Het verhaal van 4.000 m² vloerrenovatie

Van september 2019 tot maart 2020 renoveerde de Bib Leuven haar publieksruimte. Of althans, dat was het plan. In de praktijk liep het een beetje anders. Hier volgt ons verhaal van de werken.

Hoe het begon? Zoals de meeste verhalen. Vele jaren geleden was er … de nood om de klassieke indeling van de bibliotheek te doorbreken en aan te passen aan de veranderende functie van bibliotheken.

Zo wilden we meer zit- en ontmoetingsruimte, een aantrekkelijkere, flexibelere opstelling van de rekken, en was er een Digilab dat vrij geïsoleerd van de bibliotheek functioneerde. In de loop van de jaren werden er een aantal ad-hocwijzigingen doorgevoerd en massa’s plannen uitgetekend en hertekend. 

Bij een van die aanpassingen verschoof de technische dienst van de stad Leuven een aantal rekken. Toen stelde de architecte vast dat de linoleumvloer ernstig beschadigd was en helemaal versleten.

Na een intensief gebruik (ongeveer 8.000 bezoekers per week) gedurende vijftien jaar was dat ook niet zo verwonderlijk. De vloer van 4.000 m² moest dus vervangen worden. En de stad Leuven maakte hier budget voor vrij.

Vloerrenovatie … en meer

Na de eerste schok – De hele bibliotheekcollectie moet verhuisd worden! – togen we aan het werk, in nauwe samenwerking met de verschillende stadsdiensten die ons ondersteunden. Er werd een inventaris opgemaakt van wat er aangepakt zou worden.

Het grootste werk was natuurlijk de vervanging van de complete linoleumvloer. Aangezien in de vloer de kabels voor de IT en elektriciteit liepen, greep de technische dienst de gelegenheid aan om ook hier de nodige verbeteringen aan te brengen.

Bovendien bleek het verhoogde parket bij het welkomstpunt en in de jeugdafdeling niet meer te beantwoorden aan de richtlijnen voor toegankelijkheid, dus dat zou weggehaald worden.

Daarnaast liep onze inleverrobot op zijn laatste benen na tien jaar intensief gebruiken: was het niet opportuun om van de tijdelijke sluiting gebruik te maken om die te vervangen?

Om de verlichting aan te passen en duurzamere ledlampen te plaatsen, kreeg de stad subsidie van de Vlaamse overheid. En o ja, geluiddempende panelen boven de balies stonden ook nog op ons verlanglijstje – geen overbodige luxe in ons open, door Henry van de Velde ontworpen gebouw.

De muren ten slotte konden na al die werken beslist een likje verf gebruiken en last but not least wilden we ook de indeling van de ruimte herbekijken en combineren met een opfrissing van het meubilair bij het welkomstplein.

Ons vloerprojectje werd uiteindelijk een renovatieproject met al snel een prijskaartje van meer dan een miljoen euro. Maar de stad Leuven was bereid om te investeren in een grondige (en broodnodige) opfrisbeurt van haar populaire huiskamer. Er werden middelen en mensen vrijgemaakt om samen met de Bib het klusje te klaren.

Planning en MiniBib

Na de inventarisatie van de verschillende werken was het tijd om een planning uit te stippelen. Al snel bleek dat de aanvankelijk voorziene termijn van de werken, namelijk twee of drie maanden, door alle bijkomende deelopdrachten veel te kort was.

Een realistischere inschatting bleek een termijn van zes maanden te zijn, een periode die dubbel zo lang was dus. Dat was een veel te lange tijd om onze hoofdbibliotheek te sluiten en onze lezers in hartje Leuven in de kou te laten staan. We beslisten om open te blijven, ondanks het feit dat onze publieksruimte niet beschikbaar was.

We trokken naar de collega’s in Sint-Niklaas, Antwerpen, Gent, Aalst, enz. om ervaringen uit te wisselen in verband met renovatie- en verhuistrajecten, en om inspiratie op te doen voor alternatieven voor een tijdelijke sluiting.

