Sylvia, kun je jouw carrière bij de universiteitsbibliotheek van de UGent even kort toelichten?

Sylvia: Ik kwam hier in 1983 eigenlijk per toeval binnen. Ik had daarvoor lesgegeven, maar in de jaren ‘80 was er weinig werkgelegenheid, en ik was mijn job verloren. Iemand gaf me toen een heel klein krantenknipsel over een nieuwe opleiding in Antwerpen: Bibliotheek- en Documentatiewetenschappen. Of ik die niet zou gaan volgen?

En zo schreef ik me in. Toen ik zes weken stage moest volgen, contacteerde ik alle mogelijke bibliotheken, maar niemand reageerde. Totdat iemand met wie ik een cursus volgde, me zei: “Onze Gust werkt in de Boekentoren. Vraag het eens aan hem”. Wist ik veel dat die Gust toen de hoofdbibliothecaris, professor August Van Den Brande, was! (lacht)

En zo mocht ik hier mijn stage doen. Daarna belandde ik bij de collectie Vliegende Bladen, met een BTK-statuut (bijzonder tijdelijk kader, betrekking bij de overheid, n.v.d.r.). Toen er vervolgens een assistentenfunctie vrijkwam in de vakgroep die de bibliotheek toen nog was, solliciteerde ik. En zo ging ik doctoreren en was ik zeven jaar voltijds bibliotheekmedewerker.

Maar ik moest die twee functies combineren, wat heel zwaar was. En ik had op dat moment ook de zorg voor twee kleine kinderen. Ik had dus in die periode nauwelijks vrije momenten. In 2000 werd ik ad interim hoofdbibliothecaris, en in het kader van de reorganisatie van de administratieve diensten van de universiteit werd onze vakgroep opgeheven.

Wij maakten voortaan deel uit van de Directie Onderzoeksaangelegenheden (DOZA) en werden administratief en technisch personeel. Dat is mij kwalijk genomen door andere universiteitsbibliotheken, omdat wij zo de eerste universitaire bibliotheek waren zonder een professor als hoofdbibliothecaris.

Maar ondertussen is dat overal zo geworden, want nu is het besef er dat je de functie van hoofdbibliothecaris onmogelijk kunt combineren met onderwijs en onderzoek. En zo werd mijn doctoraat administratief gezien overbodig! (lacht) Maar ik ben wel blij dat ik het gedaan heb.

Je was in 2000 ook de eerste vrouwelijke hoofdbibliothecaris van een Belgische universiteitsbibliotheek.

Sylvia: Dat klopt. Hoewel er in Nederland toen ook al één vrouwelijke collega was. Ik had toen helaas nog niet de steun van een fantastisch team, wat ik nu wel heb. Niet alle jaren waren even gemakkelijk, maar ik ben nooit met tegenzin komen werken.

Als ik al mijn niet-opgenomen vakantiedagen doorheen mijn hele carrière zou moeten optellen, dan denk ik dat ik aan een volledig jaar zou uitkomen. Het is een fantastische job en de universiteit geeft haar werknemers echt fantastische mogelijkheden, vertrouwen en vrijheid.

En hoe ben jij bij de Universiteitsbibliotheek geraakt, Dries?

Dries: Ik heb voor het eerst met het team kennisgemaakt via het project Archipel van het toenmalige Interdisciplinair Instituut voor Breedbandtechnologie (IBBT). Zij beheerden projecten om op Vlaams niveau na te denken over de digitale omwenteling, en in Archipel ging dat heel specifiek over het archiveren van video en audio.

Daar waren heel veel actoren bij betrokken, waaronder universiteiten, maar ook de televisiesector en de cultuursector, waar ik toen actief was. Ik ben hier dan echt gestart in 2013, als een soort consultant, voor een paar uur per week. En toen hebben we de digitale aanpak van de bibliotheek volledig doorgelicht. Zo kwam ik steeds meer met het team in contact. Tot hier op een bepaald moment een job vrijkwam

Sylvia, wat zie je zelf als jouw mooiste verwezenlijking binnen de Boekentoren?

Sylvia: Ik ben heel blij met de professionalisering binnen het personeel. De eerste jaren hebben we echt wel benadrukt dat nieuwe collega’s ofwel de bibliotheekschool ofwel documentatiewetenschappen gevolgd moesten hebben. En zo creëerden we een sterk team.

