ReCAP: de Verenigde Bibliotheken van (Noordoost)-Amerika

META Nummer 2023/1

ReCAP: de Verenigde Bibliotheken van (Noordoost)-Amerika

Geschreven door Paul Buschmann, Ann De Meulemeester
Gepubliceerd op 07.02.2023
IMPORTANT
.

De Verenigde Staten van Amerika … Sommige politieke commentatoren spreken tegenwoordig van de ‘Verdeelde Staten van Amerika’. Maar dat is dan buiten het Research Collections and Preservation Consortium (ReCAP) gerekend. Natuurlijk zit samenwerking stevig verankerd in het DNA van elke bibliotheek. Maar wat de bibliotheken van Columbia University, Princeton University en Harvard University samen met de New York Public Library (NY Public Library) doen, gaat nog een stap verder. Van een gemeenschappelijk depot via deep sharing naar een gecoördineerde uitbouw van de collecties: een spannend, boeiend en inspirerend verhaal. Ann De Meulemeester en Paul Buschmann wilden meer weten en gingen namens META in gesprek met David Magier en Ian Bogus van ReCAP.

Kunnen jullie iets meer vertellen over de ontstaansgeschiedenis van ReCAP?

Drie instellingen hielden ReCAP in 2000 boven het doopvont: Princeton University, Columbia University en NY Public Library. In 2016 werd Harvard een associate member en in 2019 uiteindelijk een full member. Aan de basis van ReCAP lag de uitdaging om boeken te stockeren. NY Public Library en Columbia University zochten naar extra ruimte voor hun depots, wat zeker niet vanzelfsprekend is in Manhattan. Na een lange en moeilijke zoektocht naar geschikte mogelijkheden, kwamen ze uiteindelijk bij Princeton terecht: hier was nog een campus met grond beschikbaar, de James Forrestal Campus, zo’n vijf kilometer buiten Princeton zelf. Princeton University was geïnteresseerd, en een samenwerking werd opgezet. ReCAP, een gedeeld depot, werd geboren.

ReCAP ligt dus wel in Princeton, maar is geen onderdeel van Princeton University?

Inderdaad, we zijn een zelfstandige entiteit, een non-profitorganisatie die onafhankelijk van de stichtende instellingen werkt. Dat verzekert dat geen enkele van de deelnemende entiteiten meer invloed of zeggenschap heeft dan een andere. Wel is het zo dat we ondersteuning van Princeton ‘kopen’. Zo biedt Princeton University ons bijvoorbeeld ICT-infrastructuur, HR-ondersteuning en facilitair beheer. Princeton University is dus zowel een lid van ReCAP als de administratieve gastheer.

ReCAP werd opgericht in 2000. We zijn nu twee decennia later. Geen schrik dat ook dit depot vol komt te zitten?

We beheren op dit ogenblik om en bij de 17 miljoen items. Het depot is voorzien op een totale capaciteit van ongeveer 19,5 miljoen boeken en tijdschriftvolumes. Op dit ogenblik bouwen we al een nieuwe module, goed voor opnieuw 4,2 miljoen items. Op de ReCAP-campus hebben we plaats om nog eens twee extra modules bij te bouwen. Ze zullen wel iets kleiner zijn, maar samen opnieuw goed voor 7 miljoen items. En de gesprekken tussen ReCAP en Princeton over de aanschaf van extra grond zijn lopende. Dat zou ReCAP de mogelijkheid bieden om in de toekomst nog eens vijf extra modules bij te bouwen. Goed voor de stockage van alweer 20 miljoen items.

Ruimte genoeg, lijkt ons. Hoe wordt de beschikbare ruimte tussen de verschillende partners verdeeld?

Oorspronkelijk beheerde elke partner van ReCAP telkens een deel van de gangen met rekken. Elke partner besliste zelf wat ze er wilden stockeren. Maar al snel realiseerden we ons dat we hierdoor enkel wat overheadkosten deelden en eigenlijk niet alle mogelijkheden van een gemeenschappelijk depot benutten. Dat werd pas echt duidelijk toen we ons realiseerden dat er, door onafhankelijk van elkaar te beslissen wat er in het depot kwam, bijzonder veel duplicaten in ReCAP zaten. Soms zelfs drie keer honderd jaargangen van eenzelfde tijdschrift. Op deze manier verspilden we veel ruimte. Dat zette ons aan het denken en we onderzochten de mogelijkheden van een gemeenschappelijke collectie-uitbouw. Maar vooraleer zoiets mogelijk is, moet je natuurlijk starten met het delen van je collecties.

