Of hoe de zaak Chovanec het belang van informatiebeheer en archivering bij kabinetten aantoont

De zaak Chovanec beroert de publieke opinie. Het parlement ondervraagt de toenmalige minister van Binnenlandse Zaken in commissie. Wat archivarissen al lang weten, wordt in deze zaak nog eens glashelder: archiefdocumenten spelen een cruciale rol in het achterhalen van waarheid en verantwoordelijkheden, én in het opfrissen van het geheugen van ambtenaren en politici. De hele discussie over wat de toenmalige minister van Binnenlandse Zaken en zijn kabinet al dan niet wisten, en wel of niet hebben gedaan, zou je in principe moeten kunnen beslechten met het kabinetsarchief.

Bij een goed informatie- en documentenbeheer op zo’n kabinet, zou er één dossier bestaan met alle e-mails, brieven, faxen, nota’s, verslagen etc. die op het kabinet zijn gepasseerd met betrekking tot zo’n zaak. Enkel mondelinge communicatie waarvan geen verslag is gemaakt, zou ontbreken. Met zo’n dossier zou je klaarheid kunnen scheppen over wie wat wanneer precies wist en niet wist.

De zorg voor kabinetsarchieven van de federale en de Vlaamse overheid is echter niet geregeld door wet of decreet. Daardoor beschouwen de meeste ministers ze als hun privéarchief en is er geen bewaarverplichting. Elke regeringswissel is het bang afwachten wat versnipperaars en deleteknoppen zal overleven. Ministers en kabinetsmedewerkers bepalen naar eigen inzicht wat ze al dan niet aan archiefinstellingen overdragen. Het haastwerk dat doorgaans komt kijken bij de ontruiming van kabinetten, helpt ook niet om doordacht te selecteren en de archieven goed geordend en toegankelijk over te dragen.¹ Dit bemoeilijkt niet alleen later onderzoek naar politieke besluitvorming door journalisten, politieke wetenschappers en historici. Het bemoeilijkt ook de democratische controle.

De archiefsector heeft al gewerkt rond de problematiek van de kabinetsarchieven en er is veel goede wil. Recent werd er nog een onderzoeksproject² en studienamiddag³ gewijd aan het waarderen van kabinetsarchieven. Het gebrek aan een duidelijk juridische statuut van kabinetsarchief blijft echter een pijnpunt. Initiatieven om hier iets aan te veranderen lijken steevast een stille dood te sterven.

De zaak Chovanec demonstreert echter de rol en het belang van goed informatiebeheer en archivering in een democratische rechtstaat. Dat ook enkele parlementsleden dit hebben begrepen blijkt uit het wetsvoorstel⁴ dat afgelopen maandag is ingediend. Het herneemt een wetsvoorstel uit 2017⁵ en beoogt een aanpassing aan de archiefwet van 1955 die haar toepassingsgebied verduidelijkt. Archief dat federale ministers creëren in het kader van hun functie, het kabinetsarchief dus of toch een deel ervan, zouden hierdoor expliciet onder de archiefwet vallen. Laat ons hopen dat het voorstel ditmaal wel de Kamer haalt.

¹ Twee jaar terug verscheen hierover op nieuwssite Apache een artikel dat mooi deze problematiek schetst.

² “Waarderen als instrument voor archiefbeheer: het pilootproject Waarderen van kabinetsarchieven”, project van Archiefbank Vlaanderen 2019.

³ Studienamiddag kabinetsarchieven, Rijksarchief Brussel, 9 oktober 2019.

⁴ Wetsvoorstel tot wijziging van de archiefwet van 24 juni 1955, ingediend 31/8/2020 door CD&V-ers Jan Briers, Jef Van den Bergh en Leen Dierick.

⁵ Wetsvoorstel van CD&V’ers Vincent Van Peteghem en Roel Deseyn, ingediend 14/12/2017 maar nooit behandeld in de Kamer en ondertussen vervallen verklaard.

Afbeelding Het Martelarenplein te Brussel by Michael Segers is licensed under CC BY 2.0.