De KVAN, of de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland is een beroepsorganisatie van archivarissen en recordsmanagers. De vereniging werd opgericht in 1891 en stelt zich ten doel de belangen van het Nederlands archiefwezen te behartigen en de deskundigheid van archivarissen te bevorderen.

Wanneer werd de KVAN opgericht?

De VAN is in 1891 opgericht in Haarlem, in het gebouw van de Philharmonie. Toen had de vereniging nog niet de status van ‘Koninklijk’, dus was het de Vereniging van Archivarissen in Nederland. Van 15 tot 17 juni jl. hebben we met een driedaags jubileumcongres gevierd dat de KVAN 125 jaar bestaat en we hebben dat gedaan in de historische plaats van oprichting, in het gebouw waar de VAN destijds ook is opgericht. Het thema van dat symposium was: ‘Values in transition’. Hoe ziet het vak van archivaris en dat van andere informatieprofessionals er in de toekomst uit als alle informatie digitaal is? Wat betekenen de vanuit de papieren wereld zo vertrouwde concepten als integriteit, authenticiteit, toegankelijkheid en privacy in de digitale samenleving?

Wat is jullie opdracht en hoe vullen jullie die in?

De doelgroepen van de KVAN zijn degenen die zijn (of waren) verbonden aan een instelling van archiefbeheer, archiefzorg of documentatie; degenen die in het bezit zijn van een diploma Archivistiek A of B of een vergelijkbare opleiding hebben afgerond; degenen die een studie volgen op het gebied van de archivistiek; degenen die willen bijdragen aan de doelstellingen van de vereniging.

Dat wordt ingevuld door jaarlijks een symposium te organiseren voor de hele beroepsgroep van archivarissen en informatiespecialisten.

Daarnaast organiseert de KVAN in werkgroepverband cursussen, mastercourses (zeker nu rondom het e-depot, waarbij veel nieuwe kennis en competenties nodig zijn ), buitenlandse studiereizen en heeft de vereniging contacten met de internationale vertegenwoordigingen van archivarissen, zoals in de ICA. De KVAN heeft ook bemoeienis met projecten in het buitenland, om bijvoorbeeld in Rwanda archiefzorg te stimuleren en kennisontwikkeling te bevorderen. De buitenlandagenda houdt ook in dat kennisontwikkeling breed wordt opgepakt in internationaal perspectief.

Wat hebben jullie al kunnen verwezenlijken?

Heel veel. Het is goed dat er een platform is voor contact, kennisontwikkeling en professionalisering. Eigenlijk gaan we nu uit van het credo “een leven lang leren”. Men heeft behoefte aan een professionele discussie met vakgenoten om zo samen te komen tot de nodige knowhow voor de nieuwe tijd, de aanpassingen die nodig zijn om in de digitale werkelijkheid vooraan in de keten van informatievoorziening te zitten, goed te kunnen acteren op het gebied van inspectie, klaar te zijn voor open data en big data enz. Het is nooit zo dat we klaar zijn. Dit is een gaande ontwikkeling, waarbij wij als informatiespecialisten elkaar hard nodig hebben voor een inhoudsrijke discussie.

En welke ambities willen jullie nog graag realiseren?

In de toekomst zal het vak van de archivaris nog veel meer gaan in de richting van de brede informatiespecialist. Ook daarin willen wij kennis en kunde hebben en breed optrekken met de veel ruimere wereld van de informatie. Wij zien samenwerkingsverbanden met andere verenigingen van informatiespecialisten dan ook op onze weg liggen. Wij zien ook de hele informatieketen bij overheden meer in één hand komen, van de ontvangst van een brief of e-mail, tot aan de duurzame bewaring, metadatering en beschikbaarstelling van (papieren of digitale) documenten over honderden jaren. Dat we daarbij samen willen werken met andere verenigingen, dat is duidelijk een nieuwe lijn voor de toekomst.

Hoe hebben jullie de sector (en de eigen organisatie) zien evolueren?

Bij ons jubileumcongres dat we afgelopen maand in Haarlem hebben gevierd, hebben we ook even stilgestaan bij de wereld zoals die in 1891 eruit zag. En we hebben gevolgd wat de steeds veranderende wereld bij ieder jubileum was. Glimlachend hebben we gezegd dat de oprichters eens hadden moeten weten hoe de wereld van de archivarissen nu, in 2016, eruit zou zien. Dat is een wereld van verschil. Van papier, grotendeels overheidsarchieven, wel enkele familiearchieven en bedrijfsarchieven, series, stelsels, inventariseren als corebusiness, studiezalen met studerende bezoekers, naar digitale toegankelijkheid, digitaliseren, veel digitale bezoekers en een studiezaal met aanmerkelijk minder bezoekers dan zeg maar twintig jaar geleden. Open data, privacy bescherming, inspectie op basis van kritische prestatie indicatoren, vooraan in lijn, betrokkenheid, advies en meedenken over DMS-pakketten.

En iedereen glimlacht ook als we ons zelf de vraag stellen hoe de wereld er over 125 uit zal gaan zien, in 2141. Niet te bevatten. Het is goed en logisch dat we mee ontwikkelen en meeveren met de samenleving. Ons beroep is bij uitstek een maatschappelijk vak.

Wij documenteren de samenleving. Verandert de samenleving, dan verandert niet alleen wat wij documenteren, maar ook hoe we dat doen.

Hoe ziet volgens de KVAN het beroep van archivaris eruit in de toekomst?

Betrokken, flexibel, informatie als uitgangspunt, kennis en competenties passend bij de steeds veranderende taak. Dat betekent altijd bezig zijn met nieuwe kennis te verwerven. Informatie zal altijd de kern van ons vak blijven. Beschikbaar stellen en duurzaam toegankelijk houden ook. Informatie zal nog meer aan belang winnen in onze informatiewereld, en het vindbaar en toegankelijk maken van grote databestanden zal toenemen.