Bestuur op maat

META Nummer 2023/2

Bestuur op maat

Geschreven door Maxine Lynch
Gepubliceerd op 14.03.2023

Een gesprek over onze beroepsvereniging met nieuwe en aftredende bestuursleden

IMPORTANT
V.l.n.r.: Patrick Vanhoucke, Stijn Meersseman, Hermione L’Amiral, Kevin Linsingh, David Coppoolse, Patrick Vanouplines en Ann De Meulemeester.

De VVBAD begon 2023 met een nieuw samengesteld dagelijks bestuur. Een ideaal moment om met zowel de nieuwe als de oude ploeg samen te komen voor een rondetafelgesprek. Hierbij deelden ze enkele fijne ervaringen en sterktepunten, maar vertelden ze ook hoe ze de vereniging de afgelopen jaren door enkele moeilijke periodes loodsten. Met een nieuwe visie en een andere expertise kan de nieuwe ploeg verder bouwen op de stabiliteit die de vereniging nu heeft. Op donderdag 16 maart 2023 zal het nieuw samengesteld dagelijks bestuur zichzelf komen voorstellen op de open sectievergaderingen tijdens de ledendag. Eén ding is zeker: de VVBAD is in goede handen!

Een nieuw bestuur, wat betekent dat voor de VVBAD?

Patrick Vanouplines: Het is goed dat er vernieuwing is. Voor onze vereniging is het van belang dat een lid van het dagelijks bestuur maximaal twee mandaten ‘de macht uitoefent’ (lacht). Zo vermijden we dat de vereniging vastgeroest raakt.

Hermione L’Amiral: Onze vereniging is erg divers, want we behartigen de belangen van informatieprofessionals uit verschillende vakgebieden. Daarom hebben we nieuwe inzichten nodig om met een flexibele blik naar de vereniging te kunnen kijken. Sommige zaken die wij, als dagelijks bestuur, als een automatisme ervaarden, zullen de nieuwe bestuursleden net in vraag durven stellen. Hierbij verwijs ik graag naar de befaamde woorden van de filosoof Socrates: “Verwondering is het begin van de filosofie”. Alles begint met verwondering, een nieuwe blik is altijd goed. Zo begon ik ook bij de VVBAD, met verwondering over de vereniging en de rijke expertise die er gedeeld wordt. Dat wil ik meteen ook meegeven aan de nieuwe ploeg, al ben ik zeker dat die verwondering al aanwezig is.

David Coppoolse: Ik vorm hierbij de brug tussen de oude en de nieuwe ploeg. Het vorige dagelijks bestuur heeft de VVBAD vooral door een lastige periode moeten loodsen. Dat is gelukkig gelukt, mede dankzij het feit dat we een goede coördinator hebben. Hierdoor zijn we ook financieel op het rechte pad gebleven. Ik ben blij dat we daar doorheen gesurft zijn en dat we de vereniging een nieuwe vorm hebben kunnen geven in die paar jaar. De verfrissing nu is goed. De vorige ploeg heeft vooral voor stabiliteit gezorgd zodat we verder konden, maar het is nu aan de nieuwe ploeg om vanuit dat nieuwe elan te kijken wat we anders en beter kunnen doen.

Patrick Vanouplines: Mochten jullie voor een totaal andere koers gaan, wees er dan maar zeker van dat we daar geen wrang gevoel bij zullen hebben. Als jullie inderdaad met verwondering gaan kijken naar de vereniging, dan zal die snel overgaan in bewondering. Ik heb een groot vertrouwen in het nieuwe bestuur en wens dat ze genieten van het met twee voeten in het vakgebied staan en goed te weten komen wat er nodig is in het nieuwe landschap van informatie. Met doorzettingsvermogen en vooral veel goesting komen jullie er wel.

IMPORTANT

Stijn Meersseman: Bij de vorige ploeg lag de focus vooral op het operationele: de vereniging door een lastige periode loodsen. We zijn gelukkig niet opgebrand (lacht). Nu hebben we een andere visie en nieuwe expertise nodig voor de volgende honderd jaar. Niet dat we dat niet zouden kunnen, maar ik denk dat jullie beter geplaatst zijn om met wilde ideeën de toekomst in te gaan.

Hermione: We hebben de nieuwe bestuursleden geselecteerd op basis van hun wilde ideeën (lacht).

Kevin Linsingh: Honderd jaar is natuurlijk wel een heel ruim venster. Ik kijk er in ieder geval al naar uit om te kijken welke nieuwe opportuniteiten er liggen. Momenteel zie ik veel bewegen in de informatiesector, want we zijn heel lang een kleine sector geweest. De komende vier jaar zal het een uitdaging zijn om die groei in de nieuwe sectoren aan de vereniging te binden.

