Van 7 tot 9 september 2022 kwamen de leden van de European Association of Sinological Librarians (EASL) in Gent bij elkaar voor hun 42ste congres. De organisatie zag in 1981 het levenslicht na een workshop met Europese collega’s in het Sinologisch Instituut van Leiden. Aanleiding voor de oprichting van de EASL was de beginnende automatisering van bibliotheken. De tijd van fichekaarten liep ten einde, geautomatiseerde catalogi traden op het voorplan. Maar dat betekende voor bibliotheken met Chinese collecties natuurlijk een extra uitdaging: hoe de Chinese karakters in de nieuwe, geautomatiseerde catalogi integreren?
Sinds de oprichting in 1981 organiseert elk jaar een van de leden het congres, en komt de EASLgemeenschap daar bijeen. Nu was dat dus voor de eerste keer in Gent. De Faculteitsbibliotheek Letteren en Wijsbegeerte van de Universiteit Gent (UGent) nam de rol van organisator dit jaar op zich en ontving gedurende drie dagen een dertigtal deelnemers uit heel Europa en daarbuiten. Fijn aan een EASL-congres is dat er zowel bijzonder grote als kleinere bibliotheken vertegenwoordigd zijn. Aan de ene kant van het spectrum zien we bijvoorbeeld de British Library of de Staatsbibliothek zu Berlin, die belangrijke Chinese erfgoedcollecties bewaren, aan de andere kant behoorlijk wat bibliotheken met (soms) kleinere, actuele academische Sinologiecollecties, of onderzoekscentra waar de bibliotheek vooral digitale collecties bevat, zoals het Nordisk Institute for Asian Studies (NIAS) in Kopenhagen.
Het werd een blij weerzien, want de vorige twee edities kenden geen live variant. Alles moest digitaal en dat om de bekende reden. Na Oslo in 2019 konden de deelnemers elkaar eindelijk voor de eerste keer weer in levenden lijve terugzien. Dat het een blij weerzien was, komt niet enkel door een zekere Zoom-moeheid bij de leden, het getuigt vooral van de hechtheid van deze groep collega’s.
Uiteraard discussiëren de leden al lang niet meer over Chinese karakters in online catalogi. Andere uitdagingen werden in de loop der jaren thema’s die tijdens de congressen besproken worden. Zo was er de schaalvergroting, die ook de Sinologie-bibliotheken niet ongemoeid liet. Veel van deze bibliotheken werden geïntegreerd in grotere gehelen. Hoe de eigenheid van de collectie behouden? Hoe de expertise van vakreferenten niet verloren laten gaan? Hoe de specifieke eisen van een collectie Chinees op de agenda blijven houden? Het waren uitdagingen waarin de leden van de EASL elkaar vonden en waarover ze ervaringen konden uitwisselen.
Dit jaar stonden dan weer andere actuele thema’s op het Gentse programma. Zo bogen de leden van de EASL zich over ‘nieuwe’ taken zoals research data management, toegang tot digitale collecties en open access. Thema’s die vandaag tot het takenpakket van een sinologiebibliothecaris kunnen behoren. Ook het opzetten van Europese consortia voor de aankoop van nieuwe databanken komt nu jaarlijks aan bod. Het verkrijgen van licenties voor databanken die relevant zijn voor Aziatische studies is namelijk een complexe aangelegenheid, en lang was de uitwisseling van informatie tussen instituten in Europa niet georganiseerd of transparant. Tijdens het EASL-congres in Oslo (2019) werd voor het eerst het European Asia Licensing Initiative (EALI) besproken, en kreeg deze belangenorganisatie meteen een vaste plaats op de EASL-congresagenda
Het werden boeiende dagen met discussies, lezingen en – zowel in de congresruimte als in de wandelgangen – veel uitwisseling van ervaringen. Tot slot werden er veel tips en tricks uitgewisseld, bijvoorbeeld over het aankopen van boeken. Dat lijkt eenvoudig, tot je dozen met boeken vanuit een Chinese haven tot hier moet laten komen. Het verschil tussen een vlotte levering vanuit China of een nachtmerrie van geblokkeerde dozen bij de douane is soms maar één gouden tip van een EASL-collega
Er werd ook voor een aangenaam randprogramma gezorgd. Zo bezochten de deelnemers de Boekentoren. Een rondleiding door onze collega’s van de Boekentoren door de immense depots en een klim naar de bovenste verdieping zijn altijd een schot in de roos. Collectiebeheerder Hendrik Defoort haalde nog enkele Chinese topstukken boven en verbaasde de deelnemers met de rijke erfgoedcollectie die de bibliotheek beheert: glasplaten, eeuwenoude kaarten (ook enkele Chinese), boeken en manuscripten. Alles voorzien van een deskundige uitleg. De tweede dag bezochten we het Koninklijk Museum voor Schone Kunsten (KMSK) en de laatste dag werd afgesloten met een boottochtje op de Gentse binnenwateren door het middeleeuws historisch centrum van Gent, nadat de deelnemers langs de achttiende-eeuwse stadspaleizen Hotel d’Hane-Steenhuyse en Huis Arnold Vander Haeghen gepasseerd waren. Deze pareltjes liggen in de drukste winkelstraat van Gent en niets doet vermoeden welke pracht je binnen kunt zien. Eeuwenoude schoonheid met – typisch voor die tijd – chinoiserieën (een Chinees salon!). Afsluiten deden we zoals elk jaar met een farewell dinner. Meer moet dat voor Sinologie-bibliothecarissen niet zijn.