Wanneer werd het archief van Colruyt Group opgericht?
Het Centraal Archief van Colruyt Group werd initieel in 2015 opgericht als een kleinschalig project en bestaat sinds 2016 als volwaardige dienst. Het huidige team werkt sinds 2019 samen. We vallen als dienst vandaag onder de divisie Business Analytics & Insights (BA&I) waar rond alle mogelijke vormen van informatie gewerkt wordt.
Wat is jullie opdracht en hoe vullen jullie die in?
Hoewel onze corebusiness vooral het archiveren van alle juridische documenten behelst, gaat onze opdracht vrij breed. Naast de contracten, notariële aktes of certificaten, beheren we ook alle papieren personeelsdossiers van Colruyt Group. Daarnaast ondersteunen we de organisatie om papierloos te werken. Diensten kunnen hun administratief archief overdragen aan ons, zodat wij het in de juiste omstandigheden kunnen bewaren. Ten slotte zijn we ook verantwoordelijk voor het beheer van alle erfgoedobjecten en de bedrijfsbibliotheek van Colruyt Group.
Wat hebben jullie al kunnen verwezenlijken?
We kunnen gerust zeggen dat we een zeer constructieve verstandhouding hebben met onze partners. Diensten weten ons te vinden indien ze vragen hebben rond archivering van documenten en zijn vaak aangenaam verrast over de snelheid waarmee ze geholpen worden. We merken dat archiefwerking steeds vaker opgenomen wordt in de bedrijfsprocessen en dat er een groeiende aandacht is voor het bewaren van zowel papieren als digitaal archief. Zelf proberen we de archiefwerking van verschillende diensten te stroomlijnen door onze partners te sensibiliseren om vanaf het begin van het proces reeds aan hun documentstructuur te werken.
Welke ambities willen jullie als team nog graag verwezenlijken?
We zijn ons ervan bewust dat er in de organisatie nog steeds archief geproduceerd wordt dat nooit bij ons terechtkomt. We willen geleidelijk aan de hele groep bereiken en zoveel mogelijk archief centraliseren. Daarnaast willen we ook verder inzetten op de veranderende digitale context. Veel van onze documenten zijn digital born en vragen dus een andere aanpak. Als archiefdienst willen we daarin onze partners ondersteunen en samen zorgen voor een duurzame borging van hun digitaal archief. Daarnaast zouden we graag de archiefwerking in onze buitenlandse vestigingen verder uitbouwen: Colruyt Group heeft ook activiteiten in Luxemburg en Frankrijk. Vandaag werken zij gedecentraliseerd, maar verdere groei vraagt om een meer gestroomlijnde aanpak. Tot slot willen we ons erfgoed meer uitdragen naar de buitenwereld. Colruyt Group kent een lange geschiedenis. We beschikken over best wel wat erfgoed waar we trots op mogen zijn. Denk maar aan onze ponskaarten of de befaamde rode telefoon, die voor veel mensen als ware nostalgie gelden. Wij vinden dat dat dus zeker meer getoond mag worden.
Hoe meet je de impact van jullie werk?
Uiteraard houden we over onze services kwantitatieve gegevens bij, zoals het aantal te archiveren documenten of personeelsdossiers dat we ontvangen of het aantal bruiklenen en vernietigingen die we uitvoeren. Verder organiseren we jaarlijks meetings met onze stakeholders om onze processen ook kwalitatief te evalueren. Tegelijkertijd bewijzen onze informele contacten en de verstandhouding met onze partners dat we goed bezig zijn.
