Als je vandaag een deftige archiefdienst wilt zijn of uitbouwen, is de tijd van lijstjes in Word-documenten en Excel-bestanden stilaan voorbij. Je gaat dan ook onmiddellijk voor een ABS (Archiefbeheersysteem). Maar welk systeem kun je kiezen? Is het betaalbaar voor je dienst? Wat bieden ze en wat niet?

Editie 2.0?

Als een volleerd moderator legde Willem Vanneste (UAntwerpen) vier gebruikers van archiefbeheersystemen op de rooster. Elk panellid kreeg drie minuten om zijn of haar product voor te stellen, om nadien nog drie grote vragen van de moderator en vragen van het publiek te beantwoorden.

Wie verdedigde welke ABS?

Quincy Oeyen, werkzaam bij de Coördinerende Archiefdienst van de Vlaamse overheid verdedigde de gemeenschappelijke dienstverlening Digitaal Archief Vlaanderen (DAV). Dit systeem is opgezet door het Facilitair Bedrijf van de Vlaamse overheid, als hulp bij het beheren, bewaren en ontsluiten van digitale overheidsinformatie die het administratieve proces doorlopen heeft.

Het is gericht op de Vlaamse overheid en op lokale openbare besturen. Naast het voorzien van de benodigde platformen, behoren ook helpdesks, opleidingen en ondersteuning tot het aanbod. In december 2019 ging het zogenaamde Serieregister online, in januari 2020 het e-depot. Daarnaast biedt de archiefdienst zelf opleidingen aan om te werken met dit ABS.

Katrien Weyns, werkzaam bij het KADOC van de KU Leuven, lichtte ScopeArchiv (SA) toe. SA is ontwikkeld door en voor Zwitserse overheidsarchieven. Het werd door LIBIS en Leuvense archivarissen tot een modulair systeem ontwikkeld dat we vandaag als LIAS kennen. Met LIAS kan je analoge, digitale en gedigitaliseerde archiefstukken en andere soorten erfgoed beschrijven, beheren en ontsluiten.

Het is een ABS waardoor je je archiefbeheer volledig op maat kunt uitbouwen, met of zonder digitaal depot, met een geavanceerde module voor magazijnbeheer, een module voor de registratie van aanwinsten, geïntegreerde ontsluiting met andere collecties, enz. De ondersteuning van archivarissen en informatici uit het Lias-netwerk zit ook in het pakket.

Steven Staelens van Archief Gent, het stads- en OCMW-archief van de stad, nam het op voor het Gemeenschappelijk Archief- en InformatieSysteem (GIAS), ontwikkeld door de stad Gent en de provincie Oost-Vlaanderen i.s.m. het Nederlandse softwarebedrijf DEVENTit.

Het systeem ontstond uit de concrete behoefte van de lokale besturen om zowel hun analoge als digitale archieven efficiënt te kunnen beheren. Archiefprocessen zoals het verwerken van overdrachten, het opnemen van schenkingen, het uitvoeren van de selectie voor vernietiging en het beheren van het depot worden hiermee geautomatiseerd.

Digitale documenten passeren ook via het GIAS door een eenvoudige overdrachtsprocedure en een link met een digitaal depot. Het is de bedoeling dat de (Oost-Vlaamse) burger via een publieke omgeving ook toegang krijgt tot de archiefdocumenten van zijn of haar gemeente.

Roeland Verhaert trad in dit debat op als verdediger van AtoM-Atomis, dat geïmplementeerd werd in het Gemeentelijk Documentatiecentrum van Ranst. AtoM is een webbased opensourcetoepassing waarmee men archieven kan beschrijven en zo toegankelijk maken.

Het systeem werd ontwikkeld in opdracht van de ICA (the International Council on Archives) en wordt nu verder ontwikkeld door het Canadese bedrijf Artefactual. De tool Atomis, die samenwerkt met AtoM, vereenvoudigt het gebruik en je kunt er modules en functionaliteiten mee toevoegen (depotbeheer, nadere toegangen, invoer van foto’s en pdf’s enz.).

Met de toevoeging van Atomis is het gemakkelijker om archiefbeschrijvingen in ISAD(G) te maken, te controleren en om te zetten in EAD (Encoded Archival Description). Zo zijn ze snel in te voeren in AtoM of een ander systeem dat beschikt over EAD-invoer, en kunnen ze gemakkelijk online ter beschikking gesteld worden. Hetzelfde geldt voor beschrijvingen van archiefvormers, trefwoorden en plaatsnamen, en beschrijvingen die niet voldoen aan een standaard datamodel.

Drie grote vragen 

De panelleden konden op voorhand het antwoord op drie grote vragen voorbereiden. Na elke grote vraag kreeg het publiek de kans om om verduidelijking te vragen. De drie vragen waren de volgende:

• Welke mogelijkheden biedt het ABS om gegevens in en uit te voeren?
• Wat zijn de mogelijkheden om aan te sluiten op een e-depot?
• Hoe zijn het zoeken en het raadplegen geregeld?

