Subwerkgroep selectielijst gemeenten geeft de fakkel door

Subwerkgroep selectielijst gemeenten geeft de fakkel door

13.11.2019

De subwerkgroep selectielijst gemeenten van VVBAD vzw neemt al vijftien jaar de opmaak van een selectielijst voor gemeenten op zich. Dat wil zeggen dat de subwerkgroep bepaalde welke categorieën archiefdocumenten (bestuursdocumenten) van de gemeente bewaard moesten worden en welke vernietigd mochten worden. Deze beslissing werd daarna goedgekeurd door de Algemeen Rijksarchivaris.

Na 80 vergaderingen met gemiddeld acht mensen over vijftien jaar, wat resulteerde in 2018 goedgekeurde beslissingen (bestemmingen) en een functioneel kader van 878 taken en handelingen houdt de subwerkgroep ermee op.

Gelukkig niet wegens bloedarmoede of een gebrek aan inzet. Integendeel, de subwerkgroep heeft nog nooit zoveel leden en zoveel engagementen voor het uitwerken van selectieregels gehad als op dit moment. 

Hij houdt ermee op, omdat de Vlaamse overheid besloten heeft om de selectieregels een formeel karakter te geven. Ze richt een selectiecommissie voor de bestuursdocumenten van gemeenten en OCMW’s op. Daarbij bouwt ze verder op ons werk.

Een terugblik

Op 26 april 2005 vond de eerste officiële vergadering van de nieuwe subwerkgroep selectielijst gemeenten plaats. Een “sub”werkgroep van de werkgroep lokale overheidsarchieven (toen nog werkgroep gemeentearchieven) van de VVBAD. Hij werd opgericht omdat de bespreking van selectielijsten tijdens de vergadering van de eigenlijke werkgroep te veel tijd in beslag nam. Acht archivarissen uit vijf verschillende gemeenten namen deel. Isabelle Verheire van het provinciearchief van West-Vlaanderen werd verslaggever, voorzitter was Roeland Verhaert van het stadsarchief Antwerpen.

Het doel van de subwerkgroep was het opstellen van een selectielijst voor het archief van gemeenten, ter vervanging van de oude Bewaar- en vernietigingslijsten onder redactie van Griet Maréchal uit de jaren 1980. Deze bleken niet meer geschikt voor het uitvoeren van selecties in de snel veranderende gemeenteadministraties. 

Oorspronkelijk werd er gewerkt met lijsten per beleidsdomein: financiën, bevolking, secretariaat enz., maar al snel werd er gekeken naar een grote, omvattende indeling waarin alle documenten hun plaats zouden krijgen. De functionele classificatie was geboren; een indeling in domeinen, taken en handelingen. Het voordeel was en is dat er duidelijkheid kwam over het takenpakket van een gemeente. Een goed, allesomvattend en samenhangend takenoverzicht van een gemeente is waarschijnlijk een van de belangrijkste verwezenlijkingen van de subwerkgroep.

Van bij het begin werd er ook gewerkt met een uniform datamodel voor de selectielijst. De bedoeling was dat de lijst zonder veel problemen in een databank ingevoerd zou kunnen worden (wat tot op heden door een gebrek aan eigen middelen nooit gebeurd is).

De subwerkgroep onderzocht dan per beleidsdomein welke taken en handelingen er uitgevoerd worden en welke soorten documenten daarbij ontstaan. Daarvoor werd de wet- en regelgeving doorgenomen, de administratie bevraagd en werden de verschillende soorten documenten bekeken en tegen elkaar afgewogen. Zo bepaalde de subwerkgroep welke bewaard moesten worden om het handelen van de gemeente te documenteren en de rechten van de burger te vrijwaren. De andere documenten kregen dan de stempel 'vernietigen'. In het geval van vernietiging werd ook de wettelijke bewaartermijn overgenomen uit de wet- en regelgeving. Indien die er niet was, werd er in overleg een administratieve bewaartermijn vastgelegd. Een omvangrijk en omslachtig werk, dat veel onderzoek en overleg vereiste. Maar het nut ervan was en is groot. Het zorgt ervoor dat duidelijk is wat gearchiveerd moet worden in het algemeen belang. Zo kan de administratie de juiste klemtonen leggen en sneller overgaan tot vernietiging van archieven, wat uiteraard kosten bespaart.

In 2009 werd een eerste deel van de selectielijst goedgekeurd door de Algemeen Rijksarchivaris. Dat deel omvatte de documenten met betrekking tot hoofdstuk 1. Het beleid van de gemeente en 2. De interne taken van een gemeente, zoals secretariaat, financiën, logistiek, personeel, ICT enz.

In 2014 verscheen een nieuwe versie van de lijst, met de eerste stukken van hoofdstuk 3. De publieke taken van een gemeente. Het ging dan om onder meer externe communicatie, bevolking en burgerlijke stand, militie, brandweer, onroerende goederen, erfgoed en administratief toezicht enz. Dit derde hoofdstuk bevat de eigenlijke hoofdmoot van de taken van een gemeente en is een werk van lange adem. Bij deze gelegenheid werden ook een aantal selectieregels uit de eerste 2 hoofdstukken herzien.