David: Die nieuwe sectoren, zoals bedrijven, hebben we de afgelopen jaren al gesignaleerd en de rol van de informatieprofessional zijn we ruimer gaan zien. Daar waren we eerst wat zoekende in, maar het is nu een mooi moment om daar meer op in te zetten.

Patrick Vanhoucke: We moeten bovendien kijken naar de verhouding van institutionele leden en individuele leden en of dat evenwicht oké is. We kunnen dat verbeteren door mensen te stimuleren om individueel lid te worden van de vereniging, omdat we daardoor een groter draagvlak kunnen creëren. Organisaties zijn natuurlijk wel meteen lid voor een aantal voltijds equivalenten (vte), wat voor inkomsten zorgt, maar dat lijkt me soms eerder een lidmaatschap ‘op automatische piloot’.

Ik had de indruk dat de vorige ploeg – zeker naar het einde toe – een heel hechte groep geworden is. Hebben jullie dat ook zo ervaren? Wat willen jullie de komende ploeg meegeven of toewensen om een vlotte werking te garanderen?

Patrick Vanouplines: Ik hoop van harte dat jullie een minstens even hechte groep worden, op zich groeit dat wel vanzelf. Als je je engageert als lid of bestuurslid, dan draag je je beroepsveld ook een zeer warm hart toe. Jullie zullen snel je eigen koers vinden.

Hermione: Ik heb mij al afgevraagd wanneer dat precies gebeurd is, maar we always had each other’s backs tijdens de moeilijke periodes, gaande van het wegvallen van de subsidies, het personeelsbeheer tot de coronapandemie. We beslisten collegiaal, niet als voorzitter of secretaris, maar samen als dagelijks bestuur. Dat gaf mij een soort van rust en tegelijkertijd was dat de basis van vertrouwen dat nooit geschonden werd. We gingen er met al onze energie voor en op den duur had iedereen zijn eigen specialisatie. Je kon je ook kwetsbaar opstellen als het iets minder goed ging.

De vorige ploeg heeft vooral voor stabiliteit gezorgd zodat we verder konden, maar het is nu aan de nieuwe ploeg om vanuit dat nieuwe elan te kijken wat we anders en beter kunnen doen

Stijn: Het is essentieel om open te staan voor elkaars achtergrond. We hadden nooit het gevoel dat er al een beslissing genomen was. Gaandeweg groeide onze ploeg heel organisch, soms vanuit alle richtingen, maar dat was nu net zo rijk. Jullie komen er sowieso en zullen voortschrijdend inzicht verwerven.

Ann De Meulemeester: We hebben nu al het gevoel dat we op jullie zullen kunnen vertrouwen en terugvallen. Het is nieuw, en het onbekende zorgt vaak voor onzekerheid, maar je weet nu al dat er terugkoppeling mogelijk zal zijn. Dat geeft ons vertrouwen voor het vervolg en voelt goed aan. Als we diezelfde houding kunnen overnemen dan komt het goed. We staan open voor elkaars ideeën en expertise.

Kevin, als nieuwe voorzitter, is er iets specifieks waar jij belang aan hecht voor een vlotte werking van het bestuursorgaan?

Kevin: Open gesprekken moeten mogelijk zijn: we mogen en kunnen van mening verschillen, maar we moeten vervolgens wel tot een compromis komen. Ik discussieer weleens graag (lacht), maar in principe moeten we wel altijd de beste beslissing nemen voor de vereniging. Dat moet de kern zijn, het continu nakijken van de afwegingen die de VVBAD vooruitbrengen.

Hermione: Er was absoluut geen sprake van profileringsdrang, we gebruikten dit orgaan niet om onszelf vooruit te brengen. We gingen gemeenschappelijk voor eenzelfde doel: het belang van deze vereniging.

Stijn: We hadden wel profileringsdrang om de VVBAD vooruit te helpen (lacht).

Hoe zien jullie de taakverdeling?

Kevin: Ik hoop dat we veel zaken gezamenlijk kunnen aanpakken. We hebben allemaal onze eigen functie in het dagelijks bestuur, maar ik denk niet dat er iemand boven de ander geplaatst wordt en dat het absoluut geen hiërarchische opdeling moet zijn. We zullen onze eigen sterktes moeten ontdekken om te zien hoe we elkaar kunnen versterken.

David: We stemden ook eventuele overbelasting af, om het evenwicht tussen het privéleven en het werk te behouden. Het dagelijks bestuur was er altijd, waarbij soms de een minder aanwezig was dan de ander.

IMPORTANT

Hermione: Ik herinner me bijvoorbeeld een vergadering waarbij David digitaal aanwezig was, maar we zagen hem niet en hoorden hem maar een beetje. Hij zat toen op de bus (lacht). Ik vond dat echt heroïsch: soms is het roeien met de middelen die je hebt.

