Timemanagement: wat heb je daaraan?

Nu de onmiddellijke gevolgen van de verschillende coronagolven die ons overspoelden langzaam onder controle raken, starten de activiteiten ook in de informatiesector weer helemaal op. Daarbij moet er werk, dat blijven liggen is, ingehaald worden en intussen moeten er nieuwe initiatieven voorbereid worden. Soms leidt die opeenstapeling van werk bij teamleden, die elkaar intussen ook minder hebben kunnen spreken, tot menselijke spanningen die zelfs de werking van de dienst onder druk kunnen zetten.

Een goed systeem om die taken en de tijd te beheren, is dan cruciaal om, met zo min mogelijk stress, de dienst weer vlot te laten draaien. Daarvoor biedt een eenvoudig toepasbaar timemanagementsysteem een oplossing.

Timemanagement is dus een cruciale vaardigheid om te beheersen. Dat geldt voor iedereen en op elk niveau. Niet enkel de manager of leidinggevende zal de tijd immers moeten beheren, ieder blijft ook zelf verantwoordelijk voor hoe hij of zij de eigen tijd invult. Bovendien kan deze vaardigheid op dezelfde manier ingezet worden om het eigen privéleven efficiënt te managen of, nu ook thuiswerk meer en meer voorkomt, de combinatie van werk en privéleven vlot te laten verlopen.

De kunst van het efficiënt beheren van je tijd veronderstelt inzicht in een (eenvoudig) systeem, inzicht in jezelf en wat oefening. Zo wordt het beheren van je tijd uiteindelijk een onbewuste reflex, wat heel wat gemoedsrust met zich meebrengt.

Timemanagement: het systeem

De timemanagementmatrix

Efficiënt tijdsbeheer is gebaseerd op het inzicht dat alle activiteiten die we verrichten in vier groepen ingedeeld kunnen worden. We houden ons soms bezig met activiteiten die dringend en belangrijk zijn. Daarnaast zijn er activiteiten die belangrijk, maar (nog) niet dringend zijn, activiteiten die niet belangrijk, maar wel dringend zijn en (zelfs) activiteiten die niet belangrijk en ook niet dringend zijn.

In onze lessen soft skills voor informatiebeheerders aan de Erasmushogeschool Brussel vragen wij onze studenten, als introductie op de lessen over timemanagement, wel eens om alles wat ze die dag gedaan hebben of zullen doen in die vier groepen van activiteiten in te delen. De resultaten daarvan zijn soms ontnuchterend. De groep met niet belangrijke en niet dringende activiteiten blijkt geregeld verreweg de grootste te zijn.

We overlopen die vier groepen:

• Belangrijke en dringende activiteiten zijn activiteiten die onmiddellijk uitgevoerd moeten worden. Ze zijn immers belangrijk en dringend. Het afmaken van die subsidieaanvraag die morgen nog ingediend moet worden, is er een voorbeeld van. Uitstel is gewoonweg niet meer mogelijk.
• Belangrijke maar niet dringende activiteiten zijn belangrijk en moeten dus gedaan worden, maar ze zijn (nog) niet dringend. Hier kun je denken aan het voorbereiden van een vergadering van volgende week of een toekomstig functioneringsgesprek. Er is nog wat tijd. De activiteit is nog niet dringend geworden. Dat wil zeggen dat je ze nog in alle (soms relatieve) rust kunt voorbereiden.
• Niet belangrijke maar wel dringende activiteiten zijn die activiteiten die nu gedaan zouden moeten worden omdat ze dringend zijn, maar – als je er even verder over nadenkt – eigenlijk niet zo belangrijk zijn. Dat geldt bijvoorbeeld voor dat gesprek met een mogelijke nieuwe samenwerkingspartner voor de instelling dat in de namiddag gepland staat, maar eigenlijk ook door iemand anders gevoerd kan worden.
• Niet belangrijke en niet dringende activiteiten zijn die activiteiten die evengoed later of misschien zelfs helemaal niet uitgevoerd moeten worden. Hier kun je denken aan discussies over vakantieplanningen terwijl het werk van vandaag schreeuwt om eerst gedaan te worden.

Wanneer we deze vier activiteiten schematisch in een matrix voorstellen, ziet die er als volgt uit:

Dit schema staat bekend als de timemanagementmatrix of de Eisenhouwermatrix. Je kunt het schema zelf gedurende een aantal dagen invullen. Het is een prima manier om je bewust te worden van je dagplanning.