Maar daar zijn we de laatste tijd eigenlijk weer wat van afgestapt. Omdat we voelen dat de juiste opleiding niet de enige voorwaarde kan zijn. Je moet vooral iemand hebben met de juiste attitude, interesse en nieuwsgierigheid. Maar we zijn er dus in geslaagd om onze bibliotheekmedewerkers weer betrokken te krijgen bij hun werk. Ze gaan ervoor. En dat geldt zowel voor hun werk, als voor ons gebouw.

Dat laatste kwam er dankzij de Monumentenstrijd (de wedstrijd van televisiezender Canvas waarbij het publiek besliste welk monument extra middelen verdiende voor restauratie en herbestemming, n.v.d.r.). We hebben eerst getwijfeld of we wel zouden deelnemen. Maar uiteindelijk merkte je dat onze medewerkers echt fier werden op het gebouw en hun werk.

Vroeger was de structuur binnen het managementteam zoals een piramide, maar geleidelijk aan zijn we overgestapt naar een eerder horizontale structuur met gedeelde verantwoordelijkheden en respect voor elkaars kerncompetenties. De hiërarchie, met één persoon aan de top, is verdwenen en het team is daardoor hechter geworden. 

Soms kan het wel wat vervelend zijn wanneer details je ontglippen omdat je zelf niet meer alles rechtstreeks opvolgt. Maar eigenlijk moet je dat kunnen laten gaan. Je moet erop vertrouwen dat je collega’s het tot een goed einde zullen brengen.

Dries: Als ik hier even mag inpikken, Sylvia, dan wil ik zeggen dat je zeker nog meer hebt om trots op te zijn. Je hebt je gigantische netwerk ingezet om heel wat mogelijk te maken rond het gebouw en de collectie.

Zo denk ik aan het project van Google Books: de digitalisering van onze collectie. Voor dergelijke projecten moet je heel veel netwerken, en mensen ervoor warm maken en hun de mogelijkheden laten inzien, hen inspireren, … Dat is ook superbelangrijk.

Sylvia: Weet je, ik heb vaak het geluk gehad dat ik toevallig op het juiste moment de juiste mensen ontmoet heb.

Wat was voor jou het meest memorabele moment van je carrière?

Sylvia: Dat is een moeilijke vraag. Maar ik denk dat het de ontmoeting geweest is met André Singer, die de originele bouwplannen van de Boekentoren gekocht heeft. Ik weet nog dat hij met mij rondliep in de bibliotheek, en allerlei zaken in vraag stelde, waar ik nog nooit over nagedacht had.

Dat ging dan over foute herstellingen die geen rekening hielden met de grote kwaliteit van het gebouw. Hij is ook degene die de universiteit liet inzien dat de restauratie een must was.

Wat vinden jullie elkaars sterkte?

Sylvia: Dries, ik bewonder hoe jij ingewikkelde technologische dingen zo duidelijk kunt uitleggen, en anderen daarin inzicht kunt geven. Dat vind ik echt fantastisch. Dat is een zeer grote sterkte. Het is heel logisch dat de universiteit jou gekozen heeft als mijn opvolger. Vanwege jouw inzicht, jouw jarenlang uitgebouwde netwerk, … dat is zo belangrijk. En ons team heeft altijd goed samengewerkt, in die zin is continuïteit ook belangrijk.

Dries: Wat ik zo straf vind aan jou, is je mensenkennis. Hoe jij je netwerk hebt kunnen inzetten om projecten op te starten of vooruit te helpen, is ongelooflijk.

Sylvia: Wat grappig is, is dat we beiden opgeleid zijn tot germanist. Maar hij is een gestructureerde germanist, terwijl ik een chaotische germanist ben. (lacht) Ik ben zeer blij dat Dries mij opvolgt. Echt waar. Nadat ik de Universiteitsbibliotheek twintig jaar geleid heb, is het tijd dat er andere accenten gelegd worden.

Sylvia had inderdaad altijd bijkomende aandacht voor de erfgoedcollectie en voor literacy of geletterdheid, hoe je opzoekingen moet doen in de bib. Dries, jij bent altijd verantwoordelijk geweest voor de nieuwste technologische ontwikkelingen. Ga je daarop ook een accent leggen als hoofdbibliothecaris?

Dries: De praktische opvolging van technische projecten zal ik moeten loslaten. Er is al een vacature om mij op te volgen. De bibliotheek zal niet minder digitaal worden, wat ook niet betekent dat het erfgoedaspect zal verminderen. Het is geen of-ofverhaal. Maar ik zal de digitale projecten ook niet helemaal moeten loslaten.

Dat is een van de mooie dingen van het feit dat ik Sylvia opvolg vanuit een positie van continuïteit: ik groei door binnen de organisatie. Dus ik voel geen nood om een grote streep te trekken onder wat ik voordien gedaan heb.

