De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voorziet een uitzonderingsregime voor verwerkingen met het oog op archivering in het algemeen belang. Bepaalde afwijkingen en voorwaarden zijn rechtstreeks van toepassing in alle EU-lidstaten. Andere kunnen aanvullend uitgewerkt zijn in de nationale wetgeving. België heeft dat gedaan in de implementatiewet van 30 juli 2018.

Bijkomende afwijkingen

Om de archiefwerking te vrijwaren, voorziet de wetgeving een afwijking op de volgende rechten van de betrokkenen:

1. Het recht op inzage geeft betrokkenen de mogelijkheid om inzage, informatie en een kopie van hun persoonsgegevens te verkrijgen. Voor archiefdiensten betekent dat dat ze zouden moeten weten over wie welke gegevens bewaard worden. Dat is een onhaalbare opdracht, omdat ze vaak grote hoeveelheden documenten met persoonsgegevens van andere organisaties beheren.
2. Het recht op rectificatie geeft betrokkenen de mogelijkheid om een aanpassing van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te vragen. Dat houdt het risico in dat op archiefbestanden ingegrepen wordt, wat afbreuk doet aan hun authenticiteit en integriteit, twee zaken die archiefdiensten moeten bewaken.
3. Het recht op beperking geeft betrokkenen de mogelijkheid om te vragen de verwerking van hun persoonsgegevens te staken wanneer er twijfel bestaat over de legitimiteit of juistheid ervan of wanneer er bezwaar ingediend is. Permanente bewaring van archiefbestanden kan niet tijdelijk gestopt worden.
4. Het recht op kennisgave houdt in dat alle derde partijen aan wie persoonsgegevens verstrekt zijn (‘ontvangers’), geïnformeerd worden over elke latere correctie, wissing, of beperking. Voor overgedragen archief is het niet haalbaar om alle ontvangers te achterhalen.
5. Het recht op overdraagbaarheid geeft betrokkenen de mogelijkheid om hun persoonsgegevens in een machineleesbare vorm te bekomen in geval van geautomatiseerde verwerking, wat niet aan de orde is voor papieren archief, dat nog steeds het gros van de archiefwerking uitmaakt.
6. Het recht op bezwaar geeft betrokkenen de mogelijkheid om zich te verzetten tegen de verwerking van hun persoonsgegevens op basis van een algemeen belang als er meer zwaarwegende individuele belangen zijn. Dat is moeilijk verdedigbaar bij historische archieven, die bewaard worden in het publiek belang, en waarbij één individu, door de uitoefening van zijn rechten, de kerntaken van de archiefverwerking zoals digitaliseren, inventariseren en ontsluiten onmogelijk dreigt te maken. Archivarissen werken niet op stuk- en inhoudsniveau, maar op reeks- en bestandsniveau.

Bijkomende voorwaarden

De Belgische wet koppelt een aantal voorwaarden aan de afwijkingen:

• De verwerkingsverantwoordelijke dient een data protection officer (DPO) of functionaris voor gegevensbescherming aan te stellen wanneer bijzondere (‘gevoelige’) persoonsgegevens verwerkt worden, wat bij archieven vaak het geval is.
• Het algemeen belang van de bewaarde archieven en de noodzaak van de afwijking moeten verantwoord, geregistreerd en gecommuniceerd worden aan de betrokken partijen. In sommige gevallen dient een overeenkomst te worden afgesloten.
• In de regel mogen niet-versleutelde persoonsgegevens niet ontsloten worden, tenzij het om publieke of historische informatie gaat of een directe mededeling betreft (bv. raadpleging in de leeszaal). Specifiek voor bijzondere gegevens geldt dat ze niet gereproduceerd mogen worden en dat ze bij algemene verspreiding (bv. een online publicatie) onomkeerbaar versleuteld moeten zijn.