Wat te doen met de verschillende activiteiten?

Het indelen van activiteiten in deze vier groepen heeft als doel om aan elke soort activiteit de juiste actie te kunnen koppelen.

• Belangrijke en dringende activiteiten moeten onmiddellijk uitgevoerd worden. Vanwege het urgente karakter van de activiteiten in dit vak, wordt het vak met belangrijke en dringende activiteiten ook weleens ‘het rode vak’ of ‘het stressvak’ genoemd. Hierbij is geen vorm van uitstel meer mogelijk. De activiteit moet nu afgehandeld worden. In het rode vak is er maar weinig timemanagement meer mogelijk.
• Belangrijke maar (nog) niet dringende activiteiten kun je – juist omdat ze nog niet dringend zijn – inplannen om ze, op een moment voor ze dringend worden, uit te voeren. Op die manier voorkomt de ervaren timemanager dat er zich te veel activiteiten opstapelen in het rode vak. Nu heeft hij nog alle tijd om deze activiteiten rustig, overdacht en met een minimum aan stress uit te voeren.
• Niet belangrijke maar dringende activiteiten behoeven dan weer een snelle behandeling, maar kunnen, omdat ze eigenlijk niet zo belangrijk zijn, ook perfect gedelegeerd worden. Wanneer een ander ze uitvoert, zijn ze evengoed gedaan.
• Niet belangrijke en niet dringende activiteiten zijn activiteiten die eigenlijk gewoon geschrapt zouden kunnen worden. Ze zijn immers belangrijk noch dringend.

Wanneer we ook de meest gepaste reactie aan de timemanagementmatrix toevoegen, zal het geheel er zo uitzien:

Direct nut van het werken met de timemanagementmatrix

Op korte termijn levert het werken met de timemanagementmatrix een mentale rust op. Van elke activiteit die op je to-dolijst terechtkomt, kan immers onmiddellijk bepaald worden of er een (eigen) actie nodig is en of die onmiddellijk nodig is dan wel eerst overdacht en ingepland kan worden.

Zo geeft deze matrix een mogelijkheid om gestructureerder over je dagelijkse activiteiten te denken en je prioriteiten juist te stellen. Bovendien laat het systeem toe om zowel professionele als persoonlijke activiteiten in hetzelfde persoonlijke overzicht te integreren.

De timemanagementmatrix en professionele (zelf)ontwikkeling

Wie even met dit systeem experimenteert, zal vlug aanvoelen dat dat relatief simpele systeem al snel enkele mentale reflexen met zich meebrengt.

Zodra enig inzicht groeit, zal de timemanager een opeenstapeling van activiteiten in het stressvak vermijden door de activiteiten zorgvuldig in te plannen en uit te voeren voordat ze dringend kunnen worden. De tijd daarvoor kan gevonden worden door te snoeien in de activiteiten die niet belangrijk en soms zelfs niet eens dringend zijn. Zij vereisen immers geen (persoonlijke) aandacht.

Om de nodige vooruitgang in het vak met belangrijke, maar niet dringende activiteiten te blijven zien, zijn er mensen die deze visualiseren op een tijdslijn. Op een whiteboard of op post-its noteren ze elke taak. Daarbij maken ze drie kolommen. In de eerste geven ze de activiteiten weer die nog aangevat moeten worden. Zodra ze met de activiteit bezig zijn, verhuist deze naar de tweede kolom, met de activiteiten die in uitvoering zijn. Uiteindelijk komt de activiteit, wanneer ze afgewerkt is, terecht in de derde kolom met uitgevoerde activiteiten. Het visualiseren van deze procesflow motiveert om een bepaald werktempo aan te houden en geeft daarbij ook continu een overzicht van welke belangrijke activiteiten al afgewerkt werden. Dat motiveert om die flow aan te houden

Zo ontstaat geleidelijk meer en meer eigen controle op de indeling van de tijd en de planning van de activiteiten en zal stress ook gevoelig verminderen.

Die indeling zal na verloop van tijd onbewust gebeuren en ziet er schematisch als volgt uit:

Wat is er dan belangrijk?

Het systeem dat hierboven beschreven werd toepassen, lijkt wel gemakkelijk. Toch kun je er pas echt mee werken als je kunt bepalen wat belangrijk is. Zonder in filosofische discussies te willen treden, geven we ook daarvoor enkele tips mee.

