale Cultuurwerking (2018). OP/TIL werkt vanuit de Ravensteingalerij in centrum Brussel. We vormen een klein en dynamisch team, waar iedereen mee de handen uit de mouwen steekt en zich flexibel opstelt.

Ben jij de office manager die we zoeken? Als office manager ben je het kloppend hart van OP/TIL: je draagt mee zorg voor een vlotte operationele werking, ondersteunt de collega’s en verzorgt het onthaal. Je werkt zorgvuldig, attent en daadkrachtig. Op drukke momenten, springen de collega’s bij, want bij OP/TIL werken we graag samen. Interesse? Stuur jouw cv en motivatiebrief tegen ten laatste 11 december 2022 naar lien.verwaeren@cultuuroptil.be.

Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte.

Functie

  • Je bent de administratieve ondersteuner bij de dienstverlening: beheer info@ en telefoon, inschrijvingen, facturatie, attesten, infopakketten samenstellen, CRM up-to-date houden
  • Je beheert de basisboekhouding (digitaal) & begroting, in nauw overleg met directeur en externe boekhouder/revisor
  • Je volgt personeelszaken op: voorbereiding loonsverwerking, contacten met sociaal secretariaat, …
  • Je voert financiële transacties uit, staat in voor facturatie, volgt de rekening op, … 
  • Je verzorgt het onthaal van bezoekers zowel in het kantoor van OP/TIL als tijdens onze evenementen buitenshuis. Je bent het gezicht en het eerste aanspreekpunt van OP/TIL.
  • Je werkt vlot met alle digitale toepassingen voor tekstverwerking en Excel/Spreadsheet: mailen, personeelszaken, boekhouding, e-banking, CRM Teamleader, …
  • Je houdt steeds rekening met GDPR bij het beheren van gegevens 
  • Je beheert de centrale agenda, boekt afspraken en vergaderzalen, verzamelt inschrijvingen… 
  • Je bewaakt het tijdig indienen van officiële documenten 
  • Je doet aankopen, bestellingen, beheert de aankopen
  • Je hebt idealiter een vlotte pen: documenten nalezen (gevoelig voor correcte spelling en grammatica), uittikken, verslagen in de huisstijl zetten
  • Je werkt vlot met onze externe leveranciers: EGW, verzekeringen, onderhoud, telefonie & internet 
  • Je beheert het administratief archief
  • Je werkt hoofdzakelijk van op het kantoor in Brussel. Je staat er ook voor in dat dat een fijne werkplek is voor alle collega’s. In dat kader maak je onder andere afspraken met het poetsbedrijf.

Profiel

Als office manager (m/v/x) ben je het kloppend hart van OP/TIL: je draagt mee zorg voor een vlotte operationele werking en verzorgt het onthaal. Je werkt zorgvuldig, attent en daadkrachtig. Je behandelt vertrouwelijke en financiële gegevens discreet. In nauwe samenwerking met de directeurs, sta je in voor de zakelijke ondersteuning & uitvoering. Je ondersteunt je collega’s bij de dienstverlening waar nodig. Je hebt de nodige ervaring en kan zelfstandig en flexibel werken. Je bent vertrouwd met Google Workspace (Documenten, Spreadsheets, Presentaties, …) en Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, …). Ervaring met facturatie en boekhouding is een pluspunt. 

Aanbod 

We bieden je een voltijds contract van onbepaalde duur (4/5e is bespreekbaar) in een dynamische en gevarieerde werkomgeving. Je kan genieten van glijdende werkuren en komt in een gedreven team terecht. Verloning en verlofregeling volgens pc 329 (B1C). Relevante anciënniteit kan meegenomen worden. Terugbetaling woonwerkverkeer. We mikken op een snelle indiensttreding. 

Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte.

Hoe solliciteren?

Interesse? Stuur jouw cv en motivatiebrief tegen uiterlijk 11 december 2022 naar lien.verwaeren@cultuuroptil.be. De preselectie gebeurt op basis van jouw cv en motivatiebrief. Een praktische proef en sollicitatiegesprek vinden plaats op 15 december 2022 (tussen 12.30 u. en 17.00 u.) in de kantoren van OP/TIL, Ravensteingalerij 50, 1000 Brussel. We nodigen je daarvoor uit op 12 december 2022.

Meer weten?

Meer informatie kan je opvragen via mail bij lien.verwaeren@cultuuroptil.be.

De oorspronkelijke vacature vind je hier.

Waarom lid van de VVBAD worden?

  • Deel zijn van het netwerk van experten en collega's
  • Mee de belangen van de informatiesector behartigen
  • Korting krijgen op de activiteiten van de VVBAD
  • Toegang krijgen tot vakinformatie
  • Participeren in de verenigingsbesturen
Word lid

VVBAD maakt gebruik van cookies om uw gebruikservaring te optimaliseren. Door deze te accepteren of door gebruik te blijven maken van deze website, gaat u akkoord met het plaatsen van deze cookies. Wil u meer weten over cookies, of uw cookie-instellingen voor deze website aanpassen? Bekijk dan hier de voorwaarden.

© Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie vzw
Statiestraat 179 | B-2600 Berchem (Antwerpen)
Tel: (+32) 03 281 44 57 | email: vvbad@vvbad.be