De Provinciale Archiefdienst West-Vlaanderen werkt al bijna 15 jaar met een geautomatiseerd archiefbeheersysteem: van 1997 tot 2003 met het programma ‘Dulle Griet’ van de Stad Gent en sinds 2003 met de zelf ontwikkelde Access-toepassing ‘Probat’ (= Provinciaal Beheerprogramma voor Archieftoepassingen). In het kader van de Provinciale archiefsubsidiëring, -ondersteuning en -begeleiding werd Probat vanaf 2005 gratis ter beschikking gesteld van de lokale archiefdiensten. Eerst werd het programma verspreid onder de door de Provincie gesubsidieerde archiefdiensten, later onder alle lokale besturen die voldoen aan enkele welomschreven contractuele voorwaarden. Sinds 2005 ondertekenden 26 lokale besturen een ‘overeenkomst omtrent het gebruik van Probat’. Met het oog op meer efficiëntie, gebruiksvriendelijkheid en een vlotte uitwisseling van gegevens besliste de Deputatie in 2009 Probat om te vormen tot een webapplicatie en daarbij rekening te houden met de actuele archiefstandaarden. De Provinciale Archiefdienst wil op die manier bijdragen tot de automatisering van de archiefsector in West-Vlaanderen, de uitbouw van een digitaal archiefnetwerk en de uniformisering van de interne werkprocessen bij de West-Vlaamse lokale archiefdiensten. In 2010 zijn de gegevens van de Provinciale Archiefdienst opgenomen in de centrale databank. Er is een handleiding opgemaakt en de overeenkomsten met de lokale besturen zijn geactualiseerd. In de loop van 2011 en 2012 zullen stap voor stap de data van de overige Probat-gebruikers aan de centrale databank toegevoegd worden. Aan de Web OPAC wordt momenteel de laatste hand gelegd. De archiefgebruiker zal van thuis uit kunnen zoeken in een steeds groeiend aantal archiefbeschrijvingen en zijn archiefbezoek(en) nauwkeurig kunnen voorbereiden. Als alles volgens plan verloopt moet de website online gaan in november 2011. Daarmee stopt het Probat-verhaal niet. Het is belangrijk om voldoende in te spelen op de (nieuwe) noden van de archivarissen en van de onderzoekers of leeszaalbezoekers. De ‘Gebruikersgroep Probat’ zal daarbij een belangrijke rol spelen. In deze groep kunnen de gebruikers concrete voorstellen tot aanpassing of bijwerking van het programma aanbrengen. De voorstellen worden er geëvalueerd en indien relevant door de technische werkgroep uitgewerkt en geïmplementeerd. Het online gaan van de Probat-website zal ruim gecommuniceerd worden. De digitale ‘Archiefbrief Provincie West-Vlaanderen’ brengt ook steeds een stand van zaken over de ontwikkelingen van het project.