Wanneer werd het Haags Preventie Netwerk opgericht?

In 2002 is door het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) aan erfgoedinstellingen de opdracht gegeven de calamiteitenpreventie op een hoger peil te brengen. Naar aanleiding daarvan is het toenmalige Instituut Collectie Nederland (nu Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed) samen met een aantal Haagse erfgoedinstellingen een project gestart genaamd De Haagse Pilot. Het doel was het maken of actualiseren van calamiteitenplannen voor de collectie. Daarnaast was het doel de onderlinge samenwerking tussen de instellingen te bevorderen, met name ook waar het herstelwerkzaamheden na calamiteiten betreft. In 2004 hebben de deelnemende instellingen hun calamiteitenplannen aangeboden aan de burgemeester van Den Haag en daarmee was ook de pilot ten einde.

Maar de opgedane ervaringen en samenwerking smaakten naar meer! Deelnemers aan de pilot wilden graag een permanentere samenwerking op het gebied van preventieve conservering en het omgaan met calamiteiten. Daarmee was het Haags Preventie Netwerk (HPN) een feit.

Wat is jullie opdracht en hoe vullen jullie die in?

Erfgoedinstellingen hebben de taak om erfgoed te beheren en toegankelijk te maken voor publiek. Binnen het HPN werken conservatoren, collectiebeheerders, restauratoren en veiligheidscoördinatoren samen om dat te bewerkstelligen. De focuspunten zijn preventie, conserveren en opvang bij calamiteiten. Het up-to-date houden van plannen voor beheer en behoud van de collectie is daarbij belangrijk. Daarnaast delen we ervaringen en kennis, en bieden we elkaar ondersteuning bij de afhandeling van incidenten. Dat kan een algemene vraag zijn over bijvoorbeeld handige formats voor schade-inventarisaties, maar het kunnen ook heel specifieke vragen over aanpak van schimmels in collecties zijn of hoe om te gaan met afwijkend gedrag van bezoekers. Er komt dus van alles voorbij.

Wat hebben jullie al kunnen verwezenlijken?

Heel belangrijk is de inventarisatie van wederzijdse steun. Dat is een overzicht waarin aangegeven is welke steun iedere instelling kan bieden aan de andere bij een calamiteit. Dat kan gaan om materialen als waterstofzuigers, verpakkingsmateriaal of extra opslagruimte die tijdelijk gebruikt zou kunnen worden. Het kan ook betrekking hebben op menskracht en expertise. Heeft een instelling bijvoorbeeld restauratoren in dienst, is er iemand die gespecialiseerd is in beveiligingsvraagstukken of zijn er collega’s die beschikbaar zijn voor het verlenen van hand- en spandiensten in voorkomende gevallen? Ook hebben we naar aanleiding van het HPN-project Wateroverlast door overstromingen en hevige regenval (2017) een gezamenlijk plan opgesteld met betrekking tot evacuatie van collecties tussen instellingen onderling in de responsfase van een calamiteit.

geweest waar de brandweer ook bij betrokken was. Dat maakt duidelijk wie op welk moment welke rol heeft en hoe je daarin zo goed mogelijk met elkaar kunt samenwerken. Een voorbeeld van een leuke en leerzame activiteit uit het recentere verleden is de CHV-tournee. CHV staat voor ‘collectiehulpverlening’, een soort EHBO voor erfgoed. Het leuke onderdeel was het samenstellen van een nepcollectie en daar iets mee laten gebeuren. In dit specifieke geval stond een collectie in brand, werd deze geblust met theewater en een paar scheppen aarde en stond ze daarna in een afgesloten doos geruime tijd buiten op een zonnige plek. Het was leerzaam voor de deelnemers om te bedenken hoe ze die situatie zouden aanpakken: hoe ga je om met verschillende materialen (papier, perkament, metaal, porselein of hout, enzovoort), wat doen we eerst, waarom doen we dat en wie is waarvoor verantwoordelijk?