Na deze publicatie was er een lange periode van windstilte. Er waren verschillende wetgevende initiatieven van de Vlaamse en de federale overheid geweest met betrekking tot selectie van archieven. Het Grondwettelijk Hof en de Raad van State hadden zich over de bevoegdheden uitgesproken. De subwerkgroep besloot in die periode om de werkzaamheden stop te zetten en het initiatief aan het Algemeen Rijksarchief en de Vlaamse coördinerende archiefdienst over te laten, aangezien de bevoegdheid onder hen beiden verdeeld was. Na een jaar onderhandelen werd voor een pragmatische oplossing gekozen: de subwerkgroep werd heropgestart in 2015. De Vlaamse overheid nam het secretariaat over van de provinciale archiefdienst van West-Vlaanderen en het Algemeen Rijksarchief nam opnieuw deel aan de vergaderingen. Het voorzitterschap bleef in handen van het stadsarchief Antwerpen.

Het bleek een succesformule. De samenwerking verliep opmerkelijk vlot. Er waren heel wat nieuwe deelnemers van grote en kleine gemeenten. Het bleek ook veel eenvoudiger te zijn om over de grenzen van de verschillende overheden heen te kijken. Kijk bijvoorbeeld naar een beleidsdomein als milieu, waarvan de bevoegdheden sterk verdeeld zijn en waarbij de gemeente slechts een deel van de taken op zich neemt. Door de aanwezigheid van het Algemeen Rijksarchief en de Vlaamse overheid was het veel eenvoudiger om te controleren waar zich de belangrijke reeksen bevonden. Eens die getraceerd waren, kon ook het bewaarniveau veel beter bepaald worden. Zo kon de categorie “Adviezen i.k.v. de verlening of de weigering van vergunningen voor inrichtingen die werken met ioniserende stralingen (klasse II)” de bestemming 'Vernietigen' krijgen omdat onderzoek had uitgewezen dat de federale overheid de dossiers bewaart. Dit soort onderzoek was voorheen veel moeilijker uit te voeren.

Door dit nieuwe elan volgden de goedgekeurde delen elkaar op en in 2016, 2017 en 2019 verschenen telkens grote aanvullingen.

Eind 2019 zijn er nog slechts enkele kleinere beleidsdomeinen waarvoor nog geen selectiecriteria ter beschikking staan. Dan gaat het om oorlog, rampen, HC100, onderwijsbeleid, cultuurcentra en algemene cultuurtaken, vrijwilligerswerking en mobiliteit. Hiervoor zijn wel al engagementen opgenomen.

Daarmee is het werk echter niet afgelopen. De wet- en regelgeving verandert in sneltreintempo en dat heeft gevolgen. Ten eerste zijn de richtlijnen voor bijvoorbeeld de beleidsdomeinen financiën en kinderopvang achterhaald. Ten tweede zijn er ook overheidstaken die zich de laatste jaren ontwikkeld hebben tot volwaardige beleidsdomeinen, waardoor ook de documentvorming sterk toegenomen is en een aparte behandeling noodzakelijk wordt. Denk bijvoorbeeld aan audit/interne controle/organisatiebeheersing of informatieveiligheid. Ten derde zijn de laatste jaren gemeente en OCMW samengegaan, waardoor ook een integratie van de selectielijst OCMW zich opdringt.

Nu heeft de Vlaamse overheid besloten om in samenwerking met het Algemeen Rijksarchief een selectiecommissie op te richten voor het archief van gemeenten. Het werk van de VVBAD-subwerkgroep wordt op een officiële manier verder gezet. Wij zijn blij dat dit belangrijke werkinstrument op deze manier een formele en wettelijke verankering krijgt en wensen de nieuwe selectiecommissie alle succes toe. We zijn ervan overtuigd dat de subwerkgroep de afgelopen vijftien jaar een stevige basis gelegd heeft waarop verder gebouwd kan worden.

De selectielijsten vindt u onder deze link.


Nieuwsberichten

Alle nieuwsberichten

Waarom lid van de VVBAD worden?

  • Deel zijn van het netwerk van experten en collega's
  • Mee de belangen van de informatiesector behartigen
  • Korting krijgen op de activiteiten van de VVBAD
  • Toegang krijgen tot vakinformatie
  • Participeren in de verenigingsbesturen
Word lid

VVBAD maakt gebruik van cookies om uw gebruikservaring te optimaliseren. Door deze te accepteren of door gebruik te blijven maken van deze website, gaat u akkoord met het plaatsen van deze cookies. Wil u meer weten over cookies, of uw cookie-instellingen voor deze website aanpassen? Bekijk dan hier de voorwaarden.

© Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie vzw
Statiestraat 179 | B-2600 Berchem (Antwerpen)
Tel: (+32) 03 281 44 57 | email: vvbad@vvbad.be