Op vrijdag 17 november 2023 ging het Forum van Afgestudeerden Archivistiek en hedendaags Documentbeheer (FAAD), intussen naar jaarlijkse gewoonte, ‘bij de archivaris op schoot’ in een archiefinstelling. In 2023 waren we te gast bij de archiefdienst van de Europese Commissie. We kregen er een rondleiding in het depot door Sven Carnel, algemeen diensthoofd van de archiefdienst van de Commissie, en aansluitend een inleiding tot de professionalisering en informatisering van de werking van de dienst door Lieven Baert, teamleider van de afdeling digitale bewaring.

Ontstaan

De Europese Commissie bestaat sinds het begin van de jaren vijftig als instelling van de Europese Unie (EU) en had aanvankelijk een beperkte omvang. Door de jaren heen groeide de organisatie en in de jaren tachtig werd voor het eerst werk gemaakt van een beleid rond de ontsluiting van het archief. Toen werd de beslissing genomen om archief ouder dan dertig jaar openbaar te maken en was er nood aan het ontsluiten van het archief uit de beginjaren. Zo ontstond in 1983 de archiefdienst, die toen vier lopende kilometer archief beheerde op locatie in Brussel.

Vandaag telt de archiefdienst van de Europese Commissie zo’n zestig medewerkers en is deze gevestigd in Brussel en op een locatie buiten Brussel. De dienst bestaat uit vijf afdelingen: ‘aquisition & tri’, traitement & valorisation’, ‘déclassification & numérisation’, ‘préservation numérique’ en ‘recherche & communication’. Ongeveer de helft van de medewerkers is werkzaam op het kantoor in Brussel. De andere helft werkt in het depot, waar de archieven bewaard, verwerkt en gedigitaliseerd worden. Verder zijn op elk directoraat-generaal (DG) van de Europese Commissie eigen informatiebeheerders (in totaal ongeveer 150 verspreid over alle DG’s bestaande uit Document Management Officers (DMO’s) en hun teams) actief, die zorgen voor overdrachten naar de archiefdienst. Niets doet vermoeden dat achter de gevel van een onopvallende loods op een industrieterrein nabij Brussel een dergelijke infrastructuur gevestigd is.

Tussenoplossing

Het archiefdepot van de Europese Commissie heeft een grondoppervlakte van 10.000 m2 met een opslagcapaciteit van 25.000 m2 . Uitgedrukt in lopende kilometer is er vandaag een capaciteit van 140 km, waarvan 134 momenteel in gebruik. Tot 2017 kwam er jaarlijks tot 3 km archief bij, daarna ging het om minder dan 1 km per jaar. Sinds 2021 komt er jaarlijks weer zo’n 2 km archief toe. Gezien de totale capaciteit van het depot lijkt dat problematisch, maar twee kanttekeningen dienen gemaakt te worden.

Ten eerste is het depot in België niet de definitieve bestemming van de archieven: de historische archieven van de Europese Unie (niet enkel van de Commissie) worden immers bewaard bij het European University Institute in Firenze, Italië (Historical Archives of the European Union). Ten tweede dient niet alles wat toekomt permanent bewaard te worden. Er wordt geselecteerd bij aankomst van de archieven in het depot en bij de latere verwerking ervan, en archieven worden desgevallend vernietigd wanneer de bewaartermijn verstreken is. Bij elke overdracht wordt een overdrachtslijst aangeleverd door de archiefvormer, waardoor een eerste schifting relatief eenvoudig kan gebeuren. Elk DG van de Commissie heeft trouwens een records manager die verantwoordelijk is voor de ordentelijke overdracht van het archief van de departementen naar de archiefdienst.

Het Belgische depot doet dus dienst als tussenoplossing: van overal ter wereld kunnen archieven overgedragen worden die verband houden met de Europese Commissie. Het gaat over de archieven van de verschillende departementen, diensten, agentschappen, vertegenwoordigingen en delegaties. Naast de archieven van de DG’s worden ook de archieven van de verschillende EU-commissarissen overgedragen aan de archiefdienst.

Bewaren of niet bewaren

In 2007 stelde de Europese Commissie haar eigen selectieregels vast. Daarvoor werd alles bewaard, maar dat was gezien de onophoudelijke aangroei op termijn niet houdbaar. Overgedragen dossiers die slechts tijdelijk bewaard moeten worden, worden opgeslagen in de oorspronkelijke verpakking. Wat definitief bewaard dient te worden, blijft tijdelijk ook opgeslagen in de oorspronkelijke verpakking, maar bevindt zich in de wachtrij om geïnventariseerd, gescand en uiteindelijk als afgewerkt product naar Firenze verhuisd te worden. Per jaar verwerkt de archiefdienst 500 meter archief, wat uiteraard impliceert dat de verwerkingsachterstand steeds groter wordt. De archiefdienst van de Europese Commissie ondervindt hier dezelfde uitdagingen als de Belgische archiefsector. Van alle dossiers is uiteraard wel geweten waar ze zich bevinden in het depot: alle items op de overdrachtslijsten worden gekoppeld aan plaatscodes. In die zin is er wel een basisontsluiting voor het gehele depot.

