Negen jaar na de vorige editie organiseerde de sectie Archief en Hedendaags Documentbeheer (AHD) van de VVBAD op 19 september nog eens een studiedag voor leeszaalmedewerkers. Balie- en leeszaalmedewerkers bij een archiefdienst vormen de eerste hulplijn voor onderzoekers en geïnteresseerden die informatie willen opzoeken. Niet altijd een gemakkelijke opdracht, omdat de vragen en wensen van archiefbezoekers heel uiteenlopend kunnen zijn. Net als in 2014 had de studiedag dan ook de bedoeling om praktische handvatten aan te reiken. Bovendien moest het een netwerkmoment zijn, waarbij collega’s ervaringen en tips konden uitwisselen tijdens de koffiepauzes en de lunch. Plaats van afspraak voor zo’n veertig leeszaalmedewerkers was de bovenste verdieping van het museum Kazerne Dossin, met prachtig uitzicht over Mechelen.

De deelnemers gaven deze studiedag achteraf een mooie gemiddelde score van 8 op 10. Wel was er de vraag van sommigen om zo’n dag interactiever te maken, bijvoorbeeld aan de hand van workshops in kleinere groepen en een plaatsbezoek. Ook het erg warme auditorium speelde velen parten. Samen met de suggesties voor nieuwe onderwerpen nemen we deze opmerkingen zeker mee naar een volgende editie.

Marie Juliette Marinus, stadsarchivaris van Antwerpen, gaf een fel gesmaakte uiteenzetting over hoe je als leeszaalmedewerker je weg kunt vinden in de kluwen aan regelgeving. Achtereenvolgens passeerden openbaarheid van bestuur, de GDPR en het begrip ‘persoonsgegevens’, het portretrecht en het auteursrecht de revue. Met voorbeelden uit de praktijk, vragen aan de zaal en de nodige humor hield Marie Juliette iedereen bij de les. Samenvattende slides met een aantal iconen vormden een goede geheugensteun. Zo werden we eraan herinnerd om elke vraag te registreren en dus geen vragen om informatie mondeling af te handelen.

Ook wees Marie Juliette erop dat een toestemming voor inzage niet betekent dat de aanvrager ook automatisch recht heeft op een afschrift. En de GDPR is weliswaar niet van toepassing op overleden personen, maar het is zeker goed om te onthouden dat het portretrecht tot twintig jaar en het auteursrecht tot zeventig jaar na overlijden blijft gelden. Ten slotte vroeg Marie Juliette om ook steeds oog te hebben voor de bescherming van de menselijke waardigheid, ook al is dat een subjectief gegeven.

Jelena Dobbels, adviseur archieven en erfgoedbibliotheken bij FARO, nam ons mee door het huidige archieflandschap in Vlaanderen. In veel gevallen zal een leeszaalmedewerker bezoekers immers doorverwijzen naar andere archiefinstellingen en -collecties. Wat privaatrechtelijke archieven betreft, had Jelena vooral aandacht voor Archiefpunt en de ODIS-databank, om te eindigen met een overzicht van de erkende culturele archiefinstellingen.

Na de lunch kwamen twee veelgebruikte databanken aan bod: die van het Rijksarchief en Archiefpunt. Annelies Coenen, diensthoofd digitalisering en valorisering bij het Algemeen Rijksarchief, besprak op basis van concrete vragen van bezoekers de zoekmogelijkheden op search.arch.be. Naast het zoeken op archieven is het ook mogelijk om te zoeken op de personen die vermeld staan in de archiefbronnen bewaard in de Rijksarchieven. Momenteel bevat deze databank verwijzingen naar maar liefst 42 miljoen personen. Omdat het ontsluiten van al deze data gebeurt door vrijwilligers, kan de mate van ontsluiting erg verschillen van provincie tot provincie.

De gedigitaliseerde documenten ouder dan 100 jaar zijn terug te vinden op de website genealogie.arch.be. Van belang is zeker ook de databank van archiefvormers. Bij het beantwoorden van vragen om informatie komt het er immers op aan om die instellingen terug te vinden die bevoegd waren voor een bepaalde materie. Een goede kennis van de taken en bevoegdheden van nationale overheidsdiensten, provincies, gemeenten enzovoort is dan ook vereist. Annelies eindigde met een verrassing: de huidige databanken worden binnen enkele maanden vervangen door een heel nieuwe website.

Yvon Eikenaar, consulent bij Archiefpunt, ging verder in op de online zoekmogelijkheden, maar dan voor privé-archieven. Centraal stond uiteraard de vernieuwde archiefbank van Archiefpunt. Hierin vindt een onderzoeker bijna 24.000 referenties naar archiefbeschrijvingen op hoofdniveau, naar archiefvormers en naar bewaarplaatsen. Archiefinstellingen voegen zelf nieuwe beschrijvingen toe. Yvon benadrukte dat, terwijl Archiefpunt vroeger beheerd werd door de vier ‘kleurarchieven’, het nu een zelfstandige organisatie vormt.

Een aanvulling op Archiefpunt is de ODIS-databank, met achtergrondinformatie over en relaties tussen organisaties, personen, families, gebeurtenissen en gebouwen. De databank bevat ook referenties naar literatuur en archieven. Yvon stond ook even stil bij CoDE-x, een onderzoeksproject van Histories waarbij erfgoedvrijwilligers informatie over lokale datasets kunnen registreren in een centrale databank. CoDE-x bevat niet de data zelf, wel een algemene beschrijving en de vindplaats.

Ten slotte mochten ook de databanken van meemoo niet ontbreken. In de loop der jaren zijn ze een onmisbaar startpunt geworden bij elke zoektocht naar audiovisueel materiaal. Het gaat dan om Het Archief en Het Archief voor Onderwijs. Een zeer handig hulpinstrument van meemoo is de website Kenjedrager.be, die toelaat om in enkele stappen onbekende dragers te identificeren. Tal van andere hulpinstrumenten voor het beheren van archiefcollecties zijn bovendien te vinden in de Toolbox op de website van Archiefpunt. Net zoals Annelies behandelde Yvon een aantal concrete archiefvragen.

De studiedag werd afgesloten met het aangrijpende verhaal van het ontstaan en de groei van de collectie van het onderzoekscentrum Kazerne Dossin. Daarbij werden we door archivarissen Dorien Styven en Jarno Maertens meegenomen op een boeiend virtueel bezoek aan het kleine archiefdepot van het onderzoekscentrum.

Raadpleeg hieronder de volledige presentatie van deze studiedag.