Als jullie terugkijken naar tien jaar geleden, hoe is de vereniging dan geëvolueerd?

Patrick Vanouplines: De personeelswissel binnen het coördinatieteam bracht een grote verandering met zich mee. Met een nieuwe en andere aanpak gingen we met volle vaart vooruit.

Stijn: Zo’n personeelswissel heeft ons gedwongen om na te denken waar we voor staan als vereniging. Dat is nu iets duidelijker, omdat er ook meer betrokkenheid is van de secties en dat maakt ons werk lichter.

Hermione: Subsidies zijn natuurlijk een fijn iets en geven je een comfortabel gevoel, maar je blijft afhankelijk van je broodheer. Die onafhankelijkheid van de overheid gaf ons daarna een vrijere mentaliteit. Toen de vereniging zonder subsidies viel, heeft Jessica een tour de force gedaan door de vereniging gaande te houden. Dat bracht ons als bestuur misschien wel tot bescheidenheid. Terwijl wij als bestuur aan het roer stonden, was het wel Jessica die de zeekaarten en het kompas vasthield en zag wanneer er stormen aankwamen. Nu hebben we een wendbare vereniging, een nieuw tijdperk is aangebroken.

Wat was voor jullie de moeilijkste beslissing?

Stijn: Afscheid moeten nemen van iemand is altijd een moeilijke beslissing, maar het hielp dat het een gezamenlijke beslissing was. Dat maakt het natuurlijk niet leuker, maar tegelijkertijd is dat het fijnste: dat je er niet alleen voor staat.

Hermione: Je weet nooit op voorhand hoe een beslissing zal uitdraaien. Als iets voorgesteld wordt, heb je daar een abstract idee van, en dan merk je later op dat het eigenlijk heel goed uitdraait in de praktijk. De leukste beslissingen zijn als je het vertrouwen geeft en merkt dat het werkt. En vaak gebeurt dat net achter de schermen.

Patrick Vanouplines: De VVBAD heeft drie klankborden: het bestuur, het coördinatieteam en de leden zelf, het allerbelangrijkste klankbord. Het zijn de leden die me bij het wegvallen van de subsidies lieten weten dat we er nog niet zodanig mee moesten inzitten. Als de VVBAD zou ophouden te bestaan, dan ontstaat er binnen de kortste keren wel een nieuwe vereniging, gezien de Vlaamse sector daar wel degelijk nood aan heeft. Je wordt sowieso gesteund door alle informatieprofessionals in Vlaanderen. Stel dat we nog eens in moeilijk vaarwater terechtkomen, dan komen jullie er wel door. Het loont de moeite om je in te zetten voor de VVBAD: je krijgt er ook veel van terug.

Ik neem aan dat als jullie je kandidaat stellen voor zo’n functie in een dagelijks bestuur jullie ook sterk geloven in de organisatie.

Kevin: Mijn motivatie om voorzitter te worden, komt vooral omdat ik heel sterk geloof in de sector. Dat samen met de verschillende standpunten in het achterhoofd: organisaties uit de sector nemen enerzijds een maatschappelijke rol in, anderzijds zetten ze zich in op het vlak van efficiëntie en productiviteit. Het is een heel divers werkveld, maar in de brede maatschappij nog veel te onbekend. Het levert nochtans zo’n mooi werk op, en ik wil mij inzetten voor de informatieprofessional die het elke dag toch maar doet.

IMPORTANT

Ann: Ik stond er eerst niet bij stil om te kandideren, maar nu doe ik het puur omdat ik de organisatie en de sector wil steunen. Ik hecht ook veel belang aan het leggen van verbindingen tussen de verschillende deelsectoren. Ik wil iedereen betrekken, van alle niveaus. We moeten daar meer op inzetten en ervoor zorgen dat het niet altijd de leidinggevenden zijn die zich engageren, maar dat we alle betrokkenen van over heel de sector meekrijgen. Elk niveau draagt per slot van rekening bij aan het groter geheel. Als redactielid van META probeer ik er ook op te letten dat het niet altijd de leidinggevenden zijn die een artikel schrijven. Niet iedereen durft of is het gewoon om te schrijven. Met een goede begeleiding kunnen we alle collega’s gegarandeerd meekrijgen en leveren ze een tekst af waar ze daarna altijd fier op zijn.

Kevin: Heel wat collega’s uit de sector zijn bescheiden en denken dat hun werk niets speciaals is. Als ik samenwerk met andere commerciële organisaties, dan komen we er nog erg bescheiden uit.

