De selectiecommissies in het Serieregister

META Nummer 2023/1

De selectiecommissies in het Serieregister

Geschreven door Kathleen Devolder, Bram Dierckx, Koen Dobbelaere, Dries Vandaele, Isabelle Verheire
Gepubliceerd op 07.02.2023

Wie zijn ze en wat doen ze?

IMPORTANT
.

Sinds eind 2019 maken overheden (Vlaamse overheid, gemeenten en provincies) hun categorieën van bestuursdocumenten, ook gekend als series, bekend in het Serieregister. Ze doen dat volgens de bepalingen van het Bestuursdecreet van 7 december 2018. Eind 2022 werd in het Serieregister de kaap van 12.000 gepubliceerde series bereikt, een mijlpaal die niet mogelijk geweest was zonder het harde werk van de verschillende selectiecommissies. Voor overheden lijkt het niet meer dan dat de bevoegde selectiecommissie een ingediende serie goed- of afkeurt, maar achterliggend gebeurt er veel meer.

Ontstaan

Reeds sinds het Archiefdecreet van 9 juli 2010 (nu opgenomen in het Bestuursdecreet) is de bevoegdheid inzake selectie en waardering van overheidsinformatie toegewezen aan een selectiecommissie per bestuursniveau (bijvoorbeeld Vlaamse overheid, gemeenten of provincies), rekening houdende met de bevoegdheidsverdeling hieromtrent. Werken in commissievorm heeft volgens de regelgever het voordeel dat expertise gebundeld wordt en dat subjectiviteit tijdens waardering zoveel mogelijk uitgesloten wordt. De keuze voor één bevoegd orgaan biedt bovenal het voordeel dat overheidsoverschrijdende afspraken rond bewaarniveaus gemaakt kunnen worden en dat consistentie in bewaartermijnen nagestreefd kan worden.

De drie commissies 

De selectiecommissie Vlaamse overheid is bevoegd voor:

  • de Vlaamse administratie, administratieve rechtscolleges en adviesorganen;
  • Vlaamse openbare instellingen.

De selectiecommissie Provincies is bevoegd voor:

  • de provincies;
  • de verzelfstandigde agentschappen die opgericht zijn door een provincie.

De selectiecommissie Gemeenten is bevoegd voor:

  • de gemeenten;
  • de districten;
  • de openbare centra voor maatschappelijk welzijn;
  • andere samenwerkingsvormen, intergemeentelijke onderwijsverenigingen, autonome verzorgingsinstellingen en verzelfstandigde agentschappen die opgericht zijn door een gemeente.

Samenstelling

De samenstelling van elke selectiecommissie is een weerspiegeling van de overheidsinstanties die ze representeert. Zo bestaat de selectiecommissie Vlaamse overheid uit informatiebeheerders van de entiteiten van de Vlaamse overheid, waaronder het Departement Cultuur, Jeugd en Media en het Agentschap Wegen & Verkeer. De selectiecommissie Provincies en de selectiecommissie Gemeenten bevatten naast vertegenwoordigers van lokale besturen en provincies ook vertegenwoordigers van het Rijksarchief.

De samenwerkingsovereenkomst van 26 oktober 2021 over het bestuurlijk-administratieve archiefbeheer van sommige lokale overheden tussen de Vlaamse Gemeenschap en het Vlaamse Gewest en het Rijksarchief, ligt aan de basis van deze samenwerking. Deze overeenkomst heeft als doel te komen tot één geïntegreerd selectie- en waarderingsbeleid voor de lokale overheden in Vlaanderen.

Samenwerkingsovereenkomst over het archiefbeheer van lokale overheden

Het openbare archiefwezen in Vlaanderen is een gedeelde bevoegdheid. Zowel de federale als de Vlaamse overheid zijn bevoegd voor verschillende aspecten van het informatie- en archiefbeheer van de openbare besturen. Betwistingen over de bevoegdheidsverdeling leidden in de jaren na de publicatie van het Archiefdecreet (de voorganger van het Bestuursdecreet) en van de twee besluiten van 18 augustus 2010 tot uitvoering van de Archiefwet, tot juridische procedures, die in 2012 en 2014 beslecht werden in arresten.

