Lokale instanties worden geconfronteerd met steeds meer uitdagingen, onder andere op het vlak van informatie- en archiefbeheer. Het is voor hen moeilijk om hiervoor de nodige menskracht en expertise in huis te halen. Een aantal jaren geleden startte de Provinciale Ondersteuning Lokale Instanties (POLIS, toen nog PIVA eGov), een departement van de Provincie Oost-Vlaanderen, met een ondersteuningsaanbod rond informatie- en archiefbeheer voor de OostVlaamse lokale besturen. Bijna vijf jaar later is dat aanbod sterk uitgebreid en heeft POLIS drie experten informatiebeheer in dienst, met de bedoeling de komende jaren nog verder uit te breiden.

• “We willen een SharePoint inrichten voor gebruik, maar weten niet hoe eraan te beginnen. Onze IT-dienst heeft alles technisch klaargezet. Kunnen jullie ons hierbij helpen?”
• “Het OCMW- en gemeentelijk archief verhuizen naar het depot. Maar we kampen met een plaatstekort. We moeten archiveren, maar hoe beginnen we eraan? Wat mag vernietigd worden en wat niet? Kunnen jullie ons hierbij helpen?”
• “We hebben verschillende aanvraagformulieren die we graag op onze website willen zetten. We vragen echter veel informatie en we denken dat te kunnen beperken. Kan dat? Kan er ook geautomatiseerd worden?”

Dat zijn een aantal voorbeelden van vragen die we ontvangen en waarmee een gemeente geconfronteerd wordt. Het toont de complexiteit van informatiebeheer aan. Voor kleine en middelgrote gemeenten is het vaak roeien met de riemen die men heeft. Maar ook centrumsteden hebben niet altijd de nodige kennis in huis, waardoor ze veelal maar een deel van de informatiebeheertaken opnemen. Nochtans zijn er steeds meer complexere uitdagingen waarbij de rol van informatiebeheerders steeds meer geapprecieerd wordt. Het is echter onmogelijk voor één persoon om dat alles op te nemen. Diversificatie van expertise is nodig. Gemeenten en andere lokale instanties zijn daarom veelal genoodzaakt om buiten de organisatie die expertise te gaan zoeken.

Waarom POLIS?

POLIS is een kleine twintig jaar geleden als PIVA eGov opgericht binnen de Provincie Oost-Vlaanderen. Vele gedaanten later is POLIS uitgegroeid tot een expertisecentrum dat lokale besturen bijstaat in hun bestaande werking en verschillende projecten. Speerpunten van POLIS zijn onder andere diverse data protection officers (DPO’s) die actief zijn bij Oost-Vlaamse besturen, een uitgebreide werking op het vlak van geografische informatiesystemen (GIS), ondersteuning op het vlak van het verwerken van GAS-misdrijven (gemeentelijke administratieve sancties), ondersteuning voor ICT en een steunpunt voor Data & Analyse. Recent is een aanbod ontwikkeld rond smart cities en databeheer.

POLIS gaat daarbij een intensieve samenwerking aan met lokale instanties. Dat kunnen gemeenten zijn, maar ook politiezones, intercommunales, havenbedrijven, enzovoort. Kortom, alle overheden die een zetel hebben in Oost-Vlaanderen. Als neutrale, niet-commerciële partner onderscheidt POLIS zich van andere aanbieders, waarbij de expertise vaak uniek is en niet gemakkelijk te vinden op de privémarkt. De organisatie werkt dus weinig marktverstorend. In zowat elke gemeente in Oost-Vlaanderen is er een werking vanuit POLIS, vaak met diverse expertise. Steeds meer wordt er ook ingezet op samenwerking met andere overheden, zoals de Vlaamse overheid.

Werking informatiebeheer

Lokale instanties kunnen op verschillende manieren samenwerken met POLIS:

• een langdurige, meerjarige samenwerking;
• een kortere samenwerkingsvorm voor bijvoorbeeld het opstarten van een project;
• de quick wins, een snel en kwalitatief resultaat met een minimum aan inspanning;
• een een-op-eensamenwerking waarbij een expert gedurende een bepaalde tijd ter beschikking gesteld wordt;
• inzetten op cocreatie (met meerdere besturen samenwerken) of de ontwikkeling van iets dat aan meerdere besturen aangeboden wordt (bijvoorbeeld het platform Gemeenschappelijk Informatieen ArchiefSysteem, GIAS).

Bij elke vorm van samenwerking zetten we sterk in op gedragenheid vanuit het management van de organisatie en intensieve begeleiding van de medewerkers.