In Leuven speurden we ondertussen koortsachtig rond naar een toegankelijke, centraal gelegen ruimte voor onze 200.000 bibliotheekmaterialen en al het bibliotheekmeubilair. Geen voor de hand liggende opdracht.

Uiteindelijk bleek een verhuizing van een derde van de collectie naar een MiniBib in de hal en het auditorium van ons eigen Tweebronnengebouw de meest publieksvriendelijke en haalbare oplossing te zijn.

De rest van de collectie verhuisde naar de filialen, en zo’n 100.000 materialen moesten tijdelijk gestockeerd worden in de opslagplaatsen van de verhuisfirma.

Het echte werk: de voorbereidingen (januari - juni 2019)

Al snel was het dus duidelijk dat het project veel groter werd dan oorspronkelijk voorzien. Een duidelijke en positieve communicatie naar het publiek zou cruciaal zijn om de renovatieperiode goed door te komen. We engageerden een communicatiebureau dat samen met ons een communicatiecampagne opstelde.

Die bestond uit drie fasen, met telkens een ander beeld en een duidelijke slogan: de Bib start de werken / de Bib werkt door / de Bib heropent. Het doel was om via het renovatieproject de Bib op een positieve manier zichtbaar te maken in Leuven en de Leuvenaar te betrekken bij en te informeren over de werken.

Ook wilden we leners actief laten participeren in het renovatietraject. Daarom onderzochten we vooraf of ze belangstelling hadden om tijdelijk een stukje van de collectie te adopteren en dat bij hen thuis te bewaren voor de duur van de werken.

Het enthousiasme bleek groot te zijn. Bij de start van het renovatietraject lanceerden we dus onze Bibbox-actie.

Ondertussen startten de voorbereidingen achter de schermen. De collectievormers wiedden de collectie, zodat we geen energie investeerden in het verhuizen van materialen die na de renovatie toch niet meer opgesteld zouden worden.

We organiseerden boekenverkopen voor de afgevoerde materialen: lezend Leuven kon zijn hartje ophalen en leners kwamen massaal opdagen om een voorraad boeken tegen een spotprijsje in te slaan.

Daarnaast was er de moeilijke opdracht om te selecteren welke materialen mee mochten naar de MiniBib, welke er in de filialen terechtkwamen en welke er ten slotte voor zes maanden opgeslagen zouden worden. Dat werd een klusje tot op titelniveau: hoeveel Lize Spits, hoeveel Michelle Obama’s enz.

Want er was zo goed als geen enkele rubriek die in haar geheel gestockeerd werd of meegenomen werd naar de MiniBib. Het uitgangspunt bij de selectie was immers dat de actueelste, meest recente en meest gevraagde materialen mee zouden verhuizen naar de MiniBib.

We konden enkel hopen dat we de juiste keuzes maakten en zouden kunnen voldoen aan de noden van de lezers, gezien de beperkte plaats die er was. Slechts een derde van de collectie kon worden opgesteld.

Het was ook tegen de sterren op rekenen en meten: hoeveel bibliotheekmaterialen van welke rubrieken komen op welke rekken waar in de MiniBib te staan? Hoeveel medewerkers pakken in hoeveel tijd hoeveel materialen in?

Wanneer en hoe vaak komt de verhuisfirma ingepakte boeken ophalen en waar stapelen we ondertussen de palletten met de reeds ingepakte boeken? Tussendoor werden er aanbestedingen uitgeschreven, plattegronden getekend, proefstalen gezet en planningen met aannemers afgesproken. Het was een spannende tijd.

De bib start de werken (juni - oktober 2019)

Op 4 juni kondigden we met de lancering van de Bibbox-actie officieel het begin van de werken aan. Leners konden zich kandidaat stellen om een thematische boekenbox te adopteren en thuis te bewaren tot de heropening van de vernieuwde bibliotheek.

