De voortschrijdende evolutie van de informatie- en communicatietechnologie zorgt ook in het archieflandschap voor de nodige veranderingen en nieuwe uitdagingen. De Werkgroep Automatisering – een onderdeel van de sectie Archief en Hedendaags Documentbeheer – onderneemt een bescheiden poging om collega's enigszins wegwijs te maken in de digitale archiefwereld.
De werkgroep Automatisering is opnieuw gestart in 1998, maar bestond formeel gezien al eerder. De eerste vergadering was op 8 juli 1998 aan de VUB.
Vier aandachtspunten staan centraal. In eerste instantie ligt de focus op het digitaal archief- en documentbeheer, een problematiek waar tegenwoordig alle instellingen mee worden geconfronteerd. De volgende stap, het digitaal archiveren, is een tweede belangrijk werkterrein. Ongetwijfeld wordt dit de grootste uitdaging in de toekomst. Hiernaast richt de werkgroep zich ook op alle aspecten van digitalisering. Tot slot wordt er gewerkt rond het geautomatiseerd archiefbeheer. De voornaamste taak van de werkgroep is om de archiefsector over deze onderwerpen te informeren en te sensibiliseren. Dit gebeurt aan de hand van publicaties en de organisatie van studiedagen.
De vertaling van de internationale beschrijvingsstandaarden ISAAR(CPF) en ISAD(G), in samenwerking met de Nederlandse Archiefschool, was een waardevol project. In 2006 werd de eerste studiedag van de werkgroep aan dit onderwerp gewijd. Tijdens de daaropvolgende studiedagen stonden het records management, de keuze voor software voor de beschrijving van archieven en de problematiek van substitutie centraal. In 2010 werd er dan weer flink gedebatteerd over de vraag of de klassieke inventaris met de opkomst van digitale toegangen nog nuttig is. Hiernaast publiceerde de werkgroep vijf artikels in Bibliotheek- & archiefgids.
Op 28 april 2011 organiseert de werkgroep een studiedag over digitalisering. De klemtoon zal hier vooral liggen op de noodzakelijke kwaliteitsvereisten en het organisatorische aspect van digitalisering. Hoe wordt het digitaliseringsproces ingebed in de werking van de archiefinstelling? Welke keuzes worden hierbij gemaakt? Tijdens de studiedag zal het aspect van digitalisering ruim bekeken worden. Verder zal de werkgroep dit jaar ook een sessie organiseren op Informatie aan Zee. Het automatiseren van archiveringsprocessen is dan het centrale thema.
De onderwerpen die door de werkgroep worden behandeld, zijn zeer actueel. De digitale evolutie heeft enorme veranderingen met zich meegebracht. De computer is niet meer weg te denken uit onze samenleving, instellingen werken steeds meer digitaal. Die ontwikkeling biedt grote kansen en uitdagingen, maar er zijn tevens tal van vragen en problemen die hierbij opduiken. Het is dus aangewezen dat archiefinstellingen hierover gezamenlijk overleg plegen en informatie uitwisselen. Dit is dan ook een belangrijke drijfveer. Waar we verder de bezieling vandaan halen? Moeilijke vraag. Misschien door onze voorzitter, die de werkgroep met harde hand leidt? (grapje).
Wie zal het zeggen? De verschillende achtergronden van de bestuursleden zijn zeker een enorm pluspunt. Zowel openbare als privaatrechtelijke archiefinstellingen zijn vertegenwoordigd. Deze mix is wellicht onze grootste sterkte. (JH)