Sinds maart haalden de maatregelen tegen het coronavirus de normale werking van heel wat bibliotheken, archieven en documentatiecentra overhoop. Op aandringen van de overheid werken we allemaal zoveel mogelijk thuis. Collaboratieve software of ‘groupware’ kunnen ons helpen bij dat telewerk. Het is software die je toelaat om vanop afstand samen te werken.

Er is tegenwoordig een steeds groter aanbod van tools om vanop afstand samen te werken en te communiceren. Deze tools vergemakkelijken elk op hun manier synchrone samenwerking en communicatie, en zijn uitermate geschikt wanneer fysiek samenwerken onmogelijk is.

Online agenda 

Het vastleggen van een vergadering kan zonder uitgebreide correspondentie via een online agenda, waarmee je zowel jouw tijdsschema kunt delen met anderen als dat van hen kunt bekijken. Zo weet je meteen wie wanneer beschikbaar is en kun je hen uitnodigen voor een vergadering.

Een bekend voorbeeld is Google Calendar; andere voorbeelden zijn Apple Calendar, Outlook Calendar of Lightning voor Linux-gebruikers. Google Calendar kun je gemakkelijker delen met Apple Calendar, dan Apple Calendar met alles wat niet van Apple is.

Instant messaging en videoconferencing 

Met instant messaging-applicaties zoals Skype en WhatsApp kun je online vergaderen. Een ander voorbeeld is Slack, dat specifiek ontworpen is voor professionele communicatie. De basisversie ervan is gratis.

Het laat je toe om via chat of video zowel een-op-een als in groep te communiceren, en om kanalen op te zetten rond een onderwerp of voor een team. Door de chatfunctie in Slack kun je ook snel en foutloos informatie zoals URL’s of pdf- en Word-bestanden naar elkaar doorsturen.

Gelijkaardige platformen die meer gericht zijn op het voeren van groepsgesprekken via video, zijn Zoom (gratis meetings tot veertig minuten) en Google Meet (gratis). Google Meet, de opvolger van Google Hangouts, is eenvoudig in gebruik. Je kunt ermee presentaties delen tijdens vergaderingen.

Men kan ook met een telefoon inbellen wanneer je de computer even niet bij de hand hebt. De applicatie wordt vaak gebruikt voor vergaderingen met mensen buiten je eigen organisatie. Met Slack, Zoom en Google Meet kun je bovendien vlot je beeldscherm delen met je gesprekspartner(s).

Documenten delen en samen bewerken

Op Google Drive kun je met een Googleaccount met meerdere collega’s tegelijk in één tekstdocument, spreadsheet of presentatie werken. In zo’n gedeeld bestand kun je parallel editeren of suggesties toevoegen. Dankzij de versiegeschiedenis kun je bewerkingen steeds terugzetten.

Andere tools om samen te (be)werken zijn Microsoft Teams en het opensource-alternatief Etherpad. Google Drive biedt gelijkaardige functionaliteiten als het volledige Microsoft Office-pakket, terwijl Etherpad veel eenvoudiger is.

Wiki’s zijn applicaties waarmee meerdere redacteurs webdocumenten kunnen bewerken. Ze zijn mogelijk een interessante keuze als je kennis wilt borgen en publiek toegankelijk maken, en externen toegang wilt geven om content te bewerken of om bij te dragen.

Projectmanagement 

Met projectmanagementsoftware kun je als team projecten plannen en opvolgen, en in sommige gevallen kennis, workflows en contacten bewaren en delen onder teamleden. Asana, BaseCamp en Confluence zijn professionele, maar betalende tools.

Voor kleine teams tot tien gebruikers is Confluence echter gratis. Een interessant en gratis alternatief is Trello, dat je toelaat om je hele project in één weergave te visualiseren.

Welke groupware kiezen? 

Baken bij het kiezen van groupwaretools duidelijk af waarvoor je welke tool zult gebruiken. Denk daarbij ook aan de tools die je nu al gebruikt. Als je bijvoorbeeld overweegt om een instant messaging tool te gebruiken voor synchrone communicatie, spreek dan met je team af om voor dit type communicatie niet langer e-mail te gebruiken.