Birgit Grootjans werkte van januari tot juli 2020 bij de VVBAD als beleidsmedewerker. Via een beroepsinlevingsstage (BIS) kon ze zes maanden ervaring opdoen in de bibliotheek-, archief- en documentatiesector. Voor ze aan de slag gaat als medewerker bij ons coördinatieteam, kijkt ze eerst nog even terug op haar stage.
Hoe kwam je bij ons terecht?
Ik kwam de vacature voor een beroepsinlevingsstage (BIS) bij de VVBAD tegen op de vacaturebank van FARO, waar ik toen ook stage liep in het kader van mijn masteropleiding Erfgoedstudies aan de Universiteit Antwerpen. Die stage vormde de laatste stap van mijn academisch traject en ik was dus op zoek naar een nieuwe uitdaging voor na mijn studies.
Door mijn stage-ervaring bij FARO had ik dan ook meteen interesse om ervaring op te doen in een dienstverlenende organisatie in de brede informatie-, cultuur- en erfgoedsector.
Wat waren jouw taken?
Tijdens mijn BIS-stage had ik een gevarieerd takenpakket. Ik stond in voor verschillende administratieve taken zoals het opvolgen van inschrijvingen voor studiedagen, de opvolging van algemene vragen, het verzenden van verschillende mailings, enzovoort.
Zoals andere leden van het coördinatieteam volgde ik twee sectiebesturen van de VVBAD op: de Sectie Wetenschappelijke en Documentaire Informatie (WDI) en de sectie Archief en Hedendaags Documentbeheer (AHD). Hiervoor volgde ik de vergaderingen van de secties als contactpersoon tussen de VVBAD en het sectiebestuur. Ik ondersteunde de sectie AHD bij verschillende acties: #Archivistsinquarantaine voor Internationale Archiefdag, alsook het mee opzetten van het Quarantaine Archief-platform in het kader van de huidige coronacrisis.
Daarnaast stond ik in voor de praktische organisatie en ondersteuning van verschillende activiteiten zoals vormingen, de jaarlijkse ledendag en de tweejaarlijkse internationale studiereis. Hiervoor legde ik contacten met verschillende instanties en volgde ik alles op, van catering tot en met de sprekers. Ondanks de getroffen voorbereidingen, kon de ledendag op 13 maart last minute niet doorgaan. Ook de studiereis zal dit jaar niet kunnen plaatsvinden.
Wat vond je het leukst aan je takenpakket?
Tijdens de organisatie van de studiereis naar Helsinki, contacteerde ik enkele organisaties uit de informatiesector in Finland. Ik vond het dan ook heel leuk om in contact te komen met internationale collega’s, en hun werking beter te leren kennen. Helaas zullen we vanwege de coronacrisis Helsinki niet kunnen bezoeken, maar alsnog vond ik de organisatie van de studiereis een leuke en leerrijke ervaring!
Wat heb je bij ons geleerd?
Tijdens de BIS-stage kon ik praktische werkervaring opdoen, waarbij ik mijn organisatorische en communicatieve vaardigheden verder kon ontwikkelen. Doordat het coördinatieteam van de VVBAD een klein team is, leerde ik snel bij over de verschillende aspecten van de organisatie en kon ik me een goed beeld vormen van de gehele werking van de VVBAD. Daarnaast gaf het brede netwerk van de organisatie mij de kans om de sector snel beter te leren kennen.
Welke ervaring zal je het meest bijblijven?
Vanwege de coronacrisis kreeg ik de kans om mee te werken aan verschillende initiatieven. Zo hielp ik mee aan de sectorgids voor de exitstrategie voor bibliotheken, archieven en documentatiecentra, die de VVBAD opstelde en ook aan het Quarantaine Archief-platform dat resulteerde uit een samenwerking tussen de sectie AHD en onze Waalse collega’s van de AAFB. Voor beide initiatieven kon ik deelnemen aan verschillende overleggen, en ik vond het mooi om te zien dat de sector zich, ondanks de onzekere situatie, engageerde en nauw samenwerkte. Ik ben dan ook blij dat ik hier deel van kon uitmaken!