Als thema’s waren er bijvoorbeeld de 4-uren-boeken, de Zen-boeken of historische romans. De Leuvenaars waren zeer enthousiast. Zelf merkten we dat het manueel samenstellen van de boekenboxen-op-maat een tijdrovend werkje was in deze drukke periode, waardoor we het aantal boxen moesten beperken.

Er kwam nog een laatste grote boekenverkoop en in het gebouw werd duidelijk dat er iets aan de gang was dankzij de reusachtige raamstickers op het binnenplein. Werflint en posters maakten in de verschillende afdelingen duidelijk dat de Bib gestart was met de werken.

Van 22 juli tot eind augustus pakten we met z’n allen de te stockeren materialen in. Dat kwam neer op zo’n 2.000 werken per week per medewerker. De aannemers startten met de voorbereidingen en vanaf augustus konden leners hun materialen niet meer verlengen.

Ondertussen werden er naast boeken, cd’s en dvd’s ook meubels ingepakt, versleurd en verhuisd, en de meeste collega’s werden erg bedreven in het werken met palletwagens – over levenslang leren gesproken … Op 15 september verhuisden de laatste boeken naar de filialen en was de rest veilig en wel gestockeerd.

Tijdens de tweede helft van september sloot de bibliotheek even om de inkomhal van Tweebronnen een stevige make-over te geven en om te toveren tot een tijdelijke MiniBib. 

De bib werkt door (oktober 2019 - maart 2020)

En of we doorwerkten! Op 2 oktober was het zover. De MiniBib werd feestelijk geopend. We benadrukten in onze communicatie dat we ondanks de sluiting van de publieksruimte toch openbleven. Opvallende traphalstickers en een banner op de voorgevel droegen die boodschap uit.

Geïnteresseerde bezoekers konden in een groot boek in de hal het verhaal van de werken volgen. Parallel verschenen er ook werfupdates op een aparte blog op de website van de bibliotheek. Online werd de hashtag #debibwerktdoor gelanceerd om alle berichten te bundelen.

De reacties waren bijna unaniem positief. Onze lezers waren blij dat ze, ondanks het beperktere aanbod, toch nog in het centrum van Leuven terechtkonden. Ze wenden snel aan de andere opstelling. Het feit dat we eigenlijk in een inkomhal en in onze voormalige foyer en vergaderruimtes zaten, leek niemand op te vallen.

Velen vonden het zelfs knusser in de MiniBib, waar rekken dichter bij elkaar stonden en mensen dus ook letterlijk dichter bij elkaar zaten – gelukkig was er nog geen sprake van COVID-19. Studenten moesten we wel doorverwijzen naar andere locaties, want voor studieplekken was er geen plaats meer.

En ook de lezers die zochten naar specifieke niche-werken, keken reikhalzend uit naar het moment waarop de bibliotheek opnieuw zou opengaan in de vernieuwde publieksruimte. Wat de collectie betreft, was het soms wat zoeken naar het juiste evenwicht.

We bleven immers nieuwe boeken aankopen tijdens de hele periode en de plaats was beperkt. Maar het lukte. Omdat we geen inleverrobot hadden, verliep het inleveren van de boeken handmatig en werden de werkroosters aangepast.

Publieksactiviteiten gingen niet door in dezelfde mate als in normale tijden, maar werden regelmatig bij onze partners op verplaatsing georganiseerd. Onze eigen foyer en het auditorium werden nu immers gebruikt voor de MiniBib.

Het internationaal buzz festival (11-12 oktober 2019)

Ons jaarlijkse Feest in de Bib kon vanwege onze beperkte ruimte niet in de bibliotheek zelf doorgaan. Daarom trokken we naar buiten, naar ons publiek. Op 12 oktober streken we neer op het grootste plein van de stad, want onze bibliobus blies dertig kaarsjes uit.

Daar hoorde een groot feest bij en dat werd zelfs internationaal. Samen met de bibliotheek ZB| Planbureau en Bibliotheek van Zeeland organiseerden we een tweedaags festival rond decentrale bibliotheekwerking.