IMPORTANT
Bovenaan v.l.n.r.: David Magier, associate university librarian for collections & access services, Princeton University en Ann De Meulemeester. Onderaan v.l.n.r.: Ian Bogus, executive director ReCAP en Paul Buschmann.

Het eindigde dus niet bij een gezamenlijk beheer van een locatie?

Inderdaad, er waren al snel gesprekken over wat ReCAP nog meer zou kunnen betekenen dan enkel het samen stockeren van boeken en tijdschriften of ander materiaal. En zo rees de hoop dat we ook materiaal zouden kunnen delen. Dat vormde de aanzet om het Discovery to Delivery-programma uit te werken en op te zetten Dat is een programma waarbij de materialen die in ReCAP gestockeerd worden via deep sharing met elkaar gedeeld worden. Materiaal dat oorspronkelijk van Harvard University, NY Public Library of Columbia University kwam, wordt nu bijvoorbeeld ook getoond in de catalogus van Princeton University. En uiteraard geldt het omgekeerde ook: materiaal dat van Princeton naar ReCAP ging, verschijnt in de catalogi van de andere instellingen. Lezers van de verschillende instellingen kunnen deze titels dan opvragen alsof ze door hun eigen bibliotheek beheerd worden. Boeken worden geleverd binnen maximaal twee werkdagen, vaak zelfs binnen de vierentwintig uur. En als het om een vraag naar artikels uit tijdschriften of hoofdstukken uit boeken gaat, bieden we een digitale service aan. Pdf’s worden naar de aanvrager gestuurd.

Dat is een mooie service!

Ja, het is eigenlijk zo dat alles wat vóór 15.00 uur aangevraagd wordt via het systeem, de dag zelf nog uit het depot gehaald en verzonden wordt. Princeton University stuurt een eigen vrachtwagen. Omdat ReCAP vlak bij deze universiteit ligt, is het materiaal gewoonlijk al de dag zelf beschikbaar voor de lezers. Voor de partners in New York is het wachten tot de volgende dag; een koerier komt de boeken ’s avonds halen en de volgende dag liggen de boeken klaar in New York. Harvard bevindt zich dan weer iets verder en daar moeten de bibliotheekgebruikers iets langer wachten. Tijdens weekends of op feestdagen liggen de activiteiten hier wel stil.

Op de website van ReCAP lazen we dat een medewerker slechts 60 seconden per boek nodig heeft om het uit het depot te halen.

Dat is te danken aan de schaal waarop we werken. Als je maar twintig boeken – verspreid over de hele ruimte – uit een depot moet halen, duurt dat per boek veel langer dan wanneer diezelfde medewerker vijfhonderd boeken moet verzamelen en de aanvragen geordend worden naar plaatsing. Het schaalvoordeel speelt hier dus een belangrijke rol.

En dat schaalvoordeel is duidelijk: 250.000 aanvragen per jaar.

Zo is dat. Al dateert dat getal van voor de pandemie en zijn we nog aan het herstellen van de impact van de lockdowns op de werking van de bibliotheken. Al lijkt alles erop te wijzen dat dat getal nog verder zal groeien. 250.000 aanvragen, dat betekent dus ook dat we 250.000 items terug moeten innemen, registreren en wegplaatsen. Voeg hierbij nog eens de komst, jaarlijks, van meer dan 750.000 nieuwe boeken en tijdschriften … dan krijg je een goed idee van het werk dat we hier verzetten. En dat met een personeelsbestand van 20 à 24 personeelsleden.

IMPORTANT
.

En het ‘Discovery to Delivery’-programma bleek een succes?

Ja, elke bibliotheek kon dankzij dat Discovery-to-Delivery-programma 8 tot 10 miljoen nieuwe titels aanbieden aan de eigen gebruikers. Dat is een enorme uitbreiding van het aanbod. In onze depots delen we nu ongeveer 17,2 miljoen items. En na de start van het Discovery-to-Delivery-programma zagen we het gebruik van de gedeelde materialen met ruim dertig procent stijgen. Meer nog: meer dan de helft van de items die ReCAP levert aan bijvoorbeeld Princeton en Columbia zijn boeken die oorspronkelijk niet uit hun eigen collecties komen. Dat is een groot succes!

