Wim Van Bree, customer relation manager van Opera Ballet Vlaanderen opende de studiedag. Bij zijn start in 2008 was zijn missie om opera en ballet in Vlaanderen weer hip te maken, en daarin slaagde hij wonderwel. Nooit eerder vonden zoveel jonge mensen de weg naar de opera en het ballet. We hoopten een inkijk te krijgen in zijn trukendoos en hieruit inspiratie te halen voor onze eigen werking.

Wim Van Bree: klantenbinding en pr voor de muziekcollectie

Van Bree begon zijn queeste destijds met de centrale vraag “Wat willen we zijn?”, een vraag die wij ons ook allemaal stellen. Hij hing het antwoord op aan een aantal kernbegrippen.

OPEN
Opera Ballet Vlaanderen wil in de eerste plaats open zijn: een plek waar iedereen welkom is, waar men openstaat voor feedback en waar openheid is naar het publiek toe. Een moderne openbare bibliotheek is ook een open huis, dat staat vast, maar we kunnen ons publiek wellicht nog meer betrekken bij onze afdeling en het uitwerken van activiteiten. Leg je oor eens te luisteren bij je bezoekers, luister naar hun ideeën en werk bottom-up. Ze zullen zich ongetwijfeld meer betrokken voelen.

In ruil voor zijn openheid naar het publiek toe verwacht Van Bree dat dat publiek ook open staat voor een vernieuwend, breder repertoire, los van de klassiekers. Dat is niet altijd gemakkelijk: soms moet je die openheid afdwingen en aanleren, bv. door in een vaste abonnementsformule moeilijkere creaties op te nemen. Onbekend is onbemind, toch? Dit principe kunnen we ook toepassen op de bezoekers van de bibliotheek: leners zijn gewoontedieren en nemen vaak eenzelfde muziekgenre mee naar huis. Het is aan de medewerkers van de bibliotheek om de blik van de leners te verruimen en hen te laten kennismaken met het minder hapklare aanbod, fysiek en digitaal.

EIGENZINNIG
Opera Ballet Vlaanderen hecht veel belang aan eigenheid en eigenzinnigheid. Volgens Van Bree is een voorwaarde voor succes dat je jezelf regelmatig heruitvindt. Wees nieuw en een tikkeltje anders. Doe eens gek. De Opera wou uit haar ivoren toren komen en terug contact zoeken met het publiek. Dat is gelukt door de koers drastisch te wijzigen, meerdere keren. De werking van een moderne muziekafdeling is ook gebaat met wat meer out of the box denken. Steek bekende formules eens in een verrassend jasje, werk rond gekke thema’s of presenteer je muziekcollectie eens helemaal anders, wie weet bereik je dan een groter of een ander publiek.

ONWEERSTAANBAAR
Meer mensen naar de opera lokken kan volgens Van Bree ook alleen maar als de opera echt onweerstaanbaar is: verhalen vertellen die ergens over gaan en producties tonen die van begin tot eind helemaal kloppen. De basis, het product dat je verkoopt, moet van onberispelijke kwaliteit zijn, ook in de bibliotheek. De collectie, fysiek én digitaal, is nog steeds onze core business, dus verlies ze zeker niet uit het oog bij de organisatie van allerhande activiteiten. Ze moet zo fijn samengesteld (én gepresenteerd!) worden dat de bezoekers er niet aan kunnen weerstaan.

SAMENWERKEN
Met een nieuwe visie en de drie hierboven geschetste kerngedachten in het achterhoofd ging Van Bree met zijn team op zoek naar nieuwe, soms minder voor de hand liggende samenwerkingen om Opera Ballet Vlaanderen te promoten. Een gekke, maar even geniale actie was er eentje samen met Rode Kruis Vlaanderen: donoren konden bloed geven in het decor van Parsifal. Passend, want in het verhaal van Parsifal sterven de personages aan de lopende band en vloeit het bloed rijkelijk. Denk als bibliotheek ook eens verder dan de vaste partners als je een project op poten zet. Link je activiteiten daarbij zoveel mogelijk aan de actualiteit: meesurfen op iets wat aandacht in de media krijgt is natuurlijk mooi meegenomen.