Er was enerzijds een professioneel luik en anderzijds een laagdrempelig publieksluik. Op 11 oktober was Middelburg gastheer, op 12 oktober Leuven. Voor het professionele luik schreven zich een honderdtal deelnemers van verschillende bibliotheken in, zelfs uit Spanje en Portugal.

Het publieke gedeelte lokte meer dan duizend bezoekers naar het Ladeuzeplein in Leuven. Zij konden genieten van voorleessessies, workshops, circusactiviteiten, een zeepkistenrace en natuurlijk een verjaardagstaart.

We verwelkomden bibliobussen uit onder andere Zeeland, Drenthe, Zwevegem, Luik, Namen, Beersel, Antwerpen en Heist-op-den-Berg. Het feest werd een warm moment dat mensen van alle leeftijden en achtergronden verenigde, mede dankzij alle collega-bibliotheken die aanwezig waren.

Bib 2020

Ondertussen werkten we achter de schermen stevig door aan de herinrichting van de vernieuwde publieksruimte. We hadden nog maar net de plannen voor de inrichting van de MiniBib opzij geschoven of we zaten al opnieuw achter de (virtuele) tekentafel en tussen de stalen en catalogi. Voor de Bib 2020 deze keer. 

De architecte van de Studiedienst gebouwen van de stad Leuven concretiseerde onze vragen in een ontwerp voor de inrichting dat aansloot bij de visie die architect Henry van de Velde eind jaren dertig hanteerde voor zijn toenmalige Technische School.

Het complex is een bijna honderd jaar oud modernistisch pareltje, dat qua lichtinval en ruimtegebruik gerust naast een hedendaags gebouw kan staan.

We discussieerden met leveranciers, raadpleegden in het Stadsarchief zoveel mogelijk informatie over Henry van de Velde en zijn ontwerpen, overlegden met de Dienst onroerend erfgoed, vergeleken meubelontwerpen en kozen stoffen, planten en lichtarmaturen.

Gelukkig waren er ontelbare handen en hoofden die meehielpen om dit project concreet vorm te geven. Het was beslist een pittig huzarenstukje!

Ondertussen: de werf 

Onze echte publieksruimte werd ondertussen stevig onder handen genomen door de aannemers en de technische dienst. Ze demonteerden de welkomstbalie en hergebruikten het materiaal later voor de andere balies.

De verhoogde houten vloerdelen werden afgebroken en kregen een tweede leven bij het Sociaal Atelier Leuven. Lichtarmaturen werden vervangen, de ingenieurs in spe van een Leuvense technische school namen met plezier de gedemonteerde oude inleverrobot over en, last but not least, de volledige oude linoleumvloer werd in twee fasen afgeschraapt, geëgaliseerd en vervangen door nieuw linoleum.

De muren kregen een likje verf en er werden nieuwe leggers, stoelen, poefen, tafels en fauteuils besteld, samen met een nieuwe welkomstbalie. Stofschermen wapperden in de koude, lege en donkere ruimte terwijl schrijnwerkers maten opnamen. 

Aftellen maar

Intussen werd het openingsfeest van 28 maart ook in allerijl voorbereid. We legden optredens vast, bestelden de catering, en ontwierpen en verzonden uitnodigingen en affiches.

De organisatie van de omgekeerde beweging, de verhuizing naar de gerenoveerde publieksruimte van zo’n slordige 200.000 materialen, vroeg ook weer een heleboel aandacht en zorg. Op prikborden en whiteboards verschenen tijdschema’s en blauwdrukken. Versie 1, versie 2, versie 3 … versie 20.

Zaterdag 7 maart was ten slotte de laatste dag dat de MiniBib open was. Die dag organiseerden we ook nog een sneakpeekwerfbezoek voor honderd Leuvenaars die als eerste de nieuwe vloer konden betreden en bewonderen.

Deze had nu een opvallende, warme terracottakleur, vergelijkbaar met de kleur van de vloer die je in het beroemde Rosas-filmpje van Thierry De Mey nog kunt opmerken. De iconische dansvoorstelling van De Keersmaecker werd gefilmd in het toen nog vervallen van de Velde-gebouw.

