Quarantaine Archief: dossier COVID-19 (#AQA)
Hoe pak je het archiveren van de coronacrisis aan?
“Archives de Quarantaine Archief - dossier COVID-19 (#AQA)” is een project in samenwerking met onze Franstalige zustervereniging AAFB.
Met de actie “Quarantaine Archief” moedigen we archiefdiensten, informatiebeheerders en archivarissen aan om werk te maken van het documenteren en archiveren van de coronacrisis. Om bijzondere aandacht te hebben voor het capteren van webpagina’s gewijd aan de crisis. Voor wat via sociale media gecommuniceerd wordt. Voor acties die men onderneemt. Voor de zeer concrete maatregelen en aanpassingen in het dagelijkse leven en werken.
Hoe pak je zo’n bijzondere archiveringsactie nu aan?
1. Archiveren van webpagina’s, nieuwsbrieven en socialemediaberichten
Informatie over de coronacrisis op webpagina’s, in digitale nieuwsbrieven en op sociale media verandert snel en kan even snel weer verdwijnen indien niet gecapteerd. Daarom roepen wij op om voor de eigen organisatie(s) webpagina’s, nieuwsbrieven en berichten op sociale media zoveel mogelijk vast te leggen in lokale archiefkopieën. Overleg met de communicatiedienst(en) is daarbij aangewezen. Niet alleen om te identificeren wat de relevante informatie is maar ook omdat zij als beheerders van de communicatiekanalen meer mogelijkheden hebben om bepaalde gegevens te archiveren. Zelf kun je met allerhande tools al veel vastleggen, maar niet de gegevens van het Facebookaccount downloaden.
Op CEST en TRACKS vind je praktische informatie terug over websitearchivering en dergelijke. Het International Internet Preservation Consortium (IIPC) biedt een mooi overzicht van Tools & Software en organiseert zelf een wereldwijde Covid-19-collectie van websites waarvoor je zelf ook websites kunt aanmelden. Je kunt ook contact opnemen met meemoo-Vlaams instituut voor het archief voor technische vragen of problemen.
Tip: de handleiding digitaal archiveren voor particulieren van het Stadsarchief Amsterdam bevat een handig hoofdstuk over het archiveren van websites en sociale media.
2. Identificeren van ‘Covid-19’-informatie bij je eigen organisatie(s)
Maak een overzicht op van wat de eigen organisatie(s) doen naar aanleiding van de coronacrisis. Tracht te identificeren welke informatie men daarbij creëert of zal creëren. Dit overzicht is je werkinstrument om tijdens en na de crisis op te volgen of de documenten veilig zijn bewaard en gearchiveerd.
Hiervoor kun je eventueel een sjabloon of vragenlijst rondsturen waarin je vraagt naar:
- Naam organisatie of organisatieonderdeel
- Acties en activiteiten n.a.v. de coronacrisis
- Beschrijving of benaming informatiebestand(en)
- Contactpersoon
- … (andere info relevant om bestanden te identificeren)
3. Oproep aan je publiek om eigen getuigenissen in verband met de coronacrisis te bezorgen
Met een kleine communicatiecampagne met een wervende tekst kun je een publieke oproep doen om eigen verhalen, foto’s en filmpjes over de coronacrisis te bezorgen. Je vraagt de inwoners van je gemeente/regio of de achterban van de verenigingen en organisaties waarvoor je de archieven beheert om deze getuigenissen bij het archief neer te leggen. Op die manier archiveren we deze zaken als getuigenis van deze bijzondere gebeurtenis.
Enkele stadsarchieven lanceerden reeds een oproep in die zin en kunnen als inspiratie dienen:
Graag geven we hierbij nog enkele tips mee:
- Werk eventueel samen met andere archiefinstellingen of bibliotheken in je stad of regio.
- Voorzie (indien mogelijk) een portaal waar zware bestanden opgeladen kunnen worden. Dergelijke bestanden kunnen vaak maar moeizaam per mail verzonden worden.
- Vergeet niet om bij ontvangst de nodige contextgegevens te registreren.
- Voorzie of gebruik een schenkingsformulier om praktische en formele zaken (rechten e.d.) te regelen.
4. Neem contact op met Archiefpunt
Wanneer je belangrijk digitaal bronmateriaal hebt, maar niet weet bij welke bewaarinstelling je daarmee terecht kunt of hoe je dit moet bewaren of archiveren dan kun je contact opnemen met Archiefpunt. Archiefpunt is een samenwerkingsverband van Vlaamse archiefinstellingen en staat ter beschikking van iedereen die op zoek is naar een passende bestemming voor een privaat archief. Archiefpunt zal je een onderbouwd advies verlenen over welke bewaarinstelling het best geschikt is en indien mogelijk doorverwijzen naar een expert die je zal helpen bij je technische vragen.
Doe mee en zorg ervoor dat de gegevens rond de coronacrisis duurzaam bewaard kunnen worden voor nu en voor in de toekomst!