Het huidige team van experten informatiebeheer binnen POLIS bestaat uit Charlotte Plas, Aäron De Wilde en Remco Bruijnje. Remco is aangeduid als programmamanager. Met zijn team en in overleg met het management van POLIS worden de inhoudelijke lijnen uitgezet van het programma Informatiebeheer. Elke expert informatiebeheer heeft een stuk unieke kennis, waardoor besturen gespecialiseerd benaderd kunnen worden. Vaak werken meerdere experten samen, zodat ze tot een beter resultaat komen. Soms zijn ze binnen een bestuur de enige experten, soms werken ze aanvullend met een archivaris of informatiebeheerder die al actief is binnen dat bestuur. Daarbij zetten ze sterk in op een goede samenwerking.

Er wordt ook ingezet op samenwerking binnen POLIS. DPO’s worden nauw betrokken bij een aantal projecten die door de experten ontwikkeld worden (bijvoorbeeld het opzetten van een mappenstructuur). En vice versa wordt de expertise van de informatiebeheerders ook ingezet bij adviezen van DPO’s.

Het programma Informatiebeheer maakt deel uit van de bredere dienst Data & Informatie. Deze dienst omvat ook de GISdienstverlening, het steunpunt Data & Analyse en een aanbod rond databeheer. Op korte termijn willen we de banden tussen de verschillende onderdelen versterken en ook gezamenlijke initiatieven opzetten.

Binnen POLIS worden ook brede projecten opgezet, die vooral de dienstverlening van POLIS moeten verbeteren of uitbreiden of die inzetten op organisatiebrede veranderingen bij lokale besturen. Voorbeelden hiervan zijn een opleidingsaanbod vanuit POLIS (in samenwerking met de bestuursopleiding van de Provinciale Academie voor Urgentiediensten en Lokale Overheden, PAULO) een een traject waarbij dienstverleningsprocessen bij lokale besturen geoptimaliseerd en gedigitaliseerd worden. De experten informatiebeheer zijn hierbij nauw betrokken en kunnen zelfs ingezet worden als projectleider.

De dienstverlening van POLIS op het vlak van informatiebeheer

POLIS begeleidt lokale besturen in een organisatiebreed traject rond het herinrichten van de mappenstructuur. Vragen zoals “Kunnen de medewerkers niet langer wegwijs raken op de fileserver?”, “Is het toegangsbeheer een bron van zorgen geworden voor de ICT?”, “Staat de fileserver vol met oude informatie die toch nog te bewaren is?” zijn zeker niet vreemd. Wel integendeel.

De mappenstructuur is een organisch gegroeid geheel dat na verloop van tijd moeilijk te beheren valt. De experten van POLIS begeleiden de besturen in het herinrichten van die mappenstructuur met als doelstellingen:

• het opstellen van een nieuwe mappenstructuur met aandacht voor publieke, dienstgebonden en dienstoverschrijdende activiteiten;
• het realiseren van een centraal toegangsbeheer in samenwerking met de dienst I(C)T;
• het opstellen van een digitaal archief voor verouderde, te bewaren documenten;
• richtlijnen en begeleiding bij het ‘opschonen’ van de fileserver;
• een migratie van de oude naar de nieuwe structuur;
• het opstellen van procedures en afspraken voor het beheer van de dynamische mappenstructuur.

Bij het herinrichten van de mappenstructuur werkt de informatiebeheerder nauw samen met de verschillende diensten binnen het bestuur. Via workshops bepaalt het projectteam de bouwstenen van de nieuwe mappenstructuur. In samenspraak met de organisatie wordt er een roadmap samengesteld voor de opstart van de verschillende diensten.

De informatiebeheerders begeleiden lokale besturen ook bij de inrichting van een archiefwerking. Lokale organisaties zijn wettelijk verplicht om het archief in een goede, geordende en toegankelijke staat te bewaren. In de praktijk rijzen er vaak vragen over het beheer van het papieren archief zoals: “We hebben een ernstig plaatstekort, welke archiefdozen mogen vernietigd worden?”, “Hoe richt je een depotruimte in?”, “Hoe bereid je een verhuizing voor van het archief?” of “Op welke wijze orden je het archief?”

Voor de inrichting van een archiefwerking zijn er diverse pijlers:

• het in kaart brengen van informatie en inrichten van processen;
• het opstellen van procedures en verantwoordelijkheden inzake archiefbeheer;
• het ordenen en toegankelijk maken van het papieren archief;
• het aanduiden van bestuursdocumenten waarvan de bewaartermijn reeds verstreken is (selectie en vernietiging);
• de inrichting van de depotruimte.

De begeleiding van POLIS is sterk afhankelijk van de wensen van het bestuur en kan zowel sterk uitvoerend als adviserend-begeleidend zijn. Een lokaal bestuur kan ook gebruikmaken van het archiefbeheersysteem GIAS dat beheerd wordt door POLIS. Meer informatie hierover vind je in het kaderstuk.

