Schimmelexplosie, waterschade, ongedierte – wat nu? Draai de nachtmerrie van een calamiteit om tot een succesverhaal voor je collectie.

META Nummer 2017/9

Schimmelexplosie, waterschade, ongedierte – wat nu? Draai de nachtmerrie van een calamiteit om tot een succesverhaal voor je collectie.

Geschreven door Ine Boogmans
Gepubliceerd op 27.11.2017

Verslag van een lezing op Informatie aan Zee 2017

Calamiteiten zoals water­schade en schimmels zijn helaas een regelmatig terug­kerende nachtmerrie binnen de erfgoedsector. Naast de onvermijdelijke schade aan de collectie worden de betrok­ken informatiespecialisten bovendien getroffen door een sterke verlieservaring, in de meeste gevallen gekoppeld aan periodes van verhoogde stress. In deze boeiende en interactieve sessie lag de nadruk echter niet alleen op het voorkomen en remedië­ren van schade, maar vooral op de onverwachte positieve resultaten die hieruit kunnen voortvloeien.


Hendrik Defoort deed het angstwekkende verhaal van een beschadigde waterlei­ding op de zeventiende ver­dieping van de Boekentoren te Gent. Een weekend lang sijpelde water naar de lager gelegen verdiepingen en meer dan 20.000 boeken raakten beschadigd.


Defoort besprak het nut van een eerder afgesloten raam­contract met een gespeciali­seerde firma — niet bindend, niet exclusief — waardoor administratieve rompslomp vermeden kan worden wan­neer de nood het hoogst is.


Een ander belangrijk aan­dachtspunt is de communica­tie. Het verborgen houden van een dergelijke calamiteit is niet alleen contraproductief, maar praktisch gezien ook amper haalbaar. Wanneer je zelf naar de media toestapt, behoud je de controle over welk verhaal de buitenwereld bereikt.


Vergeet tot slot niet om de calamiteit te documenteren. Registreer welke boeken wer­den getroffen door de schade, bijvoorbeeld via een apart ex libris, en hou een lijst bij met het afgevoerd materiaal.


Ludo Vandamme van De Biekorf vertelde over de aan­tasting van het erfgoeddepot te Brugge door houtworm, als gevolg waarvan alle boeken behandeld moesten worden. De collega’s van Brugge han­teren ondertussen een streng quarantainebeleid — alle bin­nenkomende boeken worden sowieso één jaar apart gehou­den — en hebben een vaste overeenkomst met een gespe­cialiseerd bedrijf.


Andere ongewenste bio-orga­nismes ontdekte Veronique Verspeurt van de KU Leuven in een extern magazijn. Een nefaste combinatie van een waterlek, binnengewaaid bouwstof, en een defect aan de luchtkoeling — met tro­pische temperaturen tot gevolg — had geleid tot een schimmelexplosie.


Dankzij een op voorhand opgesteld calamiteitenplan kon meteen het urgentiepro­tocol in gang treden. Er werd contact opgenomen met de afdeling microbiologie om de ontwikkeling van de schim­mels op te volgen, en de col­lega’s behandelden handmatig alle aangetaste documenten met ethanol.


Haar advies was om zeker contact op te nemen met de dienst gezondheid en pre­ventie, of eventueel met Volksgezondheid, om te con­troleren of er geen gevaar is voor de medewerkers die in contact komen met de schim­mels.


Julie Aerts van het Centrum voor Religieuze Kunst en Cultuur werd geconfronteerd met de herkenbare combi­natie van calamiteit en een gebrek aan middelen. Bij het verhuizen van de 16e-eeuwse erfgoedcollectie van de Sint-Bernardusabdij te Bornem kwam een schimmelaantasting aan het licht.


Een oproep naar vrijwilligers leverde maar liefst 80 kandi­daten op, die door professi­onele restauratoren werden opgeleid, met ondersteuning van het CRKC en de gemeente Bornem. Vanuit de provin­cie Antwerpen werden subsi­dies toegekend voor de aan­koop van materiaal. Dankzij een strakke workflow en de onverwachte creativiteit van de betrokkenen is de collec­tie ondertussen gereinigd, geregistreerd, en onderge­bracht bij het rijksarchief van Beveren.


Ook de collega’s in het publiek deelden hun ervaringen, tips, nieuws en advies. Een selectie:
•    Vanuit de erfgoedsector wordt werk gemaakt van een Vlaams urgentieteam voor erfgoedbibliotheken.
•    FARO, Vlaams Steunpunt voor Cultureel Erfgoed, ont­wikkelt een incidentendata­bank.
•    Op de website Depotwijzer (http://www.depotwij­zer.be/) staat veel nuttige informatie en kunnen erf­goedmedewerkers inspira­tie opdoen.
•    Een calamiteitenplan is onontbeerlijk, maar enkel nuttig indien iedereen ervan op de hoogte is. Zorg bij­voorbeeld voor kleine cala­miteitenwijzers in de maga­zijnen, met een blauwdruk van het gebouw, telefoon­nummers en andere essen­tiële informatie voor zowel collega’s als de hulpdien­sten.
•    Ook handig is een calamitei­tenkit (met o.a. een potlood, dweil, waterzuiger, enz.) die achter slot en grendel wordt bewaard, zodat het materi­aal niet verdwenen blijkt te zijn op het ogenblik dat het nodig is.
•    Leg archief niet op hou­ten paletten! Bij de minste overstroming zuigen zij het water omhoog en bescha­digen zo het opgestapelde materiaal.


Een ongeluk komt nooit alleen, en vindt meestal plaats op een vrijdagavond, maar door op bruuske manier de vastge­roeste routine te doorbreken, dwingt een calamiteit ons ertoe om onze erfgoedcollec­tie vanuit een ander perspec­tief te bekijken, en biedt zo de mogelijkheid om nieuwe kan­sen te ontdekken.
 

Waarom lid van de VVBAD worden?

  • Deel zijn van het netwerk van experten en collega's
  • Mee de belangen van de informatiesector behartigen
  • Korting krijgen op de activiteiten van de VVBAD
  • Toegang krijgen tot vakinformatie
  • Participeren in de verenigingsbesturen
Word lid

VVBAD maakt gebruik van cookies om uw gebruikservaring te optimaliseren. Door deze te accepteren of door gebruik te blijven maken van deze website, gaat u akkoord met het plaatsen van deze cookies. Wil u meer weten over cookies, of uw cookie-instellingen voor deze website aanpassen? Bekijk dan hier de voorwaarden.

© Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie vzw
Statiestraat 179 | B-2600 Berchem (Antwerpen)
Tel: (+32) 03 281 44 57 | email: vvbad@vvbad.be