Eind 2006 ging het VOWB van start met een pilootproject – beperkt tot bibliotheken met een biomedische collectie – dat de realiseerbaarheid van een Vlaamse depotservice voor de (universiteits)bibliotheken aan de praktijk wou toetsen. Als uitgangspunt nam men zich voor om nog één exemplaar van een selectie aan gedrukte tijdschriften te bewaren. Het doel was immers te komen tot een oplossing voor het tekort aan opslagruimte in de verschillende bibliotheken, en eventueel kostenreductie te bereiken.

Volgende instellingen wensten aan dit pilootproject te participeren:

• Instituut voor Tropische Geneeskunde (ITG)
• Katholieke Universiteit Leuven (KU Leuven)
• Koninklijke Bibliotheek van België (KBR)
• Universiteit Antwerpen (UA)
• Universiteit Gent (UGent)
• Vrije Universiteit Brussel (VUB)

De KU Leuven nam het voorzitterschap over de werkgroep waar.

Vooraleer van start te gaan zocht de werkgroep consensus rond een aantal basisprincipes en werd de opdracht van de werkgroep duidelijk afgebakend. Tevens werden criteria vastgelegd om de toewijzing van bewaartitels aan bibliotheken te bepalen. De modaliteiten van een gedistribueerd bewaarbeleid en afspraken rond IBL werden vastgelegd in een Service Level Agreement (SLA). Beide documenten dienden door de 6 instellingsbesturen bekrachtigd te worden. Deze aanpak bleek naderhand cruciaal voor het welslagen van dit project.

Aangezien de Antilope catalogus onvoldoende de actuele stand van zaken betreffende het tijdschriftenbezit in kaart kon brengen ontwikkelde Anet op vraag van het VOWB een online tool waarin de bewegingen en statussen van de depotcollecties up to date konden worden gehouden.

De werkgroep zette ondertussen een gedistribueerd bewaarmodel in de steigers waarbij de verschillende partnerbibliotheken gezamenlijk als depothouder optreden.

Het eindrapport van dit project vind je hieronder.