Soms ligt het antwoord op de vraag of iets dringend is voor de hand. Als een leidinggevende vanuit die rol een bepaalde taak oplegt, is er nog maar weinig eigen beoordelingsruimte. De activiteit is al gelabeld als belangrijk en moet ook zo behandeld worden. Dat is eigen aan de arbeidsrelatie met een werkgever. Het komt hem of haar toe om te bepalen wat er belangrijk is bij de uitvoering van het werk.

Als de leidinggevende echter niet zo duidelijk bepaalt wat het karakter van een taak is, is het aangewezen hierover verduidelijking te vragen. Dat kan heel simpel met een constructie zoals: “Als ik het goed begrepen heb, is deze activiteit belangrijk en moet ze voor het einde van de week afgehandeld zijn. Heb ik dat juist?” Deze manier van verwoorden maakt dat de ander comfortabel kan bevestigen of bijsturen indien dat nodig is.

Van heel wat activiteiten zullen we nog steeds zelf het belang moeten inschatten. Dat geldt ook op het vlak van activiteiten uit het privéleven. Dan kun je terugvallen op de volgende principes:

• In de eerste plaats is een activiteit enkel belangrijk wanneer we daarmee impact hebben op het resultaat ervan. Zo hebben we weinig tot geen controle over de inhoud van de geldende regelgeving, het timemanagement en de arbeidsorganisatie van collega’s of het weer. De kunst is dus er ook zo min mogelijk energie aan te besteden.
• Plan daarnaast eerst de omvangrijkste belangrijke taken in. In de literatuur over soft skills lees je soms een metafoor over een emmer die gevuld moet worden met zand en stenen. Wie eerst het zand in de emmer gooit, krijgt de stenen er niet meer netjes ingepast. Met het zand is de emmer al ver gevuld. Wie echter eerst stenen in de emmer gooit, merkt al snel dat het zand ertussen glijdt en de gaatjes tussen de stenen opvult. In dat beeld staan de stenen dus voor omvangrijke taken. Kleine, maar evengoed belangrijke taken passen dikwijls in de nog overgebleven gaatjes.
• en slotte kun je belangrijke activiteiten ook rangschikken in functie van het resultaat dat ze je zullen opbrengen. Zo levert het verder helpen van een gebruiker die zijn weg niet vindt, een tevreden gebruiker en dus een goed imago van je instelling op. Het helpen van een collega met een nieuw computerprogramma zal waarschijnlijk bijdragen aan een productief team met een aangename werksfeer. Het afmaken van dat rapport dat je leidinggevende vandaag verwacht, levert je dan weer een tevreden chef op en misschien ook dat je daarna naar huis kunt vertrekken. Staat de tevredenheid van de gebruikers voor jou voorop, dan zul je hen helpen waarschijnlijk bovenaan op je lijst zetten. Als werken in een aangenaam team voor jou het belangrijkste is, zul je die collega waarschijnlijk eerst helpen. En als je vandaag stipt op tijd naar huis moet vertrekken, geef je dat rapport voor je chef wellicht voorrang.

Omdat timemanagement eigenlijk gaat om het inzetten van de juiste, maar dikwijls onbewuste reflexen, zijn sommigen ervan overtuigd dat ze ‘een ramp in timemanagement’ zijn of hun uitstelgedrag nooit onder controle zullen krijgen. Met een simpel en duidelijk systeem krijgen we echter vlug vat op de situatie en de veelheid van activiteiten waardoor we elke dag moeten navigeren.

Wees gerust tevreden over jezelf wanneer je beseft dat je vandaag een goede inschatting van de prioriteiten op je to-dolijst gemaakt hebt en je werk daardoor vlot afgehandeld raakte. Door jezelf er zelfs voor te belonen, zul je op den duur automatisch en nog sneller de juiste keuzes maken.

Ook dagen waarop alles compleet anders loopt dan gepland komen voor. We hebben immers niet alles onder controle. Ook op die momenten zullen de inzichten uit timemanagement je helpen om proactief met de situatie om te gaan. Je kunt elke activiteit die je verricht immers overdenken en er de prioriteit van bepalen. Deze reflex alleen al kan je heel wat tijd en stress besparen en maakt de (werk)dag aangenaam.

Meer informatie

Je kunt meer lezen over timemanagement in het handboek Communicatieskills voor het professionele leven, geschreven door D. Swartenbroekx, P. Mahieu en K. Smets.