De deelnemers aan de rondleiding herontdekten de structuur van het gebouw zonder de afleiding van de duizenden boeken. Het loft-gevoel van de transparante ruimte enthousiasmeerde het publiek, en het respect voor van de Velde werd er alleen maar groter door.

Daarna ging de bibliotheek voor drie weken dicht om de verhuizing van de MiniBib naar de vernieuwde publieksruimte mogelijk te maken en de herinrichting te realiseren. Maar toen kwam corona.

De bib heropent … niet (maart 2020)

Op 12 maart om 17 uur sloten de publieksruimten van alle Leuvense stadsdiensten de deuren, waaronder die van de bibliotheek. Op 17 maart werd ook iedereen achter de schermen naar huis gestuurd. We hadden gehoopt om in stilte verder te kunnen werken, maar daar kwam niets van in huis.

Leveranciers en aannemers stopten met werken en de verhuisfirma reed niet meer uit. Enkele vrachtwagens hadden al materialen geleverd, maar er stonden nog honderden dozen te wachten in de opslagplaatsen in Aalst. We moesten ons neerleggen bij de beslissingen van de lokale en federale overheid.

Oorspronkelijk hoopten we nog op een beperkt openingsfeest, maar al snel bleek dat hiervan geen sprake meer kon zijn. Alle afspraken werden geannuleerd en zo’n zeshonderd genodigden kregen een tweede mail, deze keer met de boodschap dat de openingsavond niet doorging. De affiches, banners en prints kwamen bij het oud papier terecht.

Afhaaldienst, inleverpunt en stilaan opnieuw aan de slag (april - mei 2020)

Vanaf 6 april organiseerden we, zoals de meeste bibliotheken, een afhaaldienst. Dat gebeurde buiten de bibliotheekruimte, want die mocht niet betreden worden. De hal en de foyer stonden nog vol met de restanten van de MiniBib, maar gelukkig was er nog ruimte in het leegstaande café Van de Velde.

We werkten in ‘families’ van collega’s, alternerend van thuis uit en in de bibliotheek. Aanvankelijk waren we alleen op het afhaalpunt aan de slag, later ook in beperkte mate achter de schermen.

Medewerkers sprongen ook bij aan de loketten van het stadskantoor, in het callcenter Leuven Helpt, en bij het platform Leuven Leert. We waren er voor de Leuvenaars, op een manier die we nooit hadden kunnen bedenken.

In de loop van mei begonnen we met een inleverpunt. Ondertussen laadde een beperkte ploeg collega’s verder verhuisdozen uit, plaatste de materialen in de rekken, verhuisde meubilair, ruimde de bibliotheek op en richtte ze in.

Leveranciers en aannemers kwamen weer opdagen, de nieuwe inleverrobot werd getest, de nieuwe welkomstbalie kreeg een plaats en de Dienst gebouwen van de stad recycleerde de oude balie op een andere plek. Er werd geteld en geschat (Is er voor alle materialen nog wel een plaatsje?

Waar vinden we nog een extra rek? Wanneer zijn de leggers voor de dvd’s af?), signalisatie verscheen na heel wat gepuzzel en planten werden uiteindelijk geleverd. En zo stond alles klaar om op 3 juni 2020 eindelijk – onder strikte voorwaarden – open te gaan.

De bib heropent (3 juni 2020)

We hadden het ons wel een beetje anders voorgesteld, maar de warme reacties van onze eerste bezoekers maakten veel goed. We zijn ondertussen opnieuw in de running, waarbij we het verschil maken voor veel mensen. En ons verhaal gaat verder: we beginnen aan een nieuw hoofdstuk in Tweebronnen.

Met veel dankbaarheid voor de inzet, gedrevenheid en flexibiliteit die getoond werden in de afgelopen periode, met een open blik naar de toekomst en met enorm veel goesting!