Ik ben er zeker van dat, als we over een paar jaar zouden terugkijken naar dit gesprek, er duidelijk rode lijnen zullen zitten in mijn beleid. Maar wat we vandaag hebben, kan zich rustig verder ontwikkelen zonder dat we het roer helemaal moeten omgooien.

Sylvia: Ik heb die literacy van bij het begin graag opgevolgd, en ik vind dat nog altijd erg belangrijk. Als kind begreep ik niet hoe een bibliotheek werkte. Ik kreeg namelijk nooit boeken mee, omdat ik er altijd uitkoos waar ik nog te jong voor was. Er is sindsdien wel een wereld voor me opengegaan. (lacht)

Ik wist niet hoe dat werkte, terwijl iedereen veronderstelde dat je dat wist. Ik kwam de bibliotheek binnen en zag allerlei kastjes waarin iedereen iets leek te zoeken. Maar wanneer ik aan de balie ging vragen hoe ik iets moest opzoeken, dan stond daar iemand die slechts antwoordde: “Het staat allemaal in de catalogus”. En enkele jaren later zei diezelfde persoon: “Het staat allemaal op de computer”.

Maar je mag nooit veronderstellen dat iemand weet hoe je iets kunt opzoeken, enkel omdat jij dat zelf wel weet. Ik gaf aan de UGent ook enkele jaren de cursus Bibliotheconomie, en daar merkte ik dat de studenten er ook moeite mee hadden. Ik gaf oefeningen, en ik zag dat je het hun soms met handen en voeten moest uitleggen vooraleer ze het begrepen. Maar eens je het begrijpt, dan is het zalig om informatie te kunnen opzoeken.

Er wordt vaak gezegd dat de academische wereld in volle verandering is. Dries, hoe voel jij evoluties zoals Open Science aan?

Dries: Ik herinner me een gesprek in 2015 toen die hele beweging rond Open Science aan de UGent op gang gekomen is vanuit de Faculteit Psychologie. Zo vertelde een jonge onderzoeker toen over zijn bezorgdheid over de accuraatheid van citaten. Want bij het bepalen van je onderzoeksmethode ga je op zoek naar de grote voorbeelden, en op den duur ga je aan alles twijfelen ...

Je moet jezelf vragen stellen, en je moet data van anderen nakijken. Maar zo komt er een extreme verantwoordelijkheid bij de onderzoekers te liggen: ze moeten zelf bepalen wat een solide basis is om een idee te onderzoeken, wat de argumenten daarvoor zijn, en hoe ze dat kunnen onderbouwen. En je moet altijd nagaan of die argumenten wel kloppen.

En dat is bij wijze van spreken het horrorscenario van Open Science, waarbij iedere onderzoeker alles helemaal alleen moet traceren, en op niets of niemand meer vertrouwt. De informatie-uitwisseling stokt. Omdat er ergens een geval van fraude geweest is, werkt het systeem van vertrouwen op de reputatie van gerenommeerde instellingen, tijdschriften of professoren, plots niet meer en heel veel van dat vertrouwen blijkt dan gebaseerd te zijn op niets.

En daarvan is de extreme consequentie om alles zelf te gaan narekenen, maar dat is de oplossing niet. Open Science heeft eigenlijk als toekomstbeeld dat het nieuwe vertrouwensrelaties wil opbouwen tussen onderzoekers. Concreet gebruiken ze de tools van Open Science om aan elkaar te communiceren dat bepaalde resultaten te vertrouwen zijn.

Daarom gebeurt bijvoorbeeld peerreview steeds meer openbaar, er wordt openlijk gezegd waar de gelijkenissen of de contradicties liggen. Datasets worden gestandaardiseerd en ook gedeeld, en dat is een nieuwe krachtbron voor wetenschappelijk onderzoek.

Momenteel is het concept van Open Science wat vaag omdat het nog volop in ontwikkeling is, maar onderliggend draait het om nieuwe bronnen van kwaliteitszorg en om het opbouwen van onderling vertrouwen tussen onderzoekers. Bibliotheken kunnen daar een rol in spelen.

Vroeger werden daar bibliotheekinstrumenten voor gebruikt, zoals een citation index of een tijdschrift. Daarom zijn we als universiteitsbibliotheek vandaag bezig met nieuwe tools, bijvoorbeeld voor data management planning (DMP: een datamanagementplan is een formeel document dat beschrijft hoe onderzoekers omgaan met verzamelde data zowel voor, tijdens als na het onderzoek, n.v.d.r.).

