Selectielijst Gemeenten

Selectielijst Gemeenten

Binnen de werkgroep Lokaal Overheidsarchief besloten enkele leden in april 2005 om een aparte subwerkgroep op te richten om het uitwerken van de selectielijst vlotter te laten verlopen. Dankzij de medewerking van deze leden én de medewerking van hun gemeentelijke administraties, werd deze lijst opgemaakt. In 2015 kreeg de werkgroep de ondersteuning van de Vlaamse overheid en het Algemeen Rijksarchief. De selectielijst bestaat uit 3 delen: het bestuur van de gemeente, de interne taken en de publieke taken. Op 16 december 2009 werden het eerste en tweede deel van de lijst goedgekeurd door het Algemeen Rijksarchief. In juli 2014 verscheen een herziene versie van de delen 1 en 2, en een eerste versie van deel 3. In september 2016 en oktober 2017 werden opnieuw herzieningen goedgekeurd. Deze bevatten aanpassingen van delen 1, 2 en 3 en een aanvulling van de lijsten Maatschappelijk welzijn, Openbare bibliotheek, Milieu en Economie. De subwerkgroep voorziet jaarlijks een herziening van de selectielijst waarbij aanvullingen en wijzigingen worden doorgevoerd. Er zal in de toekomst ook worden gestreefd naar afstemming met de andere bestuursniveaus (bv. Federale en Vlaamse administratie) om zo duidelijker zicht te krijgen op het bewaarniveau. In 2017-2018 bespreekt de subwerkgroep de beleidsdomeinen Ruimtelijke ordening (stedenbouw) en Volksgezondheid.

Wat is een selectielijst? 

Een selectielijst is een overzicht van alle overheidsinformatie (documenten, dossiers, databanken,..) die wordt opgemaakt en ontvangen binnen een organisatie. In het overzicht wordt aangegeven wat er met deze documenten moet gebeuren: bewaren of vernietigen. Om deze bestemming te bepalen, wordt nagegaan hoelang de overheidsinformatie omwille van juridische of administratieve waarde moet worden bewaard en wat er na deze termijn gebeurt. Indien de overheidsinformatie ook nog een bijkomende cultureel-maatschappelijke waarde heeft, zal ze permanent bewaard worden.

De selectielijst Gemeenten probeert een overzicht te geven van alle documenten in een gemeentelijke administratie met hun definitieve bestemming. Zo kan de gemeente anticiperen op de bestemming van deze archieven. Concreet betekent dit dat archieven die permanent moeten bewaard blijven, worden afgezonderd van de archieven die op termijn te vernietigen zijn.

Een gemeente mag geen archief vernietigen zonder toestemming van de Algemeen Rijksarchivaris of zijn gemachtigden. De concrete procedure voor het aanvragen van deze toestemming vindt u hier. Hierdoor is de selectielijst dus vooral een hulpinstrument om deze aanvraag tot vernietiging voor te bereiden. Hij kan ook worden gebruikt als startpunt om een op maat gemaakt informatiebeheersplan op te stellen.

Hoe werd de selectielijst Gemeenten opgebouwd?

De lijst is onderverdeeld in 3 delen:

Deel 1 omvat de documentvorming met betrekking tot het BESTUREN VAN DE GEMEENTE EN ONDERGAAN VAN ADMINISTRATIEF TOEZICHT HIEROP.

Deel 2 handelt over de INTERNE TAKEN (ook wel: de ondersteunende taken) van de gemeente. Onder meer gemeentefinanciën, personeel, secretariaat en logistiek komen hierin aan bod.

Deel 3 heeft betrekking op de PUBLIEKE TAKEN van de gemeente. Van deel drie zijn afgewerkt:

  • 301. Externe communicatie en openbaarheid;
  • 302. Bevolking, vreemdelingenzaken en burgerlijke stand;
  • 303. Militie;
  • 304. Verkiezingen;
  • 305. Brandweer;
  • 310. Onroerende goederen;
  • 312. Middelbaar onderwijs;
  • 313. Maatschappelijk welzijn;
  • 314. Sport, toerisme, senioren en openbare bibliotheek;
  • 315. Erfgoed;
  • 316. Toezicht op OCMWs
  • 317. Toezicht op kerkbesturen.