Patrick Vanhoucke: Ik heb mensen uit de sector altijd proberen stimuleren om te schrijven en hun ervaringen te delen. Ze denken vaak dat ze niet de eerste zijn, dat het ‘dat’ maar is of dat anderen het zoveel beter doen. Dat kan allemaal goed zijn, maar in de ervaring die ze hebben, zitten bepaalde elementen die het wel waard zijn om te delen.

Hebben jullie nog goede raad voor de nieuwe bestuursleden?

David: In mijn ervaring is het belangrijk om de coördinator goed te ondersteunen, zodat ze haar rol kan spelen. Dat is tenslotte de persoon die op dagelijkse basis de vereniging aanstuurt, richting geeft en het beleid voedt. Hoewel het bestuursorgaan daar ook een belangrijke rol in speelt, is de coördinator wel de spin in het web. Bij lastige situaties hebben we dan ook geprobeerd om de coördinator uit de wind te zetten. Zo kon ze haar werk op een vlotte manier blijven uitvoeren terwijl dat gevoed werd van bovenaf.

IMPORTANT

Hermione: Op sommige momenten moet je beseffen dat de coördinator het moet volhouden en dat je haar moet ondersteunen. Ze is immers een spilfunctie tussen de verschillende niveaus, zowel de spreekbuis van de vereniging als een teamleider. Langs de ene kant wil ik dat jullie beginnen met een onbeschreven blad en dat jullie met nieuwe ideeën kunnen beginnen, maar daar moet wel continuïteit in zitten. Er is nu een jong coördinatieteam, dat openstaat voor heel wat nieuwe ideeën. Alle expertise, capaciteiten en competenties die in het team zitten, moet je zo’n beetje tot bloei laten komen en daar ook de leden bij betrekken.

Ann: Jullie hebben nu al enkele keren vermeld dat jullie zware periodes meegemaakt hebben en ik vind het opmerkelijk dat we daar als buitenstaander weinig van gemerkt hebben. Daar zijn jullie dus alvast in geslaagd. Chapeau!

Patrick Vanhoucke: Als gewoon lid heb ik toch wel met wat schrik gekeken naar de vereniging en me afgevraagd hoe het nu verder zou gaan, maar het was ook niet aan mij om daar als gewoon lid iets aan te doen. Uiteindelijk is het goed gekomen en zijn er een aantal kansen voortgevloeid uit die situatie, zoals het hervormen van de manier van werken binnen de vereniging. Alles is mooi in de plooi gevallen. Ik ben ervan overtuigd dat elke periode het bestuur krijgt dat ze op dat moment verdient of nodig heeft.

Patrick Vanouplines: Eigenlijk kun je de overgang naar een nieuw samengesteld dagelijks bestuur ook een beetje als een crisis beschouwen. Het is een opportuniteit, maak daar gebruik van en koester het. De VVBAD zal wel verder groeien, gevoed met deze nieuwe ‘meststof’.

David: Als de leden er inderdaad weinig van gemerkt hebben dat we het moeilijk hadden, dan zijn we op een goede manier blijven voortbestaan. We mogen best trots zijn dat we dat hebben mogen doen.

Het feit dat de leden zo trouw zijn blijven geloven in de VVBAD, moet een sterktepunt geweest zijn tijdens moeilijke periodes. Aan de nieuwe voorzitter, hoe ziet de VVBAD eruit binnen vier jaar?

Kevin: Op het einde van mijn mandaat zijn we 2027, een jaar waarin Informatie aan Zee zal plaatsvinden. Misschien is het Kursaal al te klein (lacht). Ik denk dat we over vier jaar een andere structuur zullen hebben binnen de vereniging. Hopelijk zullen de verschillende leden zich meer engageren en zijn de informatieprofessionals uit commerciële bedrijven ondertussen ook volledig geïntegreerd in onze vereniging.

IMPORTANT
V.n.l.r.: Stijn Meersseman, Patrick Vanouplines en Ann De Meulemeester.

Waarom lid van de VVBAD worden?

  • Deel zijn van het netwerk van experten en collega's
  • Mee de belangen van de informatiesector behartigen
  • Korting krijgen op de activiteiten van de VVBAD
  • Toegang krijgen tot vakinformatie
  • Participeren in de verenigingsbesturen
Word lid

VVBAD maakt gebruik van cookies om uw gebruikservaring te optimaliseren. Door deze te accepteren of door gebruik te blijven maken van deze website, gaat u akkoord met het plaatsen van deze cookies. Wil u meer weten over cookies, of uw cookie-instellingen voor deze website aanpassen? Bekijk dan hier de voorwaarden.

© Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie vzw
Statiestraat 179 | B-2600 Berchem (Antwerpen)
Tel: (+32) 03 281 44 57 | email: vvbad@vvbad.be