En succes werkt aanstekelijk …

Inderdaad. Toen Harvard aansloot bij het initiatief brachten ze natuurlijk boeken over naar de depots van ReCAP nabij Princeton. Maar ze behielden ook hun eigen opslagfaciliteiten in Massachusetts. Het mooie is dat ze zowel hun boeken die zich in ReCAP bevinden als de boeken die ze nog zelf beheren in Massachusetts, via het Discovery-to-Delivery-programma aanbieden. Het toont aan dat het oude idee dat men alles zelf moet bezitten, plaats heeft moeten maken voor het concept dat je niet alles zelf in huis moet hebben en je je daar toch veilig bij kunt voelen. Waarom? Omdat je partners hebben toegezegd de dingen die je lezers nodig hebben en die je zelf niet bezit, te behouden en beter toegankelijk te maken. Dat is de kern van gecoördineerde collectieontwikkeling

Maar niet alles wat zich in ReCAP bevindt, wordt zomaar aan iedereen aangeboden?

Neen, niet alles. In ReCAP onderscheiden we drie soorten collecties; eerst zijn er de zogenaamde private collections. Hier brengen de instellingen zaken onder zoals zeldzame of bijzondere boeken en zaken die ze liever niet uitlenen of delen. Deze zaken worden dan in goede omstandigheden bewaard en klaargehouden, voor het geval de instelling ze zelf wil gebruiken. Daarnaast is er de shared collection. ‘Shared’ met een hoofdletter ‘S’. In deze collectie wordt één item van elke titel bewaard. Het eerste exemplaar van een bepaalde titel komt in deze collectie en wordt vervolgens via het Discovery-to-Delivery-systeem aangeboden. Belangrijk om weten is dat er de verzekering is dat dat item ‘eeuwig’ bewaard wordt. Wanneer een andere instelling toch een tweede exemplaar van dezelfde titel naar ReCAP stuurt, wat mag en kan, dan wordt dat niet in de shared collection ondergebracht, maar wel in de open collection. Boeken in dat derde type collectie blijven uiteraard opzoekbaar en opvraagbaar door de verschillende instellingen. Het verschil is dat er geen verbintenis is om het er eeuwig te bewaren. Wil de instelling vanwaar de kopie komt, deze weer opvragen, dan kan dat.

En kunnen ook andere bibliotheken via interbibliothecair leenverkeer (IBL) gebruikmaken van ReCAP?

Ja, alles wat zich in de shared collection of in de open collection bevindt, kan via het standaard IBL opgevraagd worden. Tenminste als het uitleenbare boeken zijn. Er zijn wel wat items in de collectie die de status ‘medium rare’ gekregen hebben, deze kunnen door de gebruikers niet mee naar huis genomen worden; ze kunnen enkel geraadpleegd worden in ReCAP zelf of onder toezicht in een leeszaal van een van de bibliotheken van de partnerinstellingen.

IMPORTANT
.

ReCAP is gestart als een project om samen een depot te bouwen en te beheren, en groeide via het ‘Discovery-to-Delivery’-programma verder uit tot een uitbreiding van de verschillende catalogi, waarbij ‘sharing collections’ centraal staat. Maar gaat de samenwerking nog verder?

De vorm van deep sharing die we uitwerkten, vond iedereen geweldig. Het voor de hand liggende om hierna te doen, is het coördineren van de collectie-uitbouw van de verschillende bibliotheken van de deelnemende partners. Dat is ook financieel belangrijk. Hoe vermijd je onnodige uitgaven van materialen? En dat wil niet zeggen dat er geen duplicaten meer aangekocht kunnen of mogen worden, het wil wel zeggen dat er geen toevallige duplicaten meer aangekocht worden. Opzettelijke duplicaten, wanneer dat in het kader van onderwijs of onderzoek nodig is, kunnen nog steeds. Dus nu plannen we de uitbouw van de collecties samen, we laten onze vakreferenten met elkaar praten en beslissingen nemen. Met zo’n gecoördineerde aanpak kunnen we én geld besparen én toch een rijkere collectie samenstellen.

Hoe gaat dat concreet in zijn werk?

In Princeton, bijvoorbeeld, zijn er meer dan vijftig vakreferenten die elk jaarlijks een budget toegewezen krijgen. Elk van hen beslist op basis van hun contacten met de onderzoekers en de studenten over wat er voor de collectie aangekocht moet worden. Maar anders dan in het verleden omvatten de beslissingen die ze nemen nu ook vragen als: gaat het veel gebruikt worden? Misschien moet ik het op de campus houden, in onze rekken? Of: het is belangrijk onderzoeksmateriaal, maar zal het wel veel gebruikt worden? Misschien kan ik het naar ReCAP opsturen? Maar voordat ik het aanschaf, ga ik met mijn partners praten. Als ik de bibliothecaris politieke wetenschappen ben, praat ik met mijn collega’s van hetzelfde vakgebied van de andere instellingen om te zien wie wat verzamelt om zo onbedoelde duplicatie te voorkomen.