INTERACTIE EN KLANTENBINDING
Als je publiek wil aantrekken én houden is communicatie vanzelfsprekend erg belangrijk. Zorg dat je hen goed informeert en dat ze weten wat er reilt en zeilt op je afdeling. Je creëert betrokkenheid bij je bezoekers en daardoor gaan ze zich een deel van de gemeenschap voelen. Leg de vaste bezoekers van de muziekafdeling eens in de watten en laat hen weten dat je hun mening belangrijk vindt. Wie wil kan misschien vriend van de muziekbib worden en genieten van exclusieve voordelen? Van Bree toont aan dat een degelijk en doordacht marketing- en communicatieplan vooraf loont en dat het niet iets is wat je nog snel achteraf moet doen. Iets waar we in heel wat bibliotheken nog aan kunnen schaven.

Ervaringen gedeeld aan gesprekstafels

In drie gesprekstafels gingen de leden van de VVBAD-vakgroep Muziek en Film in gesprek met collega’s uit muziekbibliotheken. Rond de tafel werden vele voorbeelden gedeeld over hoe er in muziekbibliotheken gewerkt wordt met een community van muziekliefhebbers: van lezingen over de evolutie van de muziek of cursusavonden rond thema’s uit de muziek, tot het samenstellen van een eigen muziekclub of kleinschalige concerten met lokale muzikanten.

MUZIEKWERKING
Veel muziekbibliothecarissen staan te popelen om met hun afdeling te evolueren van een louter muziekaanbod naar een muziekwerking. Zij zijn er zich van bewust dat hiervoor een omslag in de besteding van de budgetten nodig is. Naast middelen voor de aankoop van een muziekcollectie is een budget voor activiteiten minstens even belangrijk om deze nieuwe rol – die verder gaat dan het louter digitale – op te nemen. Zo kan de bib beter en meer inzetten op luisterplezier en muziekbeleving.

KLANTENBINDING
Met de resultaten van de muziekenquête in het achterhoofd ging een tweede gesprekstafel op zoek naar concrete tips en ervaringen rond klantenbinding. Klanten helpen om muziek te ontdekken, is een absolute aanrader. Dat kan door bezoekers persoonlijk aan te spreken, maar sterker nog door een deel van de collectie tijdelijk in de kijker te zetten, al dan niet bijgestaan door een gepassioneerde medewerker. Met activiteiten die zich richten op een introductie van verschillende muziekgenres kun je klanten muziekgenres leren kennen en hen prikkelen voor nieuwigheden of zelfs zorgen voor verdieping in de muziekbeleving of wegwijs maken in de grote hoeveelheid online muziek. Samenwerking met andere organisaties biedt nieuwe mogelijkheden. Thematafels die inspelen op de programmatie van het cultuurcentrum zorgen zeker voor enige interactie. Maar het kan nog interactiever door verenigingen of organisaties uit de buurt zelf een thematafel met materialen uit de bib te laten samenstellen. Het is niet langer enkel de cd die klanten aan ons kan binden, maar wel het product muziek dat gebruikers van muziekafdelingen als tevreden en regelmatige bezoekers kan behouden.

EXTERNE PARTNERS
Aan de derde gesprekstafel  bekeken we hoe muziekafdelingen door samenwerking met externe partners hun muziekwerking kunnen versterken. Met de Library Sessions zette bib Gent een eerste stap in die richting. Jong Gents muziektalent kreeg een podium in de bib. Het was niet zomaar een concert tussen de rekken, maar live muziek uit de eigen collectie en gelinkt aan die collectie door een blogbericht, een thematafel, in de bindteksten van de artiest, enz. Voor veel muziekbibliothecarissen is samenwerking met externe partners nog een klein en moeilijk verhaal. Cultuurhuizen vinden het niet altijd evident om buitenshuis (dus in de bib) te programmeren. Aanvullende zaken zoals expo’s en lezingen bij een concert of een autoriteit die een concert of festival inleidt, werken wel, net als muziekcursussen als voorbereiding op een concert of operabezoek. Academies voor muziek, woord en dans gaan daarentegen wel graag in op de vraag voor samenwerking met de muziekafdeling of voor een optreden in de bib. Inzetten op lokale helden en een lokaal verhaal creëren is daarom zeker een goeie eerste stap naar een samenwerking die de moeite loont en de muziekwerking van bibliotheken kan versterken.

Kortom, aan tips en ervaringen schoten we niet tekort op deze boeiende studiedag.