Heb je zin in een dynamische en uitdagende functie binnen een lokaal bestuur? Wil je daarbij onze organisatie naar een nog hoger niveau tillen qua digitalisering en alles wat daarmee samenhangt? Dan hopen wij jou te ontmoeten!

Als digitale informatiecoach bij stad Mechelen begeleid je de medewerkers en de hele organisatie naar een nieuwe manier van digitaal en efficiënter (samen)werken. Je komt terecht in de nieuwe Afdeling Digitale Transformatie onder de Directie Strategie & ICT. Je wordt, net als de andere collega’s van de afdeling, stadsbreed ingezet binnen de organisatie. Je takenpakket is gevarieerd; dit gaat van projectdenkwerk tot de effectieve implementatie van projecten. De focus ligt op het creëren van de optimale digitale werkplek voor onze organisatie. In tweede instantie, word je ingezet (indien nodig) als ondersteuning van je rechtstreekse collega betreft de archivering van papieren dossiers. 

Functie

• Je schrijft samen met je collega Informatiebeheerder een visie rond digitaal informatiebeheer.
• Je enthousiasmeert, adviseert en ondersteunt de diensten in hun digitale informatie- en documentbeheer, vanaf de creatie van informatieobjecten tot het einde van hun administratief nut.
• Je treft de voorbereidingen voor een vlekkeloze overdracht van bestuurlijke en administratieve digitale informatie of archieven naar permanente bewaring (e-depot).
• Je brengt digitale informatiebehoeften en -noden van de diensten in kaart en biedt hulp op maat.
• Je begeleidt de diensten bij de opmaak van een digitaal klassement of mappenstructuur, gebaseerd op taken, functies en werkprocessen.
• Je ondersteunt de diensten (met het oog op correct informatiebeheer) met de nodige metadata aan te brengen bij digitale documenten.
• Je verstrekt (samen met de archivarissen) dwingend advies aan de diensten over het toepassen van selectie en vernietiging van overheidsinformatie. Indien nodig begeleid je of help je mee deze selectie door te voeren.
• Je coördineert een overlegstructuur met sleutelfiguren binnen de stad rond digitaal informatiebeheer  om versnippering van informatie binnen de diensten tegen te gaan.
• Je organiseert (en geeft) vorming en coaching binnen onze organisatie.
• Je past op correcte wijze de desbetreffende wetgeving toe.

Profiel

• Bij voorkeur heb je:
  • Interesse in informatiemanagement en/ of documentmanagement
  • (Basis) Kennis van Office 365 en tools (SharePoint, Teams, One Note, …)
  • Kennis van projectmanagement en/ of zin om hier op korte termijn mee aan de slag te gaan
  • Voeling met de ICTsector en de werking van een lokaal bestuur
• Je ziet verbanden en weet zo linken te leggen tussen Informatiebeheer en andere teams (ICT projecten, Organisatiebeheersing, Procesbeheer, etc…).
• Je bent in staat om de coördinatie en planning van de implementatie van de digitale werkplek op jou te nemen, zodat de beoogde doelstellingen en de visie bereikt kunnen worden.
• Je bent analytisch en conceptueel voldoende beslagen om mee te werken aan de digitale archivering van (tijdelijk) te bewaren informatie uit systemen van de stedelijke diensten.
• Je bent flexibel en werkt graag mee aan oplossingen.
• Je hebt een hands-on-mentaliteit zodat je ook daadwerkelijk je projecten implementeert.
• Je bent communicatief en proactief en bezit de nodige overtuigingskracht om anderen de meerwaarde van een goed digitaal informatiebeheer en –beleid te laten inzien
• Je volgt de trends op het vlak van kennis-en informatiebeheer, documentenbeheer, archiefbeheer met focus op digitale duurzaamheid

Aanbod

• Een voltijds contract van bepaalde duur voor 2 jaar op niveau B4-5.
• Relevante beroepservaring in de privésector of als zelfstandige wordt in aanmerking genomen voor een maximumperiode van 18 jaar.
• Bruto aanvangsloon zonder anciënniteit € 3324,83 per maand.
• Bruto loon met 18 jaar anciënniteit in de privésector  € 4941,42 per maand.
• Extra’s: een interessante verlofregeling & opleidingsmogelijkheden, maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, terugbetaling abonnement woon- werkverkeer, fietsvergoeding, mogelijkheid tot thuiswerk en telewerkvergoeding
• Lees ook de 5 redenen om voor Mechelen te werken en de verhalen van onze collega’s.

Interesse?

Solliciteer ten laatste op 16 april 2023.

Alle kandidaten krijgen van ons antwoord via email, kijk dus zeker je spam / ongewenste mail na als je een paar dagen voor de selectiedatum nog niets van ons hebt gehoord.

De selectie start met een CV-screening. Enkel de kandidaten wiens profiel het best aansluit bij de functie, worden uitgenodigd voor de selectie. (maximum 8)

De selectieprocedure bestaat verder uit volgende onderdelen:

• casusopdracht
• sollicitatiegesprek

De gesprekken gaan door op 27 april 2023. Houd deze datum alvast vrij in je agenda.

Meer weten?

Heb je vragen over de functie? Contacteer Karen Claes (Programmamanager/Teamcoach Digitale Transformatie functie) via 0472 79 38 71 of karen.claes@mechelen.be.

Heb je vragen over de selectieprocedure? Contacteer Charlotte Velleman (Consulent Personeel) via 015 29 24 46 of charlotte.velleman@mechelen.be.

De oorspronkelijke vacature vind je hier.