Klantenadviseur archief

Klantenadviseur archief

Solliciteren voor: 2020-09-27

Selectieprocedure voor de onmiddellijke aanwerving en met aanleg van een werfreserve van 2 jaar.
Voltijdse, contractuele functie
Niveau C1-C3
Voorwaarde: diploma hoger secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld
Solliciteer uiterlijk op: zondag 27 september 2020

Solliciteer online via www.lier.be

Wie zijn we?

Bij stad en OCMW Lier zetten meer dan 600 enthousiaste medewerkers zich elke dag in voor een klantvriendelijke dienstverlening. Lier staat bekend als een gezellige, bruisende stad waar het voor elke inwoner en werknemer goed is om te leven, wonen en werken. Wat dacht je van een terrasje op het Zimmerplein, joggen langs de Kleine Nete of shoppen in de historische straten? Als regionale, centraal gelegen stad, bereik je Lier vlot met fiets, bus, trein en zelfs kano. Een fietsvergoeding en de volledige terugbetaling van openbaar vervoer maken duurzame verplaatsingen extra aantrekkelijk voor werknemers. Een job bij stad en OCMW Lier biedt stabiliteit en een goede balans tussen werk en privé. Zo hebben de meeste diensten glijdende werktijden en geniet je van een aantrekkelijke verlofregeling. Binnen de organisatie kan je regelmatig deelnemen aan ontspannende
activiteiten met collega’s. Bij stad en OCMW Lier kom je steeds terecht in een afwisselende, uitdagende job met verantwoordelijkheid. Je staat elke dag in contact met mensen en vervult een maatschappelijk waardevolle functie. Het stadsbestuur en het OCMW van Lier smolten samen tot één organisatie en werken onder een gemeenschappelijke algemeen directeur. We staan beslist open voor een grote verscheidenheid en selecteren enkel aan de hand van
kwaliteiten. Er wordt geen onderscheid gemaakt op basis van leeftijd, geslacht, afkomst, cultuur, seksuele geaardheid of geloof.
Meer informatie over stad en OCMW Lier vind je op www.lier.be en www.sociaalhuislier.be.

Functie

Jouw plaats in de organisatie
Niveau: C1-C3
Departement: Algemene zaken
Team: Archief
Je rapporteert aan: Teamcoördinator archief

De job in het kort

Ben je klantvriendelijk en gemotiveerd? Werk je nauwgezet en schrikt digitaal informatiebeheer je niet af? Structuur aanbrengen in verschillende documenten, daar word jij gelukkig van? Dan ben jij misschien wel de collega die we zoeken om het archiefteam te vervoegen! Als archiefmedewerker begeleid je andere diensten in hun informatiebeheer en ondersteun je hen bij het implementeren van digitale toepassingen. Je zet graag je tanden in het beheren en structuren van zowel fysieke als digitale archiefstukken. Daarnaast ondersteun je het archiefteam ook administratief. Dat doe je door het opvolgen van tijdelijke medewerkers, het beheren van bestellingen, ... Ten slotte help je mee bij de publiekswerking. Je maakt bezoekers wegwijs in de leeszaal, beantwoordt e-mails en telefoontjes, haalt gevraagde stukken uit het archief, ... Kan jij je al vinden in dit gevarieerde takenpakket? Lees dan snel de uitgebreide versie hieronder.

Takenpakket

Resultaatsgebied 1
Begeleiden van diensten in hun informatiebeheer:
- Toelichten en verspreiden van richtlijnen over het beheer van digitale en analoge informatie.
- Beantwoorden van vragen van diensten over hun klassement, bewaartermijnen, ...
- Evalueren van de uitvoering van die richtlijnen.
- Signaleren van knelpunten.
- Controleren van overdrachtslijsten.
- Opvolgen van overdrachten van digitale en papieren informatie.
- Ontvangen verwerken van overdrachten.
- Ondersteunen bij het opmaken van digitale klassementen.
- Ondersteunen bij het uitrollen van tools voor digitaal documentbeheer (RecordsManagementToolbox, Klasseertool/ Classifiler, ...).


Resultaatsgebied 2
Archiefbeheer:
- Detecteren en signaleren van schade aan archiefstukken.
- Zorgen voor een correcte verpakking van archiefstukken.
- Plaatsen van archief volgens het gebruikte plaatsingssysteem.
- Bijhouden van de plaatsingsadministratie.
- Toepassen van selectieregels.
- Opvolgen van vernietigingsoperaties.
- Schonen van dossiers (verwijderen van dubbels, plastiek, ...).
- Verwijderen van tijdelijke bestanden.
- Controleren op niet-ondersteunde formaten.
- Ordenen en beschrijven van informatie.
- Invoeren van gegevens in databanken.
- Uploaden van bestanden in databanken.

Resultaatsgebied 3
Ondersteunen van het team, zowel administratief als bij digitaliseringsprojecten:
- Opvolgen van tijdelijke medewerkers (opvolgen van projecten rond herverpakken, schonen, inventariseren, ...).
- Uitvoeren van bestellingen en opvolgen van leveringen.
- Aanleveren van data voor statische verwerking.
- Opvolgen van betalingen in kader van het retributiereglement.
- Administratief ondersteunen bij het verwerken van handgiften.
- Beheren van het economaat.
- Controleren van aangeleverde bestanden.
- Hernoemen van bestanden.


