Verslag van een lezing op Informatie aan Zee 2017
Calamiteiten zoals waterschade en schimmels zijn helaas een regelmatig terugkerende nachtmerrie binnen de erfgoedsector. Naast de onvermijdelijke schade aan de collectie worden de betrokken informatiespecialisten bovendien getroffen door een sterke verlieservaring, in de meeste gevallen gekoppeld aan periodes van verhoogde stress. In deze boeiende en interactieve sessie lag de nadruk echter niet alleen op het voorkomen en remediëren van schade, maar vooral op de onverwachte positieve resultaten die hieruit kunnen voortvloeien.
Hendrik Defoort deed het angstwekkende verhaal van een beschadigde waterleiding op de zeventiende verdieping van de Boekentoren te Gent. Een weekend lang sijpelde water naar de lager gelegen verdiepingen en meer dan 20.000 boeken raakten beschadigd.
Defoort besprak het nut van een eerder afgesloten raamcontract met een gespecialiseerde firma — niet bindend, niet exclusief — waardoor administratieve rompslomp vermeden kan worden wanneer de nood het hoogst is.
Een ander belangrijk aandachtspunt is de communicatie. Het verborgen houden van een dergelijke calamiteit is niet alleen contraproductief, maar praktisch gezien ook amper haalbaar. Wanneer je zelf naar de media toestapt, behoud je de controle over welk verhaal de buitenwereld bereikt.
Vergeet tot slot niet om de calamiteit te documenteren. Registreer welke boeken werden getroffen door de schade, bijvoorbeeld via een apart ex libris, en hou een lijst bij met het afgevoerd materiaal.
Ludo Vandamme van De Biekorf vertelde over de aantasting van het erfgoeddepot te Brugge door houtworm, als gevolg waarvan alle boeken behandeld moesten worden. De collega’s van Brugge hanteren ondertussen een streng quarantainebeleid — alle binnenkomende boeken worden sowieso één jaar apart gehouden — en hebben een vaste overeenkomst met een gespecialiseerd bedrijf.
Andere ongewenste bio-organismes ontdekte Veronique Verspeurt van de KU Leuven in een extern magazijn. Een nefaste combinatie van een waterlek, binnengewaaid bouwstof, en een defect aan de luchtkoeling — met tropische temperaturen tot gevolg — had geleid tot een schimmelexplosie.
Dankzij een op voorhand opgesteld calamiteitenplan kon meteen het urgentieprotocol in gang treden. Er werd contact opgenomen met de afdeling microbiologie om de ontwikkeling van de schimmels op te volgen, en de collega’s behandelden handmatig alle aangetaste documenten met ethanol.
Haar advies was om zeker contact op te nemen met de dienst gezondheid en preventie, of eventueel met Volksgezondheid, om te controleren of er geen gevaar is voor de medewerkers die in contact komen met de schimmels.
Julie Aerts van het Centrum voor Religieuze Kunst en Cultuur werd geconfronteerd met de herkenbare combinatie van calamiteit en een gebrek aan middelen. Bij het verhuizen van de 16e-eeuwse erfgoedcollectie van de Sint-Bernardusabdij te Bornem kwam een schimmelaantasting aan het licht.
Een oproep naar vrijwilligers leverde maar liefst 80 kandidaten op, die door professionele restauratoren werden opgeleid, met ondersteuning van het CRKC en de gemeente Bornem. Vanuit de provincie Antwerpen werden subsidies toegekend voor de aankoop van materiaal. Dankzij een strakke workflow en de onverwachte creativiteit van de betrokkenen is de collectie ondertussen gereinigd, geregistreerd, en ondergebracht bij het rijksarchief van Beveren.
Ook de collega’s in het publiek deelden hun ervaringen, tips, nieuws en advies. Een selectie:
• Vanuit de erfgoedsector wordt werk gemaakt van een Vlaams urgentieteam voor erfgoedbibliotheken.
• FARO, Vlaams Steunpunt voor Cultureel Erfgoed, ontwikkelt een incidentendatabank.
• Op de website Depotwijzer (http://www.depotwijzer.be/) staat veel nuttige informatie en kunnen erfgoedmedewerkers inspiratie opdoen.
• Een calamiteitenplan is onontbeerlijk, maar enkel nuttig indien iedereen ervan op de hoogte is. Zorg bijvoorbeeld voor kleine calamiteitenwijzers in de magazijnen, met een blauwdruk van het gebouw, telefoonnummers en andere essentiële informatie voor zowel collega’s als de hulpdiensten.
• Ook handig is een calamiteitenkit (met o.a. een potlood, dweil, waterzuiger, enz.) die achter slot en grendel wordt bewaard, zodat het materiaal niet verdwenen blijkt te zijn op het ogenblik dat het nodig is.
• Leg archief niet op houten paletten! Bij de minste overstroming zuigen zij het water omhoog en beschadigen zo het opgestapelde materiaal.
Een ongeluk komt nooit alleen, en vindt meestal plaats op een vrijdagavond, maar door op bruuske manier de vastgeroeste routine te doorbreken, dwingt een calamiteit ons ertoe om onze erfgoedcollectie vanuit een ander perspectief te bekijken, en biedt zo de mogelijkheid om nieuwe kansen te ontdekken.