Management assistent

Management assistent

Solliciteren voor: 2023-02-10

Prof. Johan Wagemans (Onderzoekseenheid Brein & Cognitie) heeft momenteel twee grote projecten die extern gefinancierd worden. Het eerste is een Methusalem-financiering door de Vlaamse Overheid, die loopt van oktober 2021 tot september 2028. Het tweede is een zgn. “Advanced Grant” door de “European Research Council”, die loopt van oktober 2022 tot september 2027. Beide projecten omvatten interdisciplinair onderzoek over visuele waarneming, visuele kunst en esthetiek, waarop verschillende PhD studenten en postdoctorale onderzoekers aangesteld worden. In totaal gaat het om een 25-tal onderzoekers vanuit verschillende disciplines en achtergronden. Daarnaast zijn jaarlijks gemiddeld ook een 10-tal masterstudenten betrokken bij het lopend onderzoek. Als management assistent ondersteun je deze onderzoeksgroep, zodat de onderzoekers zich maximaal op hun onderzoek kunnen toespitsen. Anderzijds fungeer je als “personal assistent” voor de hoofdpromotor van deze projecten, die ook nog andere onderzoeks-, onderwijs- en managementopdrachten heeft. Lees meer over GestaltReVision hier.

Functie

  • Je staat in voor de administratieve ondersteuning van de onderzoeksgroep: informatie opzoeken en opvolgen, maken van reservaties en boekingen van lokalen, hotels, vluchten, treintickets, etc., plannen van vergaderingen, up-to-date houden van de website, etc.
  • Je verzorgt de algemene financiële ondersteuning van de onderzoeksgroep. Je bent het eerste aanspreekpunt voor alle financiële transacties, ook inzake problemen in dat verband. Taken behelzen onder meer bestellingen plaatsen bij leveranciers, interne en externe facturaties verzorgen, verwerken van kostenformulieren van beroepskosten, standaard SAP rapporteringen opstellen, vergoedingen verzorgen aan externen, etc. 
  • Je biedt ondersteuning bij de rekrutering en selectie van wetenschappelijk medewerkers: kandidaten contacteren, afspraken maken, gegevens opvragen, vacatures invoeren op de jobwebsite).
  • Je staat in voor de administratieve HR ondersteuning van de onderzoeksgroep (documenten en aanstellingsinstructies voorbereiden in verband met vrijwillig medewerkers, gastprofessoren, jobstudenten, stagiairs, etc. ).
  • Je verzorgt het onthaal van bezoekers en buitenlandse personeelsleden (administratie, parking, onthaal, etc.) en biedt ondersteuning bij binnen- en buitenlandse beroepsverplaatsingen en studieverblijven.
  • Je biedt ondersteuning bij de invoer van publicaties,“conference proceedings”, etc. in een database.
  • Je staat in voor de volledige logistieke ondersteuning bij kleine tot middelgrote evenementen zoals studiedagen, lezingen, etc. (locatie, deelname, catering, inschrijvingen, problemen oplossen, etc.).
  • Je voorziet in een logistieke ondersteuning op vlak van het voorraadbeheer van kantoormateriaal en keuken, lokaaltoewijzing, sleutelbeheer, opvolging technische mankementen, post- en pakketbedeling, etc.
  • Je staat als “personal assistant” de hoofdpromotor bij in agendabeheer, verwerking en opvolging van aantekeningen van meetings met medewerkers, afspraken met externen, etc.

Profiel

  • Je bent bij voorkeur houder van een bachelordiploma of hebt door ervaring gelijkaardige competenties verworven.
  • Je hebt reeds enkele jaren ervaring in een soortgelijke functie of met een soortgelijk takenpakket.
  • Je werkt proactief, je neemt verantwoordelijkheid en je hebt goede organisatorische vaardigheden.
  • Je beschikt over een goede technisch-administratieve deskundigheid en over scherpe analytische en synthetische vaardigheden die je weet aan te wenden om administratieve processen en processtromen te optimaliseren.
  • Je hebt een goede kennis van MS Office software. Kennis van SAP en/of Plone is een pluspunt.
  • Je communiceert vlot en professioneel. Je hebt een zeer goede kennis van het Nederlands en het Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
  • Je werkt vlot in teamverband, hebt een goed probleemoplossend vermogen en een klantgerichte houding.

Aanbod

Wij bieden een contract van onbepaalde duur voor een voltijdse tewerkstelling (een aanstellingspercentage vanaf 75% is bespreekbaar).

Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 4. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 3.  

Hoe solliciteren?

Solliciteren voor deze vacature kan tot en met 10 februari 2023 via onze online sollicitatietoepassing

KU Leuven wil een omgeving creëren waarin alle talenten maximaal tot ontplooiing kunnen komen, ongeacht gender, leeftijd, culturele herkomst, nationaliteit of functiebeperking. Hebt u vragen in verband met toegankelijkheid of ondersteuningsmogelijkheden, dan kan u ons contacteren via diversiteit.HR@kuleuven.be.

Meer weten?

Meer informatie is te verkrijgen bij de heer Jomme Pierre, tel.: +32 16 37 32 67. Bekijk de oorspronkelijke vacature hier. Je vindt er ook meer informatie over de sollicitatieprocedure, arbeidsvoorwaarden en loopbaanmogelijkheden.

Waarom lid van de VVBAD worden?

  • Deel zijn van het netwerk van experten en collega's
  • Mee de belangen van de informatiesector behartigen
  • Korting krijgen op de activiteiten van de VVBAD
  • Toegang krijgen tot vakinformatie
  • Participeren in de verenigingsbesturen
Word lid

VVBAD maakt gebruik van cookies om uw gebruikservaring te optimaliseren. Door deze te accepteren of door gebruik te blijven maken van deze website, gaat u akkoord met het plaatsen van deze cookies. Wil u meer weten over cookies, of uw cookie-instellingen voor deze website aanpassen? Bekijk dan hier de voorwaarden.

© Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie vzw
Statiestraat 179 | B-2600 Berchem (Antwerpen)
Tel: (+32) 03 281 44 57 | email: vvbad@vvbad.be