Op Informatie aan Zee 2013 vertelde Soizik Van Huele in haar presentatie “Een schijf om U tegen te zeggen” hoe een semi-dynamische archiefserver voor de provincie Vlaams-Brabant een oplossing moest vormen voor de vele vragen rond het digitaal archiveren. Met behulp van de Records Management Tool (RMT) ontwikkelde de dienst Document- en Informatiebeheer een methode en bijhorende procedures om digitale overdrachten mogelijk te maken.

De provincie Antwerpen maakt sinds 2010 gebruik van de Records Management Tool om de digitale klassementen te beheren en te onderhouden. Hiervoor doet de dienst Informatiebeheer beroep op het uitgebreide netwerk van informatiebeheerders. De vraag naar een digitale archiveringsoplossing werd beantwoord door het verhaal van de provincie Vlaams-Brabant.

In 2014 startten beide organisaties met de uitrol van de nieuwe RMT-functionaliteit en hebben ze de eerste digitale overdrachten ontvangen. 2015 vormt een uitdaging, aangezien het digitaal overdragen van dossiers binnen de organisatie uitgebreid ingang zal moeten vinden. Het opzetten van een archiefserver en instellen van de tool vormde het eenvoudige gedeelte. Maar hoe ga je de nieuwe functionaliteit introduceren binnen je organisatie? Welke procedures ga je ontwikkelen? Wat verwacht je als archiefdienst van de digitale overdrachten en wat kan je verwachten van de archiefvormers en de informatiebeheerders?

Twee provinciale administraties hebben geprobeerd om, binnen de eigen organisatie, een antwoord te formuleren op deze vragen. Beide provincies maken gebruik van dezelfde tool, maar er zijn zowel overeenkomsten als verschillen op te merken in de keuzes en praktische uitwerking. Een vergelijking van deze praktijkvoorbeelden geeft een zicht op de manier waarop informatiebeheer en digitale archivering aangepakt wordt of kan worden.

CV's

Sinds september 2009 werkt Soizik Van Huele als bestuurssecretaris bij de dienst Document- en informatiebeheer van de provincie Vlaams-Brabant. Daar staat zij, naast voor de organisatie van de administratieve bibliotheek en de postkamer, hoofdzakelijk in voor het beleid op vlak van hedendaags document- en archiefbeheer en voor de begeleiding van de organisatie bij de implementatie van dat beleid. Dit betekent de diensten adviseren en begeleiden op het vlak van klassementen, archiefoverdrachten en het opstellen van selectielijsten. De focus verhuist stilaan van overwegend papieren naar overwegend digitaal archief.

Sofie Roebben finaliseert haar Manama Archivistiek en Hedendaags documentbeheer in 2013. In het kader van die opleiding schrijft ze het eindwerk met als titel ‘Ruimte voor het archief? Pragmatische analyse van het archief van Ruimte Vlaanderen in het licht van de transitie en besparingen.’ In datzelfde jaar gaat ze als archivaris aan de slag bij de dienst Informatiebeheer van de provincie Antwerpen. Daar staat ze in voor de opmaak van selectielijsten en informatiebeheersplannen, het beleid omtrent het beheer en het ontsluiten van het archief, het beleid rond digitaal archiveren en biedt ze ondersteuning en advies aan de diensten omtrent informatiebeheer en digitaliseringsprojecten. Ze is ook bestuurslid van de KAPA (Kring van Archivarissen van Provincie Antwerpen).