De ontsluiting van het museumarchief binnen het opzet van P&P kent haar eigen problematiek. De relevante bestanddelen kunnen immers niet fysiek afgezonderd en beschreven worden, los van het fonds waarin ze zich bevinden.
De archivaris wordt hier dus uitgenodigd om het materiaal op een creatieve manier voor geïnteresseerde onderzoekers te ontsluiten. Vermits een traditionele inventaris in dit geval niet tot de mogelijkheden behoort, zal geopteerd worden voor een ander type toegang, bijvoorbeeld een archiefgids.
Deze gids kan de primaire bronnen van het KMKG-archief bundelen, die aangewend kunnen worden in de studie van de geschiedenis van de egyptologie. Dit komt enerzijds tegemoet aan de noden van de onderzoekers en biedt anderzijds een interessante bijkomende toegang tot het instellingsarchief.
Een extra uitdaging bij de verwerking van de archieven is dat ze beschikbaar moeten blijven voor de onderzoekers van het project tijdens inventarisatie. Dit betekent dat de archivaris in een snel tempo zicht moet krijgen op de inhoud van het materiaal om eventuele vragen gericht te kunnen beantwoorden. Tegelijkertijd ligt in de nauwe samenwerking met de onderzoekers ook net de sterkte van het ontsluitingsproject.
De onderzoekers kunnen namelijk bijkomende informatie aanleveren over de hierboven beschreven archieven en hierdoor bijdragen aan het (bij benadering) dateren van stukken, het identificeren van eigennamen enz. Zeker wat betreft de ontsluiting van archieven van wetenschappers is de bijdrage van experten ter zake een welkome hulp voor de archivaris.
Omdat netwerkanalyse en -visualisering voor de onderzoekers binnen P&P een belangrijke rol speelt, worden allerlei gegevens over personen, organisaties, gebeurtenissen, publicaties en objecten centraal verzameld in het online datamanagementplatform Nodegoat. Ondanks de arbeidsintensiviteit, betekent de invoer van relevante inventarisnummers bij de persoons- en organisatiefiches in Nodegoat wel een bijkomende toegang tot de archieven.
Bijgevolg kan de desbetreffende relevante informatie snel en gemakkelijk op één enkele zoeklocatie, namelijk in de databank, teruggevonden worden. Hierbij dient opgemerkt te worden dat deze individuele verwijzingen in de databank nooit dezelfde meerwaarde kunnen bieden als een volwaardige inventaris. Een inventaris bevat immers een schat aan contextinformatie.
Wanneer individuele nummers uit de inventaris gelicht worden om aan de databank toe te voegen, gaat de hiërarchie tussen de beschrijvingen onderling onherroepelijk verloren. Als de gegevensverzameling in Nodegoat na afloop van het project ter beschikking zal komen te staan van het brede publiek, zal dit natuurlijk wel een vereenvoudiging van het zoekproces inhouden.
Men vindt dan immers op één enkel platform informatie over het leven en werk van een persoon, eventuele relaties met andere personen of instellingen, verwijzingen naar archiefbestanddelen van of over de betreffende persoon of organisatie, maar ook referenties naar andere platformen zoals Wikipedia en – indien voorhanden – ook een of meerdere afbeeldingen.