Welke ambities willen jullie als team nog graag verwezenlijken?

We werken nergens specifiek naartoe, maar we willen blijvend bijdragen aan het belang van het beschermen van erfgoed. Dat gaat niet alleen om het voorkomen van incidenten, maar ook om de afhandeling ervan. Welke situaties doen zich bij de verschillende instellingen voor, hoe wordt daarop gereageerd en wat nemen de andere daarvan mee? We kunnen blijven leren van elkaar. En we proberen waar mogelijk collega’s te steunen die in hun stad of regio een gelijksoortig netwerk als het HPN willen opzetten.

Hoe meet je de impact van jullie werk?

Alle deelnemende instellingen zien het belang van samenwerking op het gebied van veiligheidszorg voor het erfgoed dat we beheren en beschikbaar stellen. We hebben geen prestatie-indicatoren of andere fancy criteria waar we aan moeten voldoen.

Wat maakt jullie team zo uniek?

De dynamiek binnen de groep en de samenstelling: er komen verschillende disciplines samen, dus er is voor iedereen wel iets te halen en te brengen. Het HPN heeft geen juridische status, maar misschien maakt het informelere karakter juist dat het na al die jaren nog steeds ‘leeft’.

Hoe zou je de teamspirit omschrijven?

De onderlinge sfeer is ontspannen, we zijn allemaal onderdeel van het HPN omdat we daarvan de meerwaarde zien. Het is belangrijk dat alle deelnemers zich veilig voelen om informatie te delen over wat er zich in de organisatie afspeelt. We doen bij bijeenkomsten een rondje om te praten over wat er sinds de vorige keer gebeurd is en dan delen we niet alleen de feestelijkheden. Dat vraagt wel een grote mate van onderling vertrouwen. Persoonlijk denk ik dat het belangrijkste is dat – hoewel het vaak om serieuze zaken gaat – we ook veel lachen met elkaar.

Welke achtergrond hebben de teamleden?

Deelnemers hebben zeer verschillende functies, bijvoorbeeld conservator, restaurator, medewerker, hoofd beveiliging, collectiebeheer, facilitaire zaken of veiligheidszorg.

Welke eigenschappen zijn cruciaal om in dit team te functioneren?

Het is essentieel om tijd te blijven maken voor het netwerk, ook als het je niet iedere keer direct iets praktischs oplevert. Je moet namelijk ook willen deelnemen om iets voor een ander te kunnen betekenen. Het is belangrijk dat je vertrouwen hebt in de integriteit van de andere deelnemers en dat je zelf ook netjes omgaat met de informatie die gedeeld wordt over incidenten. Je moet kennis willen delen en dingen willen leren. En het helpt om zowel alles belangrijk te vinden als tegelijkertijd ook alles te kunnen relativeren.

Welke voordelen (en risico’s) heeft het werken in teamverband voor zo’n samenwerkingsverband?

Het fijne aan het HPN is dat er zoveel verschillende ‘bloedgroepen’ deelnemen, dat geeft een groot pak aan ervaring over uiteenlopende vraagstukken. Het risico zit in het feit dat het netwerk geen officiële status heeft. Dat maakt deelname vrijblijvend. Gelukkig is dat risico ook meteen een onderdeel van het succes. Je moet niet, je mag.

Deelnemende organisaties en instellingen:

Mauritshuis, Museum Beelden aan Zee, KB, nationale bibliotheek, het Haags Historisch Museum, Museon-Omniversum, Museum Bredius, Museum de Gevangenpoort, Veiligheidsregio Haaglanden, Mesdag Collectie, Rijksdienst voor Cultureel Erfgoed, Design Museum Dedel, Museum Meermanno, Beeld & Geluid Den Haag, Koninklijke Verzamelingen, Raad van State, Tweede Kamer der Staten-Generaal, Kunstmuseum Den Haag, RKD Nederlands Instituut voor Kunstgeschiedenis, Gemeentearchief Den Haag, Escher in het Paleis en het Nationaal Archief.