Op 12 mei lanceerde de VVBAD een bevraging over de impact van de coronacrisis op de informatiesector. In een week tijd verzamelde deze bevraging een reactie van 63 instellingen, die samen een kleine 500 medewerkers in de sector vertegenwoordigen.

De tijdelijke werkloosheid in de bibliotheek-, archief-, en documentatiesector bleef beperkt: bij onze respondenten gaat het om 3% van het personeel. Zo’n 12% van het personeel was tijdens de lockdown afwezig door ziekte voor een periode langer dan twee weken.

Gemiddeld werkte ongeveer de helft van de medewerkers volledig of grotendeels van thuis uit, maar dat met grote verschillen binnen de sector.

Bij een deel van de instellingen werkte iedereen van thuis uit en bij een ander deel niemand, maar we zien op veel plaatsen ook een opsplitsing binnen de instellingen zelf, waarbij een deel van de medewerkers thuiswerkte.

Impact op de werking

We zien dat voornamelijk de archieven tijdens de lockdown de focus legden op een interne dienstverlening. De digitale dienstverlening was belangrijk bij zowel hogeschool- en wetenschappelijke bibliotheken, documentatiecentra als voor een derde van de openbare bibliotheken.

Zo'n 90% van de openbare bibliotheken die deelnamen aan de bevraging, organiseerde een afhaaldienst en zo’n 10% bood een bib-aan-huisservice aan. Enkele daarvan combineerden beide diensten. De helft van de instellingen die een afhaaldienst organiseerden, zette ook extra in op een digitale dienstverlening.

De financiële impact op de sector lijkt voorlopig niet al te groot. Er gebeuren minder uitgaven voor activiteiten, maar er zijn wel extra kosten voor materiaal om de veiligheid te garanderen.

Boetes en lidgelden werden niet geïnd tijdens de lockdown, waardoor de inkomsten bij bibliotheken tijdelijk lager liggen. De vraag is wat het financiële effect van de crisis op lange termijn zal zijn op de bovenliggende instelling van de bibliotheek, het archief of het documentatiecentrum.

Positieve en negatieve effecten

De coronacrisis is niet enkel kommer en kwel, 60% van de respondenten ervaart een positief effect van de coronacrisis en de daarmee gepaard gaande maatregelen. Niet in het minst omdat de alternatieve service veel positieve reacties opwekte.

Sommigen gaven aan dat de situatie het belang van hun service extra onderstreepte, omdat bepaalde dienstverlening echt gemist werd. Zoals in andere sectoren, leerden velen het thuiswerken kennen. Op korte tijd leerden we online vergaderen en ontdekten we online tools.

Er kwam tijd om te experimenteren, om door te werken van thuis uit, om te focussen op de interne werking en om zaken op te nemen waar anders geen tijd voor was. De vindingrijkheid van de medewerkers werd aangescherpt en de onderlinge communicatie is verbeterd, zo geven de respondenten aan.

Sommige instellingen zetten tijdens de lockdown in op de uitbreiding van de collectie, op het uitwerken van plannen of het archiveren van andere bronnen zoals sociale media. Het valt op dat verschillende respondenten het positieve effect van de situatie op het teamgevoel aanhalen.

Natuurlijk had de crisis ook een grote negatieve impact op de informatiesector. Zo bereikten instellingen maar een heel klein deel van hun gebruikers. Sommige medewerkers voelden zich geïsoleerd of minder productief.

De functie van de instellingen werd beperkt tot een aantal basistaken en de activiteiten en contacten met de gebruikers werden gemist. Daarnaast paste niet iedereen zich gemakkelijk aan aan een situatie met thuiswerk.

Veiligheidsmaatregelen

Op het moment dat midden mei de bevraging liep, was bijna iedereen aan het nadenken over de volgende stap van de eigen exitstrategie. Voor een kleine 40% van de deelnemende instellingen was een snelle heropstart of volgende stap in de versoepeling wenselijk.

Zo'n 72% van de respondenten vond dat hij over voldoende informatie beschikte om die stap daadwerkelijk te zetten, maar de helft van alle respondenten vond dat hij over onvoldoende informatie beschikte om de werking op lange termijn op een veilige manier te organiseren. Dat laatste cijfer blijkt sterk beïnvloed te zijn door de onduidelijkheid van de impact van het virus op lange termijn.

Wanneer we bevragen welke veiligheidsmaatregelen van de exitstrategie haalbaar zijn in de eigen instelling, merken we dat voor drie op de vier instellingen het houden van afstand op de werkvloer en de toegang beperken haalbaar is. Een aparte in- en uitgang voorzien is voor meer dan de helft van de instellingen een uitdaging. Slechts de helft van de instellingen is ervan overtuigd dat er voldoende personeel is om alles in goede banen te leiden.

Enkele deelnemers van de bevraging hebben ook tips voor collega’s:

• Volg je eigen ritme en durf een stap terug te zetten naar een strenger regime als dat nodig blijkt.
• Een flexibele houding kan in deze tijden helpen.
• Adviezen zijn niet in steen gebeiteld en ook na de heropening zal er bijsturing nodig zijn.
• Neem contact op met collega's als je met vragen zit.

Tot slot geven we nog graag een wens van een van de respondenten mee: veel succes aan alle collega’s!