Functionaliteiten waaraan in het DAMS behoefte is, worden samen met de leverancier vertaald in user stories (‘gebruiker X doet handeling Y met resultaat Z’) met acceptatiecriteria (‘dit gebeurt in stappen A, B en C’). Hierbij wordt uitgegaan van de bestaande behoeften en de vooraf bepaalde scope van het bestek bij de gunning. De werkprocessen zoals in kaart gebracht op de werkvloer, krijgen een vertaalslag naar functionaliteiten binnen het systeem.

Er werd gestart met het grondiger in kaart brengen van de gehanteerde werkprocessen (zoals afhandeling van foto- en scanopdrachten bij de verschillende fotografen en scanoperatoren bij Musea en Erfgoed Antwerpen). Sommige werkprocessen die natuurlijk gegroeid zijn en nog nooit bewust geanalyseerd werden, werden aldus helderder in kaart gebracht. Dit moet leiden tot een praktische weerspiegeling in de workflows die worden opgezet in het DAMS. Er wordt ook gelet op een intuïtieve gebruikerservaring.

Echter: één van de gevolgen van het werken met “sprints” is dat, naarmate functionaliteiten worden opgeleverd, door voortschrijdend inzicht soms anders wordt gekeken naar bestaande manieren van werken. Het uittekenen van workflows kan daarmee ook aanpassingen aan bestaande werkprocessen op de werkvloer met zich meebrengen. Dit gebeurt niet alleen om redenen van efficiëntie maar ook om gelijke kwaliteitsnormen te kunnen aanhouden binnen de deelinstellingen van de entiteit Musea en Erfgoed Antwerpen.

In deze sessie willen we deze ervaringen delen en dit proces verduidelijken.

CV's

Peter Rogiest (1971) werkt in de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience. Hij is daar de verantwoordelijke voor leeszaal en magazijn. Daarnaast is hij sinds 2011 projectleider voor een DAMS voor Musea en Erfgoed Antwerpen. Voordat Peter bij de Erfgoedbibliotheek aan de slag ging, werkte hij in openbare bibliotheken, in de Koninklijke Bibliotheek te Brussel en in de museumbibliotheek van het Koninklijk Museum voor Schone Kunsten te Antwerpen.

Timothy Goetmaeker is projectleider bij Digipolis, het ICT-dienstverleningsbedrijf verbonden aan de steden Antwerpen en Gent. Na zijn studie Informatica werkte hij 10 jaar als softwareontwikkelaar in een divers scala aan projecten. In die periode experimenteerde hij ook met media en open standaarden om z’n honger naar kennis te stillen. Toen de kans zich aanbood om als projectleider multimediale integratie projecten uit te voeren voor de Antwerpse musea greep hij deze met beide handen. Ondertussen heeft hij 5 jaar ervaring als projectleider binnen een museumcontext en zet hij graag z’n schouders onder initiatieven die vereenvoudiging en samenwerking bevorderen.