En we kunnen onderzoekers helpen om waardevolle bronnen op het spoor te komen. We willen Open Science niet enkel opvolgen of promoten, maar ook praktisch ondersteunen en tools beschikbaar stellen.

Hoe zie jij de Universiteitsbibliotheek verder evolueren?

Dries: We hadden het daarnet al over Open Science, dat is een relatief nieuw traject. Maar de andere trajecten stoppen natuurlijk niet. Denk maar aan de plek van de Boekentoren in de stad Gent, de zorg voor de collecties en de continue zoektocht naar onderzoekers die daarmee willen werken.

Als universiteitsbibliotheek hebben wij al een paar jaar een heel mooi mission statement, namelijk “Facilitating open knowledge creation”, en ik denk niet dat dat snel zal veranderen. We kunnen er nog vele jaren mee verder gaan. Het helpt ons ook om te beklemtonen waar wij met de Universiteitsbibliotheek van de UGent misschien verschillen van onze collega’s, omdat wij zo sterk inzetten op de onderzoekscontext van de universiteit.

Er zal ooit wel een moment komen waarop we onze missie moeten bijsturen, maar vandaag is daar zeker geen nood aan. Maar eigenlijk zou je mij die vraag over een paar jaar opnieuw moeten stellen. Ik wil nog even de ongelooflijke klantvriendelijkheid in onze bibliotheken in de verf zetten.

Als ooit uit de tevredenheidsenquêtes blijkt dat de vriendelijkheid van ons personeel slechter beoordeeld wordt, dan gaan bij ons alle rode knipperlichten aan. De infobalie van de bib moet de plek zijn waar je het vriendelijkst behandeld wordt van de hele universiteit.

Ik ben ervan overtuigd dat dat nu zo is in de Boekentoren en dat is ook zo in de faculteiten: ook daar is het telkens de ambitie dat de faculteitsbib de vriendelijkste balie van het gebouw heeft.

Sylvia, wat betekent de Boekentoren voor jou persoonlijk, en hoe kijk je uit naar de voltooiing van de restauratie?

Sylvia: Toen ik hier in 1983 begon, vroeg ik me echt af waar ik beland was. Er was overal veel wanorde. De professorengang stond bijvoorbeeld vol meubels die niet meer gebruikt werden, en die bleven daar maar staan. En het rook overal zo muf. We hebben zeer veel opgeruimd en weggewerkt.

Wat ooit mooi was, hebben we laten herstellen. En nu heb ik het gevoel dat alles goed komt. Er wordt zorg voor gedragen. Het restauratiedossier startte in 2005, de werken in 2012, en die zouden voltooid moeten zijn in 2021. Het resultaat zal zó mooi zijn!

Dries: De restauratie van de Boekentoren is een van de grote accenten van de voorbije twintig jaar – hoewel die nog niet helemaal voorbij is. Wanneer het gebouw opnieuw zal opengaan, zal er zoveel mogelijk worden dat we nooit eerder hebben kunnen doen.

We moeten nu ons gebouw missen, maar het zal een geweldige attractie worden eens de restauratie voltooid is. Ik las eens dat we vóór de sluiting jaarlijks zo’n 200.000 bezoekers hadden. Dat is een ongelooflijk cijfer. En ik verwacht dat dat nog veel meer zal zijn wanneer we opnieuw opengaan.

De stad is gegroeid, de universiteit is gegroeid, en het aantal studenten ook. Het wordt een toplocatie.

Sylvia: Na een rondleiding schreef iemand hier onlangs nog in het gastenboek: “Was ik een boek, dan zou ik hier zo graag wonen”. Dat was zo mooi gezegd!

Sylvia, wat ga je het meest of het minst missen, wanneer je op 1 april op pensioen gaat?

Sylvia: Dat is een moeilijke vraag. Ik ga alles missen, behalve vergaderingen waar maar geen eind aan lijkt te komen. (lacht) Ik ga mijn collega’s natuurlijk ook heel erg missen. En ook het gebouw, en vooral de tuin. Die geeft zoveel rust.

Maar mijn pensioen betekent geen definitief afscheid. Ik word hier vrijwilliger. Zo hebben we een collectie van duizenden foto’s van het gebouw en van evenementen. En ik weet over het algemeen over welk hoekje het gaat, wie daarop staat, of aan wie ik het kan vragen die dat wel weet, dus daar zal ik helpen bij het toevoegen van metadata.

We hadden ook niet anders van jou verwacht. Sylvia en Dries, hartelijk dank voor dit gesprek.