Selectielijst Gemeenten

Selectielijst Gemeenten

Binnen de werkgroep Lokaal Overheidsarchief besloten enkele leden in april 2005 om een aparte subwerkgroep op te richten om het uitwerken van
de selectielijst vlotter te laten verlopen. Dankzij de medewerking van deze leden én de medewerking van hun gemeentelijke administraties, werd deze lijst opgemaakt. In 2015 kreeg de werkgroep de ondersteuning van de Vlaamse overheid en het Algemeen Rijksarchief. De selectielijst bestaat uit drie delen: het bestuur van de gemeente, de interne taken en de publieke taken. Op 16 december 2009 werden het eerste en tweede deel van de lijst goedgekeurd door het Algemeen Rijksarchief. In juli 2014 verscheen eenherziene versie van de delen één en twee, en een eerste versie van deel drie. In september 2016, oktober 2017, mei 2019, maart 2020 en januari 2021 werden opnieuw herzieningen goedgekeurd.

Wat is een selectielijst? 

Een selectielijst is een overzicht van alle overheidsinformatie (documenten, dossiers, databanken, enz.) die wordt opgemaakt en ontvangen binnen een organisatie. In het overzicht wordt aangegeven wat er met deze documenten moet gebeuren: bewaren of vernietigen. Om deze bestemming te bepalen, wordt nagegaan hoelang de overheidsinformatie omwille van juridische of administratieve waarde bewaard moet worden en wat er na deze termijn gebeurt. Indien de overheidsinformatie ook nog een bijkomende cultureel-maatschappelijke waarde heeft, zal ze permanent bewaard worden.

De selectielijst Gemeenten probeert een overzicht te geven van alle documenten in een gemeentelijke administratie met hun definitieve bestemming. Zo kan de gemeente anticiperen op de bestemming van deze archieven. Concreet betekent dit dat archieven die permanent moeten bewaard blijven, worden afgezonderd van de archieven die op termijn te vernietigen zijn.

Maar ook in het kader van de GDPR en de Belgische kaderwet van 30 juli 2018 biedt de selectielijst een belangrijk antwoord op de uitzonderingsgrond uit artikels 5.1.b en 89 van de GDPR. Wat volgens de selectielijst bewaard moet worden, kan beschouwd worden als de uitzonderingsgrond “archivering in het algemeen belang” en kan dus ook niet vernietigd worden, tenzij met uitdrukkelijke toelating.

Een gemeente mag geen archief vernietigen zonder toestemming van de Algemeen Rijksarchivaris of zijn gemachtigden. De concrete procedure voor het aanvragen van deze toestemming vindt u hier. Hierdoor is de selectielijst dus vooral een hulpinstrument om deze aanvraag tot vernietiging voor te bereiden. Hij kan ook worden gebruikt als startpunt om een op maat gemaakt informatiebeheersplan op te stellen.

Hoe werd de selectielijst Gemeenten opgebouwd?

De lijst is onderverdeeld in drie delen:

Deel 1 omvat de documentvorming met betrekking tot het BESTUREN VAN DE GEMEENTE EN ONDERGAAN VAN ADMINISTRATIEF TOEZICHT HIEROP.

Deel 2 handelt over de INTERNE TAKEN (ook wel: de ondersteunende taken) van de gemeente. Onder meer gemeentefinanciën, personeel, secretariaat en logistiek komen hierin aan bod.

Deel 3 heeft betrekking op de PUBLIEKE TAKEN van de gemeente. Van deel drie zijn afgewerkt:

  • 301. Externe communicatie en openbaarheid;
  • 302. Bevolking, vreemdelingenzaken en burgerlijke stand;
  • 303. Militie;
  • 304. Verkiezingen;
  • 305. Brandweer;
  • 307. Volksgezondheid;
  • 308. Leefmilieu;
  • 309. Stedenbouw;
  • 310. Onroerende goederen;
  • 311. Lokale economie;
  • 312. Middelbaar onderwijs;
  • 313. Maatschappelijk welzijn;
  • 314. Sport, toerisme, senioren en openbare bibliotheek;
  • 315. Erfgoed;
  • 316. Toezicht op OCMWs
  • 317. Toezicht op kerkbesturen.

De inleiding bij de selectielijst licht toe hoe de selectielijst werd opgebouwd. Neem deze zeker door om verkeerde interpretaties te vermijden.

Fout gezien? Stemmen de beschrijvingen niet langer overeen met de realiteit? Is de wetgeving gewijzigd?

Mail naar het algemene secretariaat van de selectiecommissie gemeenten (informatiemanagement@vlaanderen.be).

Vind je iets niet terug in de selectielijst en heb je een beslissing nodig? 

Voor vragen over de toepassing van de selectielijst kun je terecht bij het Rijksarchief in uw ressort

Waar vind ik de lijst?

De goedgekeurde lijst is hieronder beschikbaar en op de website van het Algemeen Rijksarchief of de website van de Vlaamse overheid.

Waarom lid van de VVBAD worden?

  • Deel zijn van het netwerk van experten en collega's
  • Mee de belangen van de informatiesector behartigen
  • Korting krijgen op de activiteiten van de VVBAD
  • Toegang krijgen tot vakinformatie
  • Participeren in de verenigingsbesturen
Word lid
© Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie vzw
Statiestraat 179 | B-2600 Berchem (Antwerpen)
Tel: (+32) 03 281 44 57 | email: vvbad@vvbad.be