Het is de politiek van de archiefdienst om alles wat permanent bewaard moet worden in te scannen, zodoende moeten de oorspronkelijke stukken niet uitgehaald worden wanneer een onderzoeker ernaar vraagt (en de stukken misschien al in Firenze zitten). De archiefdienst van de Commissie ondersteunt onderzoekers bij hun onderzoek. Medewerkers van de dienst gaan mee op zoek naar geschikte dossiers om de vraag te beantwoorden en maken dus zelf deel uit van het onderzoek. Onderzoekers krijgen de inventarissen niet zelf in handen.

Het depot bestaat uit twee types opslagruimte. Veertien procent van de archieven bevindt zich in een grote, hoge ruimte met genummerde metalen kooien. Om optimaal gebruik te maken van de hoogte, zijn de kooien gestapeld. Een vorkheftruck is vereist om ze te bereiken. De archieven die op deze manier bewaard worden, worden minder vaak geraadpleegd. De rest van de archieven bevindt zich in klassieke, vaste rekken. Dat depotgedeelte is gecompartimenteerd en bestaat uit verschillende niveaus. Omwille van de stabiliteit van het depot reiken de rekken van onderaan het gebouw tot helemaal bovenaan het gebouw. Om de hogere leggers te bereiken, zijn er vloeren tussen de rekken gebouwd, waardoor dit depotgedeelte feitelijk in verschillende verdiepingen verdeeld is.

Declassificatie en ontsluiting

Twee van de vele uitdagingen in het verwerken van het archief zijn declassificatie en ontsluiting. In principe zijn alle dossiers na dertig jaar openbaar. Ongeveer de helft van de aanvragen tot inzage van archief gebeurt intern, de andere helft extern. Door de wijze van ontsluiting van de 134 lopende kilometer archief wordt bij een aanvraag tot inzage heel wat voorbereidend werk verricht door zeven medewerkers van de archiefdienst. Om stukken ter inzage van onderzoekers te kunnen geven, moeten ze ook gedeclassificeerd worden, wat betekent dat elk stuk individueel bekeken dient te worden. Ontsluiting gebeurt in eigen huis door eigen archivarissen, maar ook met de hulp van archivarissen die via een gespecialiseerde firma tewerkgesteld worden. De archiefdienst heeft hiervoor een interinstitutioneel kadercontract waar de verschillende EU-instellingen een beroep op kunnen doen. Junior-archivarissen krijgen zo de kans om praktische ervaring op te doen in een internationale werkomgeving. Een extra uitdaging is de meertaligheid van de stukken: de Commissie onderhoudt banden met de hele wereld, waardoor de stukken in alle mogelijke talen toekomen.

Archiefbeschrijvingen worden daarentegen wel standaard in het Frans en soms in het Engels gemaakt. Daar komt bij dat niet in elke Europese lidstaat een universitaire opleiding archivistiek bestaat, waardoor de lidstaten niet gelijk vertegenwoordigd zijn in de archiefdienst (wat gevolgen heeft voor de beschikbare talenkennis van het personeel). De afschaffing van de interuniversitaire opleiding archivistiek: erfgoed- en hedendaags documentbeheer in Vlaanderen maakt deze problematiek enkel maar groter.

De informatisering van de maatschappij

De informatisering van de maatschappij laat zich ook in de archiefdienst van de Europese Commissie voelen. Daar waar vroeger alles op papier gearchiveerd werd, staat digitaal archiveren en beschrijven nu steeds hoger op de agenda van de Europese Commissie en de archiefdienst. Bij hybride dossiers maken QR-codes op de verpakking van de papieren dossiers de link met de metadata van het digitale dossier. Daarnaast werd er nagedacht over de uniformisering van de archiefbeschrijvingen om ze gemakkelijker te kunnen laten doorstromen naar een digitale omgeving. Sinds een tiental jaren werden de internationale archiefstandaarden ISAD(G) en ISAAR geïntroduceerd om de meer individuele dossierbeschrijvingen van verschillende archivarissen te uniformiseren met het doel ze te kunnen opnemen in hiërarchische archiefbeschrijvingen. Het idee om beschrijvingen te maken met hiërarchische niveaus of om series te beschrijven over de verschillende overdrachten heen, was voorheen onbestaande. Er werd eveneens een programma ontwikkeld waarin de evolutie van organogrammen op een digitale manier eenvoudig opgevolgd kan worden: HistOrga.

Maar ook op het vlak van digital born archiefmateriaal gebeurt er heel wat in de archiefdienst van de Europese Commissie. Er werd een digitale infrastructuur opgezet, er werden acties ondernomen inzake digitale preservatie en momenteel gaat alle aandacht naar het opzetten van een nieuw archiefbeheersysteem. Het was een boeiende voormiddag met een interessante kruisbestuiving van ideeën tussen twee archivarissen van de archiefdienst van de Europese Commissie en de deelnemende archivarissen uit Vlaanderen en Brussel. Nogmaals bleek dat we allen met dezelfde uitdagingen zitten op het vlak van het beheer van analoog of digitaal archief, of dat nu is als overheidsarchivaris of als privaatrechtelijk archivaris. Momenten als deze helpen ons om de domeinoverschrijdende meerwaarde en uniciteit van ons beroep te onderkennen. Nogmaals dank aan Sven en Lieven om het FAAD te ontvangen!