Zoiets klinkt als muziek in de oren. Verloopt die samenwerking vlot? Of worden er soms ook afwegingen gemaakt zoals: laat een andere partnerinstelling maar meer investeren in de collectie. Zijn er hierover afspraken?

Het is een ingewikkeld verhaal, maar eigenlijk is het meer gebaseerd op gedeelde principes, idealen en afspraken dan op hoeveel artikelen jij gaat kopen versus hoeveel wij gaan kopen. En we vereenvoudigden de dingen toen we zeiden dat twee bibliothecarissen met elkaar over een bepaald boek zouden praten op de manier van: “Jij koopt dat boek, en ik koop dit boek.” Het is typisch meer een collectieprofiel, onderverdeeld naar taal of uitgever, met wederzijdse afspraken over wie welk onderwerp, welk gebied en welke talen gaat behandelen. En er is niet noodzakelijkerwijs een poging om een soort van perfect evenwichtige verdeling van de aankoop van inhoud te krijgen.

In sommige gevallen benaderen we dat wel, bijvoorbeeld als we werken met bepaalde approval plans bij leveranciers. We stemmen bij leveranciers van zulke approval plans af welke onderwerpen we willen opvolgen en dat we één exemplaar van elke nieuwe titel wensen. Columbia gaat dan dat deel van het profiel kopen, Princeton koopt een ander deel. Bij andere approval plans voor andere vakgebieden zeggen we: deel de totale kosten door drie of vier of wat dan ook. We verfijnen dus nog steeds de modellen om dat te doen, maar in het algemeen zijn de resultaten voor onze coördinatie tot nu toe positief geweest

Papieren boeken en tijdschriften worden al gedeeld door het ‘Discovery-to-Delivery’-programma van ReCAP. Zijn er plannen om een digitaal luik aan het delen toe te voegen?

Coördinatie veronderstelt in de eerste plaats delen. Het heeft geen zin de aanschaf van materiaal te coördineren als je het niet kunt delen. En het grootste probleem met de meeste digitale materialen, vooral deze die commercieel gepubliceerd en verspreid worden, is dat je ze moeilijk kunt delen. Het is erg moeilijk om hiervoor de juiste licenties te krijgen. We hebben ons als ReCAPpartnerschap nog niet verdiept in de aankoop van elektronische bronnen door consortia. We sluiten dat niet uit voor de toekomst, maar op dit moment is de digitale component van het delen meer wat we zelf digitaliseren, zoals de scans op verzoek van fysiek materiaal dat we zelf hebben. Voor oorspronkelijk digitaal materiaal of commercieel verspreid materiaal zijn we er echter nog niet, en dat is een zeer grote uitdaging. Wellicht is dat een wereldwijd fenomeen. Items die we vroeger in druk kochten en gemakkelijk konden delen, worden nu elektronisch geproduceerd, en we mogen ze niet delen. Dat is een zorg.

Eigenlijk is het meer gebaseerd op gedeelde principes, idealen en afspraken dan op hoeveel artikelen jij gaat kopen versus hoeveel wij gaan kopen

Toch een vraagje over de misschien wel heikele kwestie van eigendom. Wie behoudt de eigendom over de zaken die opgeslagen worden in ReCAP?

De zaken die aan ReCAP overgedragen worden, blijven eigendom van de deelnemende partner. Deze regeling werd in het begin afgesproken, en er is weinig reden om dat nu nog te veranderen. ReCAP is en blijft dus een faciliteit die de items van andere instellingen opslaat. Wel is het natuurlijk zo dat er met de verhuizing van boeken naar ReCAP een aantal rechten afgestaan worden. Zo is er de overeenkomst dat een aantal exemplaren eeuwigdurend bewaard zullen worden. En men doet ook afstand van het retentierecht. Men kan niet zomaar een boek uit ReCAP terug naar de eigen instelling overbrengen. Het is dus een soort wijziging van het individueel eigendom in de context van partnerschap, waarbij we zeggen: “Ja, we zijn technisch eigenaar, maar we geven het echt als een gemeenschapsmiddel.” Er zijn nu eenmaal een aantal praktische redenen om het zo te regelen.

Zoals?

Om er alvast eentje te noemen: we verzekeren de materialen die we hier opslaan niet, die zijn al verzekerd door de leverende bibliotheek. En als we de miljarden dollars aan materialen zouden moeten verzekeren, zou het verzekeringsbedrag veel hoger zijn. Dat is dubbelop.

