FelixArchief, team Logistiek Archiefbeheer

META Nummer 2019/4

FelixArchief, team Logistiek Archiefbeheer

Geschreven door
Gepubliceerd op 07.05.2019

Ons team is divers, maar onze zin voor nauwkeurigheid hebben we gemeen

Wanneer werd het FelixArchief opgericht?

In 2006 verhuisde het Antwerpse stadsarchief naar het gerestaureerde Sint-Felixpakhuis. De naam van dit pakhuis uit 1861 verwijst naar de architect Felix Pauwels. Sinds het archief hier zit, spreken we van het FelixArchief. Het Antwerpse stadsarchief bestaat al veel langer, sinds 1796. Het oudste archiefstuk dateert uit 1124.

Wat is jullie opdracht en hoe vullen jullie die in?

Het team Logistiek Archiefbeheer is verantwoordelijk voor alle logistieke handelingen die onze archieven ondergaan. We bereiden de archieven op locatie voor zodat we ze veilig kunnen overdragen naar het FelixArchief. Vervolgens zorgen we voor een goede nummering en een veilige verpakking. Nauwgezet registreren we welke archieven in welke doos zitten, zodat we alles snel en efficiënt kunnen terugvinden. We kijken ook na welke archieven nood hebben aan een betere verpakking. We schaven onze verpakkingstechnieken iedere dag bij. Archieven die we twintig jaar geleden verpakten, voldoen nu niet meer aan onze kwaliteitsvereisten.

We halen archiefstukken op voor onze klanten in de leeszaal. Voor stadsmedewerkers brengen we de stukken naar onze collega’s van team digitalisering, die ze voor hen inscannen. Verder halen we stukken uit voor diverse projecten (digitalisering, tentoonstellingen, enz.). We hebben ook nog een depot in het administratieve centrum Den Bell. Daar bewaren we de semi-dynamische archieven van de diensten die er zitten.

Wat hebben jullie al kunnen verwezenlijken?

We plaatsen onze archieven zo efficiënt mogelijk. In 2006 stapten we over van thematische plaatsing naar formaatplaatsing. Nu verfijnen we dit door op voorhand een ideale combinatie van dozen uit te tekenen die een legbord optimaal vult. Zo weten we welke doos we waar op welke manier willen plaatsen. Dit noemen we virtueel nummeren.

We creëerden een calamiteitenkit. Dit is een rolkar waarop heel wat nuttige voorwerpen liggen die nodig kunnen zijn bij een calamiteit: dweilen, sponsen, zaklampen, maar ook een koevoet.

Welke ambities willen jullie als team nog graag verwezenlijken?

We willen de zorg voor onze archieven nog verder verfijnen. Sinds 2018 registeren we consequent voor alle nieuwe archieven de drager. Zo vermijden we bijvoorbeeld dat perkamenten banden vlak naast een uitblaasrooster terechtkomen.

Voor kleine archiefoverdrachten willen we gebruikmaken van een vrachtfiets. De archieven zitten even veilig als in een vrachtwagen. We besparen vrachtwagenkilometers en we kunnen efficiënter plannen. En het is meteen een gezonde inspanning voor onszelf.

Hoe meet je de impact van jullie werk?

Voor alle archieven die we verpakken registeren we het aantal inventarisnummers, doosnummers, aantal meter en kubieke meter. We voeren onze taken uit aan de hand van een opdrachtenlijst. Ieder kiest een opdracht in functie van de prioriteiten. Zo heeft iedereen keuzevrijheid terwijl we wel onze prioriteiten bewaken. We registeren ook nauwgezet welke stukken we wanneer en voor wie ophalen en terugplaatsen.

Wat maakt jullie team zo uniek?

De ‘lijm’ tussen het team. We zijn ontzettend goed op elkaar ingespeeld terwijl de teamleden verschillende karakters hebben. We kennen elkaars sterktes en zwaktes, durven die ook uitspreken en we benutten die ten volle. Iedereen springt voor elkaar in de bres. Valt iemand onverwacht ziek, dan bekijken de andere teamleden hoe ze dat kunnen opvangen.

Hoe zou je de teamspirit omschrijven?

Betrokken en bevlogen. Iedereen doet zijn werk graag en met passie. Iedereen denkt graag mee waarom en hoe we bepaalde zaken aanpakken. Zodra we beslist hebben, gaan we ervoor. Iedereen neemt verantwoordelijkheid en wil dit ook uitstralen.

Welke achtergrond hebben de team­leden?

Divers. Kok, kinderverzorgster, winkelverantwoordelijke, diploma Slavische talen, filosofie, transporteconomie, arts, je komt het allemaal tegen bij ons. We hebben allemaal iets gemeenschappelijk: zin voor nauwkeurigheid.

Welke eigenschappen/vaardigheden/interesses zijn cruciaal om in dit team te functioneren?

Een goede conditie om iedere dag veel kilometers te lopen en zware stukken te heffen. Graag in contact komen met klanten en collega’s. Streven naar perfectie maar er niet mee inzitten om foutjes te durven toegeven.

IMPORTANT

Waarom lid van de VVBAD worden?

  • Deel zijn van het netwerk van experten en collega's
  • Mee de belangen van de informatiesector behartigen
  • Korting krijgen op de activiteiten van de VVBAD
  • Toegang krijgen tot vakinformatie
  • Participeren in de verenigingsbesturen
Word lid

VVBAD maakt gebruik van cookies om uw gebruikservaring te optimaliseren. Door deze te accepteren of door gebruik te blijven maken van deze website, gaat u akkoord met het plaatsen van deze cookies. Wil u meer weten over cookies, of uw cookie-instellingen voor deze website aanpassen? Bekijk dan hier de voorwaarden.

© Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie vzw
Statiestraat 179 | B-2600 Berchem (Antwerpen)
Tel: (+32) 03 281 44 57 | email: vvbad@vvbad.be