Vragen uit het publiek

Uit ATOMIS stappen is gemakkelijk, maar laten de andere systemen dat ook gemakkelijk toe? Het DAV gaf aan dat dit contractueel vastgelegd is, omdat de Vlaamse overheid met een externe leverancier werkt. Een migratiekost zal er altijd zijn. Als tip werd meegegeven dat wanneer je overweegt om in een bepaald systeem in te stappen, je altijd aan een exitstrategie moet denken. 

SA/LIAS is modulair opgebouwd, waardoor dat mogelijk is. Alle informatie kan ook uit het e-depot worden gehaald. Het GIAS heeft nog geen ervaring hierin, maar voorziet wel in die optie. In feite zitten de data in drie verschillende ‘eigen’ systemen. Voor de clouddienst wordt gewerkt met een externe leverancier waarbij het mogelijk is om eruit te stappen.

Niet iedereen is vertrouwd met boomstructuren. Kan het ABS zonder boomstructuur werken?

Bij het DAV wordt de boomstructuur omgezet in een platte lijst en alles wordt als metadata weggeschreven. Aangezien alles geïndexeerd wordt, kun je op elk moment eender wat zoeken. In SA/LIAS is de boomstructuur voorzien, maar die is eigenlijk niet nodig. Alles wordt opgesteld in een platte structuur en de linken kun je zelf toevoegen.

Het GIAS heeft beide mogelijkheden: een zeer sterk uitgewerkte boomstructuur, maar ook een goede zoekfunctie. ATOMIS werkt bij voorkeur met een boomstructuur. Dat sluit aan bij het concept Records in Contexts (RiC) van de ICA. Maar het ABS kan ook zonder. 

In welke mate moet je ernaar streven om een eigen publieke omgeving te hebben?

Het DAV gebruikt een standaard publieksportaal, maar dat kan eventueel veranderen. SA/LIAS heeft alles geïntegreerd in LIMO en heeft geen behoefte aan een apart portaal. Het GIAS heeft ervoor gekozen om opgenomen te worden in de digitale omgeving van Stad Gent. Bij ATOMIS is maatwerk mogelijk en het hangt dus af van de keuze van de gebruiker.

Waarom hebben jullie voor dit systeem gekozen?

Zowel het DAV als SA/LIAS en het GIAS hebben een openbare aanbesteding uitgeschreven. Bij de keuze voor ATOMIS was het financiële aspect het belangrijkste. Daarnaast waren ook de flexibiliteit en de eenvoud van het systeem belangrijk.

Hoe zit het met de kostprijs? Is dit betaalbaar voor kleine besturen?

Het DAV gaf bij de voorstelling van het ABS al aan dat de kost voor het e-depot € 10.000 bedraagt. Het is maatwerk en een offerte kan altijd gevraagd worden. De Vlaamse overheid betaalt voor openbare besturen deels mee.

Er wordt wel abonnementsgeld gevraagd aan de diensten die alles omvatten. Ook SA/LIAS werkt op maat van de klant met verschillende mogelijkheden in modules. Ze werkten met commerciële producten die wereldwijd gebruikt worden. Bij SA zit wel alles in de kostprijs. Helaas werd geen richtprijs gegeven.

Het GIAS heeft een eenmalige basiskost van € 5.000 en een jaarlijkse kost van ca. € 4.000. Een extra eenmalige kost voor een eigen publieke omgeving bedraagt ca. € 3.000.

ATOMIS is met een eenmalige opstartkost van € 1.500 en een jaarlijkse abonnementskost (o.a. updates enz.) van € 375 duidelijk de goedkoopste. Daarbij komt wel nog een aparte kost voor de hosting. Die bedraagt ca. € 1.800 per jaar, maar meestal wordt deze kost door de besturen zelf opgenomen.

Tot slot

Opvallend in dit debat was dat de ABS’en door archiefdiensten voorgesteld werden, niet door de leveranciers. Daarmee gaat het toch verder dan een promopraatje. Als luisteraar in de zaal heb je het gevoel dat de sprekers door hun praktijkervaring met het ABS in kwestie, weten waarover ze spreken en de problematieken kennen.

Het GIAS en het DAV moeten het systeem wel nog effectief in gebruik gaan nemen. De aanvullende vragen uit het publiek raakten enkele gevoelige snaren die niet onmiddellijk in de presentatie van het ABS vermeld waren, maar ook niet altijd beantwoord werden tijdens de aparte vragenronde.

Het debat zou eventueel een toegevoegde waarde hebben, indien het publiek effectief had kunnen stemmen. Al was het maar via handopsteking.