Resultaatsgebied 4
Ondersteunen publiekswerking:
- Opvolgen van het online afsprakensysteem.
- Wegwijs maken van bezoekers in de leeszaal en online databanken met aandacht voor onder meer privacyregels.
- Uithalen en correct terugplaatsen van opgevraagde stukken.
- Beantwoorden van mails en telefoons in het kader van opzoekingen door interne en externe klanten.
- Verrichten van opzoekingen in archieven en databanken.
- Verwerken van opvragingen naar HR-beelden vanuit de beeldbank.

Competenties

Welke competenties verwachten we van jou?

Algemene eigenschappen:
- Collegialiteit en samenwerking
- Flexibiliteit
- Kwaliteit en nauwgezetheid
- Klantgerichtheid
- Organisatiebetrokkenheid
- Integriteit

Specifieke competenties voor de job:
- Analytisch denken
- Veranderingsbereid
- Initiatief nemen
- Resultaatgericht

Voorwaarden

Je bent houder van een diploma hoger secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld onderwijs. Bovendien ben je medisch geschikt voor de functie en heb je kennis van de Nederlandse taal.

Wat mag je verwachten?

Stad en OCMW Lier bieden je een uitdagende job met verantwoordelijkheid. Glijdende werktijden en een aantrekkelijke verlofregeling maken een goede balans tussen werk en privé mogelijk.
Weddeschaal C1-C3:
- Basiswedde in trap 0: 1965,88 euro bruto/maand
- Basiswedde in de 10de weddetrap: 2393,88 euro bruto/maand
- Beide bedragen te verhogen met haardgeld of standplaatstoelage naargelang de gezinstoestand.

Werkervaring bij de overheid wordt integraal meegerekend voor de bepaling van de anciënniteit; relevante beroepservaring in de privésector voor maximum 10 jaar. Het salaris wordt aangevuld met heel wat extra voordelen:
- Maaltijdcheques van 7 euro
- Volledige terugbetaling van het openbaar vervoer
- Fietsvergoeding van 0,24 euro per kilometer
- 35 dagen vakantie bij een voltijdse tewerkstelling
- Gratis hospitalisatieverzekering
- Gunstig aanvullend pensioen (75% kloofdichting t.o.v. het pensioen van statutaire medewerkers)
- Glijdende werkuren

Selectieprocedure

De selectieprocedure bestaat uit 3 delen.
Deel 1: Schriftelijk gedeelte (30/60 te behalen). Je wordt geconfronteerd met de beschrijving van één of meer situaties en/of praktijkonderwerpen die
verband houden met de functie. Daarbij worden een aantal competenties getoetst. De wetgeving of specifieke kennis m.b.t. de functie kan hierin worden verwerkt. Je werkt een oplossing uit die je aan de hand van een verslag of nota weergeeft. Indien er meer dan 50 kandidaten zijn, zal er een preselectieproef gekoppeld worden aan het schriftelijk gedeelte.
Deel 2: Psychotechnische proef (adviserend voor de selectiecommissie). De psychotechnische proef bestaat uit een persoonlijkheidsvragenlijst.
Deel 3: Mondeling gedeelte (20/40 te behalen).
Indien je slaagt voor de schriftelijke proef, vindt er een gesprek plaats met de selectiecommissie, bestaande uit meerdere juryleden. In het gesprek wordt je profiel getoetst met de specifieke vereisten van de functie. De motivatie, persoonlijkheid, werkervaring, vakkennis en de interesse voor het werkterrein worden besproken. Tijdens het gesprek bevraagt de jury ook grondig de competenties.

Wanneer slaag je?

  • Om geslaagd te zijn moet je 50% van de punten behalen op schriftelijk, 50% op het mondeling selectiegedeelte en 60% op het geheel van deze 2 delen van de selectie.
  • Indien je slaagt voor de schriftelijke proef, neem je deel aan een online, psychotechnische proef. De psychotechnische proef is adviserend voor de selectiecommissie.
  • De geslaagde kandidaten worden gerangschikt naar resultaat. Wie eerst gerangschikt is, nadat hij of zij slaagde voor het schriftelijk en het mondeling gedeelte, wordt aangesteld.

Hoe solliciteren?

Sta je te popelen om ons team te versterken? Solliciteer uiterlijk op zondag 27 september 2020 via het online formulier op www.lier.be. Vergeet niet je CV en sollicitatiebrief op te laden.

Voor meer informatie kan je terecht bij Katleen Machiels, departement personeel, via tel. 03 491 61 24 of via jobs@lier.be.

Waarom lid van de VVBAD worden?

  • Deel zijn van het netwerk van experten en collega's
  • Mee de belangen van de informatiesector behartigen
  • Korting krijgen op de activiteiten van de VVBAD
  • Toegang krijgen tot vakinformatie
  • Participeren in de verenigingsbesturen
Word lid

VVBAD maakt gebruik van cookies om uw gebruikservaring te optimaliseren. Door deze te accepteren of door gebruik te blijven maken van deze website, gaat u akkoord met het plaatsen van deze cookies. Wil u meer weten over cookies, of uw cookie-instellingen voor deze website aanpassen? Bekijk dan hier de voorwaarden.

© Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie vzw
Statiestraat 179 | B-2600 Berchem (Antwerpen)
Tel: (+32) 03 281 44 57 | email: vvbad@vvbad.be