De inleiding bij de selectielijst licht toe hoe de selectielijst werd opgebouwd. Neem deze zeker door om verkeerde interpretaties te vermijden.

Op 16 december 2009 werden het eerste en tweede deel van de lijst goedgekeurd door het Algemeen Rijksarchief. In juli 2014 verscheen een herziene versie van de delen 1 en 2, en een eerste versie van deel 3. In september 2016 werd een herziene versie van de delen 1, 2 en 3 met een aanvulling van de lijsten Maatschappelijk Welzijn en Openbare bibliotheek goedgekeurd.

De volgende hoofdstukken worden besproken in 2017-2018: 307. Volksgezondheid; 309. Stedenbouw.

Fout gezien? Stemmen de beschrijvingen niet langer overeen met de realiteit? Is de wetgeving gewijzigd?

Mail naar het algemene secretariaat van de subwerkgroep (informatiemanagement@kb.vlaanderen.be). Updates i.k.v. wetswijzigingen krijgen voorrang en worden zo snel mogelijk aangepast. Een uitzondering hierop zijn grote wijzigingen zoals de BBC. Hoewel dit ook een wetswijziging is, heeft dit een grote impact op de selectielijst en vraagt dit om een herziening van het volledige luik financiën.

Vind je iets niet terug in de selectielijst en heb je een beslissing nodig? 

Mail naar het Rijksarchief (inspect@arch.be). Ontbrekende beschrijvingen worden gemeld aan de subwerkgroep.

Wilt u meewerken aan deze lijst?

Dat kan! Indien u een hoofdstuk wil uitwerken, kan u dit eveneens melden aan de secretaris van de subwerkgroep.Met het oog op een vlotte realisatie van de integrale selectielijst maakt de subwerkgroep gebruik van een sjabloon en werden er enkele redactionele richtlijnen opgesteld.

Waar vind ik de lijst?

De goedgekeurde lijst is hieronder beschikbaar en op de website van het Algemeen Rijksarchief. De ontwerplijsten worden zo snel mogelijk na een vergadering openbaar gemaakt. Deze kunnen worden opgevolgd via de website van de Vlaamse overheid.

De subwerkgroep achter de schermen

Binnen de werkgroep Lokaal Overheidsarchief besloten enkele leden in april 2005 om een aparte subwerkgroep op te richten om het uitwerken van de selectielijst vlotter te laten verlopen. Dankzij de medewerking van deze leden én de medewerking van hun gemeentelijke administraties, werd deze lijst opgemaakt.

De subwerkgroep zal in de toekomst ook meer en meer streven naar afstemming met de andere bestuursniveaus (bv. Federale en Vlaamse administratie) om zo duidelijker zicht te krijgen op het bewaarniveau.

In 2015 kreeg de werkgroep de ondersteuning van de Vlaamse overheid en het Algemeen Rijksarchief. Het algemeen secretariaat wordt waargenomen door Informatie Vlaanderen (Vlaamse overheid).

Waarom lid van de VVBAD worden?

  • Deel zijn van het netwerk van experten en collega's
  • Mee de belangen van de informatiesector behartigen
  • Korting krijgen op de activiteiten van de VVBAD
  • Toegang krijgen tot vakinformatie
  • Participeren in de verenigingsbesturen
Word lid

VVBAD maakt gebruik van cookies om uw gebruikservaring te optimaliseren. Door deze te accepteren of door gebruik te blijven maken van deze website, gaat u akkoord met het plaatsen van deze cookies. Wil u meer weten over cookies, of uw cookie-instellingen voor deze website aanpassen? Bekijk dan hier de voorwaarden.

© Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie vzw
Statiestraat 179 | B-2600 Berchem (Antwerpen)
Tel: (+32) 03 281 44 57 | email: vvbad@vvbad.be