DICE staat voor Databank Incidenten Cultureel Erfgoed, ontwikkeld in de Rijksdienst Cultureel Erfgoed Nederland. Een samenwerkingsverband tussen de Stedelijke Musea Brugge, de Museumstichting Antwerpen en FARO zorgt ervoor dat deze databank ook in Vlaanderen gratis beschikbaar wordt.

Met deze databank worden incidenten aan erfgoed bewaard in collectie­beherende cultureel-erfgoedorganisaties op een uniforme manier geregistreerd. DICE biedt de erfgoedbeheerder in de eerste plaats een databank om alle incidenten, gevaarlijke situaties en calamiteiten bij te houden met het oog op een betere risicobeheersing op maat van de organisatie.

Waarom?

Wil je je erfgoed bewaren voor de toekomst, dan bescherm je het best tegen bedreigingen. Je grijpt dus niet zozeer in als er verval optreedt, je geeft het verval zo weinig mogelijk kans. Dat is de basis van preventieve conservering.

Een risicoanalyse is een belangrijk aspect van preventieve conservering. In de praktijk ontbreekt het echter vaak aan tijd en middelen om een dergelijke analyse uit te (laten) voeren.

Een risicoanalyse bestaat uit drie delen:
1.    de risico’s identificeren;
2.    de risico’s evalueren;
3.    de risico’s controleren of maatregelen nemen zodat het risico vermindert.

Bij het identificeren van de risico’s zijn er raakpunten met de veiligheidsdienst of de interne dienst voor preventie en bescherming. Op verschillende niveaus (omgeving/locatie, archiefmedium en opslagtype), in verschillende zones (omgeving, locatie, gebouw, opslagtype, personeelsroutine, vervoer, enz.) en volgens risicofactoren (schade­factoren voor erfgoed maar ook risico’s bij werken, terrorisme, sabotage of extreme weersomstandigheden) breng je in kaart welke risico’s het erfgoed loopt.

Bij het evalueren van de risico’s onderzoek je hoe groot de kans is dat een bepaald risico plaatsvindt. Idealiter doen medewerkers vanuit diverse invalshoeken dit (preventieadviseur, collectiebeheerder, brandweer, politie). Dit vul je in op een risicokaart, waarin je een kans- en effectenberekening maakt: hoe groot is de kans dat het incident zich voordoet en wat is het effect daarvan. Als je de kans en het effect met elkaar vermenigvuldigt kom je tot cijfers. Het hoogste cijfer vormt het grootste risico. Daartegen moet je eerst voorzorgsmaatregelen nemen.

Deze stappen in een risicoanalyse zijn vrij theoretisch en vaak snel gedateerd. Het wordt pas op maat en actueel als je de incidenten, gevaarlijke situaties en calamiteiten in je organisatie systematisch en uniform bijhoudt. Zo kun je veel gerichter prioriteiten stellen om preventieve conserveringsmaatregelen te treffen. DICE is daarbij een waardevolle hulp. Medewerkers houden alle inciden­ten niet alleen op dezelfde manier centraal bij, je kunt er ook grafieken uithalen over de frequentie van incidenten. Dat is heel nuttig voor de evaluatie van risico’s op lange termijn.

Idealiter volg je voor een risicoanalyse deze drie stappen. Ontbreken tijd of middelen, dan focus je best op het bijhouden van incidenten, gevaarlijke situaties en calamiteiten. DICE heeft daarbij drie doelen:

1. Beveiligde databank voor de erfgoedbeheerder.
In DICE houdt een onbeperkt aantal medewerkers de incidenten consequent bij. Zo krijg je automatisch een centraal overzicht van de pijnpunten in je organisatie en kun je ze efficiënter opvolgen en aanpakken. Risicobeheersing dus.

2. FARO wordt de functionele beheerder en aanbieder op Vlaams niveau
FARO centraliseert de incidenten anoniem om de werking rond veiligheidszorg en preventieve conservering af te stemmen op incidenten die vaak voorkomen. We kunnen uit DICE geen statistieken halen, wel gegevens analyseren en trends signaleren. Frequente incidenten worden op basis van DICE onder de aandacht gebracht, waardoor we onze werking (bv. vorming, publicaties, ervaringsuitwisseling) erop af kunnen stemmen. Naarmate de database meer informatie bevat, kan FARO meer betrouwbare uitspraken doen over frequentie, oorzaken, schades en kosten van incidenten. Daarnaast kunnen we conclusies trekken over het effect van preventieve maatregelen.

3. Alerteringsfunctie sectorbreed
DICE werkt met een alerteringsfunctie waarbij de gebruikers elkaar waarschuwen bij bedreigingen. Zo worden betrapte dieven in musea, archieven en bibliotheken gesignaleerd via mail.

In 2016 startten we gesprekken met de Rijksdienst Cultureel Erfgoed Nederland en enkele depotconsulenten om DICE naar Vlaanderen te brengen. De Brugse Stedelijke Musea en de Museumstichting Antwerpen hadden nood aan een dergelijk systeem en stapten dus mee in het project. Beide organisaties testten de Nederlandse databank uit en pasten ze samen met FARO aan aan de eigen noden. FARO zorgde voor een toetsing/aanpassing van de tien schadefactoren en voegde de rubriek ‘gevaarlijk erfgoed’ toe, waarbij de focus ligt op gezondheidsrisico’s.

In een eerste fase wordt de databank uitgetest in andere deelsectoren en aangepast aan hun noden.

Beveiligd

DICE is een beveiligde database. Alleen FARO als beheerder heeft toegang tot alle ingevoerde informatie, maar weet niet in welke organisatie het incident plaatsvond.

Deelnemen aan de testfase? Mail anne-catherine.olbrechts@faro.be

>  http://www.depotwijzer.be/calamiteitenplan-hoofdstuk-1-preventie-en-risicoanalyse
    http://www.depotwijzer.be/de-tien-schadefactoren