De Verenigde Staten van Amerika … Sommige politieke commentatoren spreken tegenwoordig van de ‘Verdeelde Staten van Amerika’. Maar dat is dan buiten het Research Collections and Preservation Consortium (ReCAP) gerekend. Natuurlijk zit samenwerking stevig verankerd in het DNA van elke bibliotheek. Maar wat de bibliotheken van Columbia University, Princeton University en Harvard University samen met de New York Public Library (NY Public Library) doen, gaat nog een stap verder. Van een gemeenschappelijk depot via deep sharing naar een gecoördineerde uitbouw van de collecties: een spannend, boeiend en inspirerend verhaal. Ann De Meulemeester en Paul Buschmann wilden meer weten en gingen namens META in gesprek met David Magier en Ian Bogus van ReCAP.
Kunnen jullie iets meer vertellen over de ontstaansgeschiedenis van ReCAP?
Drie instellingen hielden ReCAP in 2000 boven het doopvont: Princeton University, Columbia University en NY Public Library. In 2016 werd Harvard een associate member en in 2019 uiteindelijk een full member. Aan de basis van ReCAP lag de uitdaging om boeken te stockeren. NY Public Library en Columbia University zochten naar extra ruimte voor hun depots, wat zeker niet vanzelfsprekend is in Manhattan. Na een lange en moeilijke zoektocht naar geschikte mogelijkheden, kwamen ze uiteindelijk bij Princeton terecht: hier was nog een campus met grond beschikbaar, de James Forrestal Campus, zo’n vijf kilometer buiten Princeton zelf. Princeton University was geïnteresseerd, en een samenwerking werd opgezet. ReCAP, een gedeeld depot, werd geboren.
ReCAP ligt dus wel in Princeton, maar is geen onderdeel van Princeton University?
Inderdaad, we zijn een zelfstandige entiteit, een non-profitorganisatie die onafhankelijk van de stichtende instellingen werkt. Dat verzekert dat geen enkele van de deelnemende entiteiten meer invloed of zeggenschap heeft dan een andere. Wel is het zo dat we ondersteuning van Princeton ‘kopen’. Zo biedt Princeton University ons bijvoorbeeld ICT-infrastructuur, HR-ondersteuning en facilitair beheer. Princeton University is dus zowel een lid van ReCAP als de administratieve gastheer.
ReCAP werd opgericht in 2000. We zijn nu twee decennia later. Geen schrik dat ook dit depot vol komt te zitten?
We beheren op dit ogenblik om en bij de 17 miljoen items. Het depot is voorzien op een totale capaciteit van ongeveer 19,5 miljoen boeken en tijdschriftvolumes. Op dit ogenblik bouwen we al een nieuwe module, goed voor opnieuw 4,2 miljoen items. Op de ReCAP-campus hebben we plaats om nog eens twee extra modules bij te bouwen. Ze zullen wel iets kleiner zijn, maar samen opnieuw goed voor 7 miljoen items. En de gesprekken tussen ReCAP en Princeton over de aanschaf van extra grond zijn lopende. Dat zou ReCAP de mogelijkheid bieden om in de toekomst nog eens vijf extra modules bij te bouwen. Goed voor de stockage van alweer 20 miljoen items.
Ruimte genoeg, lijkt ons. Hoe wordt de beschikbare ruimte tussen de verschillende partners verdeeld?
Oorspronkelijk beheerde elke partner van ReCAP telkens een deel van de gangen met rekken. Elke partner besliste zelf wat ze er wilden stockeren. Maar al snel realiseerden we ons dat we hierdoor enkel wat overheadkosten deelden en eigenlijk niet alle mogelijkheden van een gemeenschappelijk depot benutten. Dat werd pas echt duidelijk toen we ons realiseerden dat er, door onafhankelijk van elkaar te beslissen wat er in het depot kwam, bijzonder veel duplicaten in ReCAP zaten. Soms zelfs drie keer honderd jaargangen van eenzelfde tijdschrift. Op deze manier verspilden we veel ruimte. Dat zette ons aan het denken en we onderzochten de mogelijkheden van een gemeenschappelijke collectie-uitbouw. Maar vooraleer zoiets mogelijk is, moet je natuurlijk starten met het delen van je collecties.