Met mij als vrijwilliger in de bibliotheek, zelfs in het archief, zou je geen donder kunnen aanvangen, vrees ik. Ik zou me aangetrokken voelen tot dat intrigerende boek, me ergens in een kast gaan verschuilen en rustig lezen. Of me van het ene naar het andere spoor laten leiden in dat archief, in het gezelschap van een harige spin.

Ja, de realiteit is dat niet iedereen zomaar geschikt is voor elk soort vrijwilligerswerk en dat is in bibliotheken en archieven niet anders. Toch merken we uit onze praktijk dat heel wat organisaties worstelen met het idee om vrijwilligers te begeleiden en te evalueren.

Begeleiden van vrijwilligers

Vrijwilligers zijn een schakel in het geheel van je organisatie. Een vrijwilliger is in essentie iets anders dan een betaalde medewerker, maar ook weer niet zo verschillend. We vergeten soms dat vrijwilligerswerk op zich in feite geen enkele zin heeft, en geen enkele organisatie neemt vrijwilligers aan omwille van het inzetten van vrijwilligers.

Vrijwilligers zetten zich dus in om mee te helpen bepaalde doelstellingen te halen, met de verantwoordelijke van de bib of van de vrijwilligers als opdrachtgever. De verantwoordelijke (als je die nog niet hebt, duid je best iemand aan) bepaalt welk vrijwilligerskader er nodig is en voor welke activiteiten er al dan niet vrijwilligers ingezet worden. Hij of zij is het aanspreekpunt van de vrijwilligers en kan en moet ingrijpen als een vrijwilliger de instructies niet opvolgt. Hij of zij stuurt met andere woorden de vrijwilligers aan. Dat betekent in eerste instantie dat hij of zij weet waarmee de vrijwilligers bezig zijn, met de vrijwilligers praat en toont dat ze bij hem of haar altijd terechtkunnen met vragen of problemen. De verantwoordelijke moet ook niet tolereren dat vrijwilligers die sturing afwimpelen of raadgevingen naast zich neerleggen.

Sturen is eventueel de laan uitsturen

Vrijwilligers sturen houdt in dat je hen duidelijk maakt wat ze mogelijk verkeerd doen, terwijl je ook nagaat of er een extra behoefte aan begeleiding of ondersteuning nodig is. Zo krijgt de vrijwilliger de kans zich te herpakken, een deel van de taak te laten vallen, zich te heroriënteren naar een andere taak, enz.

Mogelijk leidt het tot het einde van de samenwerking, want je kunt en mag de vrijwilliger feedback geven en evalueren. Dat impliceert een investering in het opvolgen van de vrijwilligers. Maar het helpt je ook het vrijwilligerswerk te herschikken. Je kunt je afvragen of je vrijwilligers waarin je meer moet investeren dan ze opleveren aan de slag moet houden.

Tot slot

Samenwerken met vrijwilligers is in essentie niet anders dan samenwerken met collega’s. In de meeste gevallen verloopt die samenwerking fijn en goed. Vooral als je op voorhand hebt nagedacht over hoe die samenwerking best georganiseerd wordt. Begeleiden, opvolgen, praten en mensen bijsturen is een deel van de job van de verantwoordelijke. Vaak haalt men daar erg veel plezier uit.

Het kan soms misgaan. Dan is het goed korte metten te maken. De stekker uit de samenwerking te trekken en verder te werken met de vrijwilligers die er nog wel zin in hebben.

Net zoals één zwaluw de lente niet maakt, is een mindere ervaring met één vrijwilliger geen reden om het vrijwilligerswerk als concept te verwerpen.

>    Wil je meer lezen? Kijk op www.vlaanderenvrijwilligt.be.