Stafmedewerker beleid

Stafmedewerker beleid

Solliciteren voor: 2022-09-01

Vier stafmedewerkers ondersteunen via de directeur KU Leuven Bibliotheken de organisatie op vier domeinen: beleid, kwaliteit, personeel, communicatie en publieksbemiddeling. Als stafmedewerker beleid ben je de naaste medewerker van de directeur, aan wie je rechtstreeks rapporteert, en werk je nauw samen met de andere leden van het managementteam en de andere stafmedewerkers. Je neemt een actief coördinerende rol op bij de redactie en uitvoering van het Strategisch Beleidsplan KU Leuven Bibliotheken en een aantal projecten hierbinnen. Je vertegenwoordigt KU Leuven Bibliotheken in een aantal organisaties in Vlaanderen en zorgt hierbij vooraf voor interne afstemming van de behandelde dossiers. Je bent secretaris van het managementteam en een aantal raden, waarvoor je ook het volledige documentbeheer opneemt. Je bent sterk betrokken bij het kwaliteitsbeleid, het documentbeheer, het verzamelen van cijfermateriaal en de bijbehorende analyse en presentatie. Je hebt connectie met het volledige veld van KU Leuven Bibliotheken.

Functie

  • Als stafmedewerker beleid sta je in voor het informeren, adviseren en ondersteunen van de directeur en het managementteam bij de opvolging van de strategische doelstellingen. Om dit te realiseren zorg je voor een adequaat documentbeheer.
  • Je coördineert de opmaak van het Strategisch Beleidsplan (vierjarencyclus) van KU Leuven Bibliotheken..
  • Je  staat in voor een efficiënte tussentijdse rapportering van het Strategisch Beleidsplan naar het managementteam en werkt samen met de andere stafmedewerkers om alle  medewerkers van KU Leuven Bibliotheken op de hoogte te houden van de vooruitgang.
  • Je coördineert het Jaarverslag en verwante rapportering van KU Leuven Bibliotheken.
  • Je faciliteert een efficiënte en effectieve vertaling van de strategische visie naar operationele doelstellingen en zorgt voor een heldere terugkoppeling hierover naar het Management Team.
  • Je bereidt de dossiers en agendapunten van het managementteam voor en volgt de genomen beslissingen op.
  • Voor het managementteam en de Bibliotheekraad zorg je voor een correcte verslaggeving en volg je de  gemaakte afspraken op. 
  • Je ondersteunt  de implementatie van project- en procesmanagement binnen de organisatie en beheert de projectportfolio verbonden aan het Strategisch Beleidsplan.
  • Je staat mee in voor de voorbereiding van beleidsinhoudelijke dossiers.
  • Je bereidt de agenda voor diverse organen, zoals het managementteam en de Bibliotheekraad, voor, in nauw overleg met de directeur.
  • Voor een aantal dossiers neem je een trekkersrol op.
  • Je vertegenwoordigt de organisatie in een aantal VZW’s voor bepaalde deelaspecten Je zorgt dat je een gedragen standpunt meeneemt naar het overleg en dat er steeds een tijdige, interne terugkoppeling is over de stand van zaken en de actiepunten.
  • Je staat (mee) in voor het voorbereiden en uitschrijven van subsidiedossiers en projectaanvragen.
  • Je werkt nauw samen met de andere stafmedewerkers KU Leuven Bibliotheken.
  • Bedoeling is dat je na je inwerkperiode functioneert als primus inter pares van de stafmedewerkers.

Voor al deze taken rapporteer je aan de directeur KU Leuven Bibliotheken.

Profiel

  • Je hebt een masterdiploma of bent gelijkwaardig door ervaring.
  • Affiniteit met erfgoed en/of onderzoeksondersteuning en/of de bibliotheekwereld helpt je een heel eind op weg.
  • Je beheerst het Nederlands en het Engels uitstekend (actief en passief).
  • Je hebt een vlotte pen en schrijft graag beleidsmatige teksten.
  • Je bent stressbestendig en gewend om met deadlines te werken.
  • Je kan ideeën en inzichten helder voorstellen aan diverse doelgroepen.
  • Je hebt bijzondere aandacht  voor het creëren van draagvlak.
  • Je beschikt over een analytische, kritische geest.
  • Je staat voor open communicatie en transparante en professionele samenwerking. Je weet een professioneel netwerk te ontwikkelen en te onderhouden.
  • Je hebt zin voor initiatief en werkt oplossingsgericht.
  • Je pikt noden op en kan deze op maat vertalen naar beleidslijnen en werkafspraken.
  • Je organisatorische vaardigheden stimuleren een efficiënte aanpak.

Aanbod

Voor deze functie bieden wij een voltijdse arbeidsovereenkomst aan van onbepaalde duur.

Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 7. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 6. Graad 8 is uitzonderlijk weggelegd voor kandidaten die reeds van bij de start, omwille van doorgedreven kennis en ervaring, extra verantwoordelijkheden kunnen opnemen.

Bovendien biedt KU Leuven heel wat extra-legale voordelen zoals hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, bijkomende verlofdagen, gratis pendelen met het openbaar vervoer, (elektrische) bedrijfsfiets, fietsvergoeding, ecocheques, samenaankoop… Details omtrent de arbeidsvoorwaarden kan je terugvinden op onze jobsite.

Hoe solliciteren?

Solliciteren voor deze vacature kan tot en met 1 september via onze online sollicitatietoepassing.

Meer weten?

Voor inhoudelijke informatie over de functie kan u terecht bij mevrouw Hilde Van Kiel, tel. +32 16 32 25 57

Meer informatie over het selectieproces is te verkrijgen bij mevrouw Elke Herinckx, tel. +32 16 19 40 36.

KU Leuven wil een omgeving creëren waarin alle talenten maximaal tot ontplooiing kunnen komen, ongeacht gender, leeftijd, culturele herkomst, nationaliteit of functiebeperking. Hebt u vragen in verband met toegankelijkheid of ondersteuningsmogelijkheden, dan kan u ons contacteren via diversiteit.HR@kuleuven.be.

De oorspronkelijke vacature is hier te vinden. Je vindt er ook meer informatie over de sollicitatieprocedure, arbeidsvoorwaarden en loopbaanmogelijkheden.

Waarom lid van de VVBAD worden?

  • Deel zijn van het netwerk van experten en collega's
  • Mee de belangen van de informatiesector behartigen
  • Korting krijgen op de activiteiten van de VVBAD
  • Toegang krijgen tot vakinformatie
  • Participeren in de verenigingsbesturen
Word lid

VVBAD maakt gebruik van cookies om uw gebruikservaring te optimaliseren. Door deze te accepteren of door gebruik te blijven maken van deze website, gaat u akkoord met het plaatsen van deze cookies. Wil u meer weten over cookies, of uw cookie-instellingen voor deze website aanpassen? Bekijk dan hier de voorwaarden.

© Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie vzw
Statiestraat 179 | B-2600 Berchem (Antwerpen)
Tel: (+32) 03 281 44 57 | email: vvbad@vvbad.be