In het kader van een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur is de Haven van Brussel op zoek naar een:
Documentbeheerder (m/v/x)
Als u zich hiervoor engageert, werkt u voor een werkgever die uw vaardigheden en deskundigheid volledig tot hun recht laat komen en die u helpt deze elke dag verder te ontwikkelen. Wij zijn overtuigd van uw talent en zullen ons uiterste best doen om u een plaats te bieden waar u een evenwicht kunt vinden tussen uw professionele ambities en uw privéleven.
Een job die u in het hart van de actie plaatst, dat is werken voor de Haven van Brussel!
Functie
De cel beheerscontrole & IT coördineert de opmaak en de opvolging van de (operationele) plannen van de Haven van Brussel, en volgt de bijbehorende budgetten en KPI op. De cel is verantwoordelijk voor het invoeren en structureren van interne controlemaatregelen en is daarnaast belast met het uitvoeren van interne audits. De documentbeheerder valt onder de rechtstreekse bevoegdheid van de Coördinator beheerscontrole.
De verantwoordelijkheden van deze persoon omvatten het analyseren, uitwerken, invoeren en ontwikkelen van het documentbeheer binnen de Haven van Brussel. Bovendien ziet de persoon toe op de correcte toepassing van de regelgeving met betrekking tot het documentbeheer en de bescherming van persoonsgegevens.
Je voornaamste activiteiten:
- de noden analyseren en het documentbeheer ontwikkelen, implementeren, dagelijks beheren en updaten
- zorgen voor het beheer van de levenscyclus van documenten (van ontwerp tot archivering) en de conformiteit van documenten
- richtlijnen uitwerken voor het documentbeheer en archieven ontwikkelen in een informatiebeheersplan dat voldoet aan de vereisten van de Brusselse regering (informatiebeheersplan, enz.), aan de vereisten voor de bescherming van de privacy (GDPR, enz.) en aan de informatiebeveiliging (classificatie van gegevens, enz.):
- die richtlijnen inzetten in de operationele procedures en de projecten
- het documentbeheer evalueren en verbeteringsplannen voorstellen
- opleidings- en informatiesessies geven voor het personeel
- indicatoren en boordtabellen uitwerken en invoeren om de prestaties van de procedure voor documentbeheer bij te sturen
- het aanspreekpunt zijn voor alle vragen over documentbeheer (op papier en elektronisch)
- de teams motiveren en begeleiden in de overgang naar het digitale en naar een efficiëntere werking/samenwerking
- de informaticatoepassing (SharePoint) voor electronic document management ontwikkelen, updaten en aansturen
- een dematerialisatieproject leiden, aansturen en tot een goed einde brengen
- de technologische ontwikkelingen/ontwikkelingen in de regelgeving opvolgen en de eigen expertise opbouwen en ontwikkelen
- de hiërarchische meerderen en de collega's bijstaan in het globale beheer van de dossiers en meewerken aan het herdefiniëren of optimaliseren van de werkprocedures
- dienstnota’s opvolgen en de nieuwe regels en procedures toepassen (informatiefiches, enz.)
- problemen identificeren en melden en oplossingen voorstellen
Profiel
Je hebt het volgende te bieden:
- een licentiaat/master (niveau A) in archivistiek, informatiewetenschappen en documentatie/bibliotheekwetenschappen of record management. Voor diploma's die niet in België behaald werden, vragen we u om een gelijkwaardigheidsattest te bezorgen; 2 jaar professionele ervaring in documentbeheer is een vereiste
- u bent Nederlandstalig – kennis van het Frans is een belangrijke troef
- u beheerst de kantoorapplicaties die onmisbaar zijn om de functie goed uit te voeren (MS Office: Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Teams, OneDrive, SharePoint, OneNote, …)
- u bent stipt, en u hebt goede organisatorische en redactionele vaardigheden
- u handelt integer, in overeenstemming met de verwachtingen van het bestuur, respecteert de vertrouwelijkheid, komt verbintenissen na en vermijdt elke vorm van partijdigheid
- u analyseert met gemak gegevens en informatie: synthetische, kritische en constructieve benadering
- u bent resultaatgericht en kunt blijk geven van pedagogie en diplomatie
- u behandelt problemen en lost ze op, u zoekt alternatieven en zorgt voor oplossingen
- u hebt gevoel voor contact en een goede portie aanpassingsvermogen
- u kunt zowel zelfstandig als in een team werken
Aanbod
Naast een interessante job in een kwaliteitsvolle werkomgeving, bieden wij u onder meer de volgende voordelen:
- een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur
- een salaris volgens de overheidsbarema's – niveau A 101
- 35 dagen verlof per jaar + de week tussen Kerst en Nieuwjaar
- maaltijdcheques van € 8/dag
- een telewerkvergoeding
- de mogelijkheid om een gratis hospitalisatieverzekering af te sluiten voor uzelf (en betalend maar tegen voordelig tarief voor gezinsleden die onder hetzelfde dak wonen)
- 100% terugbetaling van abonnementen voor openbaar vervoer (MIVB, TEC, De Lijn en NMBS)
- terugbetaling van een Villo-abonnement op aanvraag (deelfiets)
- de mogelijkheid om een tweetaligheidstoelage te ontvangen (SELOR-certificaat)
- de mogelijkheid om een fietsvergoeding te ontvangen
- tal van opleidingsmogelijkheden (te volgen tijdens de werkuren)
- toegang tot de sportzaal van de Haven
- verscheidene sociale voordelen
Hoe solliciteren?
Wacht geen seconde langer en stuur uw sollicitatie, samen met uw motivatiebrief waarin u het aanwervingskanaal vermeldt + cv en een kopie van uw diploma en/of gelijkwaardigheidsattest, vóór 15 december 2022 per e-mail naar jobs@port.brussels.
Alleen volledige sollicitaties worden in aanmerking genomen.
Bij de Haven van Brussel garanderen wij een objectieve selectieprocedure, op basis van de vereiste competenties.
Wij verbinden ons ertoe gelijke kansen en diversiteit te bevorderen, ook bij de aanwervingen.
Meer weten?
De oorspronkelijke vacature vind je hier.