Of nog: de materialen die Princeton University of een andere instelling koopt met giften of verwerft door een schenking, zijn vaak zaken die de donateur expliciet aan deze instelling wil geven. Dat kunnen we moeilijk veranderen. Dat zou niet fair zijn. Men kan zaken die men gekregen heeft niet zomaar doorgeven. En dan is er natuurlijk nog de NY Public Library. Hun collectie werd samengesteld met overheidsgeld van de staat van New York. Het is helemaal niet vanzelfsprekend om die zaken plots over te dragen aan een private organisatie. Dat kan niet. De leden van ReCAP behouden daarom, op papier, het eigendomsrecht op de boeken en tijdschriften die ze overbrengen naar de ReCAP-depots.

Nu nemen vier instellingen deel aan ReCAP. De drie stichtende bibliotheken en Harvard. Is het denkbaar of wenselijk dat er nog andere partners zouden aansluiten?

Dat is een goede vraag. Voor de pandemie werden we met enige regelmaat benaderd. Er is geen druk om ons aanzienlijk te laten groeien en daar zijn een paar redenen voor, waarvan niet de minste een praktische met betrekking tot de beschikbare landoppervlakte om nieuwe depots te bouwen. We hebben een bepaalde hoeveelheid grond en praten met Princeton over de aankoop van meer grond, maar voor de pandemie haalden we ongeveer 750.000 items per jaar binnen. We bouwen een module met gemiddeld 4,2 miljoen items per vijf jaar, waardoor de beschikbare ruimte snel vol raakt. Een ander punt is dat er veel valt te zeggen voor de samenwerking van instellingen met vergelijkbare middelen en slagkracht. Zoiets maakt de besluitvorming een stuk gemakkelijker. En dat is belangrijk omdat we er zeker van willen zijn dat onze beslissingen unaniem genomen worden: op bestuursniveau moeten alle vier de leden het eens zijn om iets te doen. Dat wordt moeilijker en moeilijker naarmate de organisatie groter wordt. Als je vijftig leden hebt, is unanieme instemming moeilijk. Toen we Harvard binnenhaalden als volwaardig lid, was er discussie over de vraag of we die unanieme instemming wel moesten behouden, want met drie is dat gemakkelijker dan met vier. Toch kozen we ervoor om de noodzaak van unanimiteit te behouden.

Dat wil niet zeggen dat er nooit een ander lid zal toetreden, maar het zou, denk ik, voor alle betrokken partijen duidelijke voordelen moeten hebben om echt in aanmerking te komen en om sommige van de bezwaren te overwinnen. Wat de omgekeerde beweging betreft: we hebben nog geen partijen gehad die wilden afhaken. Een van de leuke dingen van opslag is dat, als bijvoorbeeld Princeton haar 5 miljoen items zou willen verwijderen, ze deze ergens anders zou moeten onderbrengen, wat moeilijk zou zijn.

We komen aan het einde van het interview en dan volgt steeds de klassieker: welke lessen werden geleerd? Welke goede raad kan ReCAP delen?

De moeilijkste dingen om te overwinnen zijn de menselijke dingen. Het gaat dan om de emotionele gehechtheid aan collecties en het loslaten daarvan. Als je deze weerstand kunt overwinnen en het project slaagt, dan zullen mensen snel de voordelen ervan inzien. Vooral als je de snelle service kunt bieden die wij bieden, zodat mensen niet weken hoeven te wachten om een aangevraagd item te krijgen dat in principe de volgende dag al geleverd wordt. Dat helpt enorm in het gevoel van gemeenschappelijk eigendom over de collecties. Dat is, denk ik, de grootste les. Personeel en faculteit meekrijgen kan moeilijk zijn, omdat het een heel andere manier van denken is, maar er zijn echt grote voordelen als het je lukt. Verder is er het schaalvoordeel. Voor één instelling is het moeilijk om al dat personeel te betalen, maar deel het door vier en er is meer mogelijk. Als je het zo kunt doen, kun je dus de efficiëntie verhogen. Ik weet niet of de bouwkosten significant goedkoper zijn. Het is een beetje goedkoper omdat je meer tijd hebt om te bouwen, zodat je geen kleinere projecten hoeft te doen. Dat zijn wellicht de belangrijkste lessen die we kunnen meegeven.

IMPORTANT
.

Waarom lid van de VVBAD worden?

  • Deel zijn van het netwerk van experten en collega's
  • Mee de belangen van de informatiesector behartigen
  • Korting krijgen op de activiteiten van de VVBAD
  • Toegang krijgen tot vakinformatie
  • Participeren in de verenigingsbesturen
Word lid
© Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie vzw
Statiestraat 179 | B-2600 Berchem (Antwerpen)
Tel: (+32) 03 281 44 57 | email: vvbad@vvbad.be