POLIS begeleidt ook lokale besturen bij de uitrol van SharePoint op het vlak van informatiebeheer. De implementatie en inrichting van SharePoint binnen de organisatie leidt tot vele vragen, zoals: “Hoe zal Microsoft Teams zich verhouden tot SharePoint online?”, “Wat is de relatie met de huidige fileserver?”, “Hoe ga je SharePoint inrichten?”, “Wat met de metadata?”

De informatiebeheerder van POLIS begeleidt lokale besturen bij de inrichting van SharePoint. Een aantal zaken komen hierbij aan bod:

• begeleiding bij de ontwikkeling van een intranet op SharePoint;
• de integratie van SharePoint online binnen de interne informatiehuishouding (in relatie met de fileserver, het intranet enzovoort);
• het opstellen en begeleiden van een traject voor de (gedeeltelijke) vervanging van de fileserver;
• de uitbouw van een basislaag in SharePoint en onderliggende structuren (eventueel inhoudstypen en documentensets op teamsiteniveau);
• het vaststellen van metadata binnen SharePoint;
• het begeleiden van de diensten bij de migratie naar SharePoint online.

Besturen kunnen opteren voor een volwaardig begeleidingstraject en/of een quick-wintraject. De technische implementatie van de SharePointomgeving valt buiten de scope.

Ten slotte kan een expert informatiebeheer ingeschakeld worden voor een optimalisatie van de interne informatiehuishouding. Onder deze dienstverlening zijn er diverse acties mogelijk, de expert stemt deze af met het lokaal bestuur:

• analyse van de interne informatiehuishouding;
• advies bij het digitaliseren van informatiestromen;
• het in kaart brengen van series voor een aansluiting bij het serieregister;
• het in kaart brengen van series voor een aansluiting bij een digitaal archief.

Voordelen

Het ruime aanbod dat hierboven geschetst is, vereist diverse expertises. In plaats van op zoek te gaan naar een witte raaf biedt POLIS de medewerkers van besturen een traject aan waardoor ze zich kunnen specialiseren en hun expertise verder kunnen uitbreiden. Hierdoor kunnen ze gevarieerd ingezet worden en krijgen de besturen het beste van POLIS.

We krijgen vaak de vraag waarom een provinciale dienst dit opneemt en of dit niet beter op Vlaams of federaal niveau georganiseerd wordt. Het provinciale niveau is echter een ideaal niveau om een intermediërende rol op te nemen. De organisatie is feitelijk zelf een ‘lokale instantie’, waardoor we goed kunnen aanvoelen wat er leeft binnen zo’n lokaal bestuur. Het is voor externe organisaties ook niet altijd even gemakkelijk om te kunnen omgaan met de diversiteit van lokale besturen. Er zijn verschillen in de grootte, de ligging en de uitdagingen. POLIS kan dat evenwicht soms iets beter vinden.

De grootste troef van de experten van POLIS is dat ze deel uitmaken van een groot team binnen de organisatie, ze kunnen dus gebruikmaken van de kennis en expertise van andere domeinen. Binnen de eigen organisatie zijn de experten geen eiland; genomen beslissingen worden dan ook gedragen. Dat betekent eveneens dat als er bepaalde expertise ontbreekt (bijvoorbeeld op ICT-vlak), we deze binnen onze eigen organisatie kunnen vinden, waardoor we een beter antwoord kunnen geven op de vragen die ons gesteld worden. Het verhoogt de kwaliteit van de dienstverlening. Voor bepaalde projecten kan dan ook een meer geïntegreerde aanpak voorgesteld worden, zoals het betrekken van een DPO bij het traject rond mappenstructuren.

Toekomst

In de toekomst wil POLIS haar dienstverlening verder blijven optimaliseren om de klanten een zo breed mogelijk scala aan diensten te kunnen aanbieden. De experten binnen POLIS volgen de trends binnen het archief- en informatiebeheerlandschap op de voet op en proberen steeds in te spelen op de noden die heersen binnen de lokale besturen. Op die manier is de dienstverlening vandaag de dag ook uitgebreid met de integratie van Microsoft 365 bij lokale besturen.

Naast deze vertrouwde dienstverlening, gaat POLIS in de toekomst verder inzetten op de uitwerking van GIAS. Een aansluiting bij het e-depot en het serieregister zijn maar enkele zaken die op de roadmap staan. Vervolgens wil de organisatie lokale besturen begeleiden bij hun overstap naar het serieregister en bekijken hoe dat geïntegreerd kan worden in een lokaal bestuur.

Veel werk op de plank dus, maar op termijn wordt het team uitgebreid met extra expertise om een zo goed mogelijke dienstverlening te kunnen aanbieden