Op grond van deze arresten is:
de federale overheid bevoegd voor archiefdocumenten die:

  • geen nut meer hebben voor de administratie (dood archief) en die aan de gemeenten, de districten, de provincies en aan de in artikel 4, 6° tot 9° van het voormalige Archiefdecreet bedoelde openbare instellingen toebehoren;
  • aan de gemeenten, de districten en de provincies toebehoren, die wel nog een nut hebben voor de administratie (levend archief) en die betrekking hebben op een federale aangelegenheid (bijvoorbeeld: burgerlijke stand, organisatie en beleid inzake politie en brandweer).
IMPORTANT
.

de Vlaamse overheid bevoegd voor het levend archief van de gemeenten, de districten, de provincies en de in artikel 4, 6° tot 9° van het voormalige Archiefdecreet bedoelde openbare instellingen. Daarnaast is Vlaanderen bevoegd voor zowel het levend als dood archief van de volledige Vlaamse overheid, de Vlaamse administratieve rechtscolleges, de Vlaamse strategische adviesraden en de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden. Om te komen tot een efficiënte uitvoering van de complexe regelgeving en een geharmoniseerd uitoefenen van de respectieve bevoegdheden, werkten de federale en de Vlaamse overheid een samenwerkingsakkoord uit. Uiteindelijk streven beide partijen immers dezelfde doelstelling na: de realisatie van een archiefbeheer dat bijdraagt tot de verhoging van de kwaliteit en de efficiëntie van het openbare archiefwezen. Aangezien de focus zowel op het levend als op het dood archief ligt, hebben zowel de administraties als het culturele patrimonium van de lokale overheden hier baat bij.

In de praktijk komt het erop neer dat lokale overheden die onder de bevoegdheid van de selectiecommissie Gemeenten vallen hun series bij deze commissie indienen. De beslissingen rond bewaartermijnen en definitieve bestemmingen worden binnen de commissie zoveel mogelijk in consensus genomen, maar indien er geen overeenstemming is over een bewaartermijn van een categorie van archiefdocumenten voortvloeiend uit federale aangelegenheden die uitgeoefend worden door lokale overheidsinstanties, of over een definitieve bestemming, heeft de vertegenwoordiger van het Rijksarchief een beslissende stem.

Wanneer een selectiecommissie voor lokale overheden een selectieregel goedgekeurd heeft en deze selectieregel gepubliceerd is in het Serieregister, dan moet de overheidsinstantie geen toestemming tot vernietiging meer vragen aan het Rijksarchief (zie verder voor de diverse vernietigingsscenario’s).

Taak

De taak van de selectiecommissies is om selectieregels vast te leggen en/of goed te keuren voor alle categorieën van bestuursdocumenten. Art. III.87 van het Bestuursdecreet bepaalt dat voor elke serie een selectieregel opgesteld moet worden. Een selectieregel of serie in het Serieregister bevat heel wat beschrijvende en beheersmatige metadata, maar de selectiecommissies beoordelen enkel de volgende elementen:

  • de naam, die betekenisvol moet zijn;
  • de omschrijving;
  • de gemotiveerde administratieve en/of wettelijke bewaartermijn;
  • de gemotiveerde bestemming: bewaren of vernietigen, of het bewaren van een steekproef.

Wanneer een overheid een serie indient in het Serieregister komt deze serie terecht bij de voorzitter van de bevoegde selectiecommissie. Hij of zij wijst de serie vervolgens toe aan minstens twee commissieleden. De commissieleden keuren de serie goed of af. Bij een afkeuring moet een commissielid altijd motiveren waarom de serie niet voldoet aan bovenstaande elementen. Wanneer de toegewezen commissieleden de serie geëvalueerd hebben, komt deze opnieuw bij de voorzitter terecht, die een publicatiebeslissing neemt op basis van de evaluaties.

Goedgekeurde selectieregels worden onmiddellijk gepubliceerd in het Serieregister en blijven vijf jaar geldig. Na deze periode is een herbeoordeling vereist, omdat een organisatie binnen deze periode heel wat wijzigingen kan ondergaan die gevolgen hebben voor de bestaande processen en de dossier- en archiefvorming, waardoor de series kunnen veranderen.

Bij een afkeuring geeft de voorzitter alle argumenten voor zijn of haar keuze. De serie komt vervolgens terug bij de lokale overheid in het Serieregister met een correctietaak. Dat betekent dat de gebruiker in het Serieregister de serie kan corrigeren op basis van de argumenten die de voorzitter gaf. Vervolgens kan de serie weer ingediend worden. De gecorrigeerde serie doorloopt dan de volledige evaluatiecyclus opnieuw, waarbij de commissie nakijkt of de nodige aanpassingen gebeurd zijn. Indien dat niet het geval is, zal de commissievoorzitter aan het einde van de evaluatiecyclus de serie opnieuw afkeuren. De serie zal de evaluatiecyclus dus zo vaak doorlopen als nodig is, zolang de bovengenoemde metadata fouten bevatten.

Sjabloonseries

Lokale overheden en entiteiten van de Vlaamse overheid die aan de slag gaan in het Serieregister krijgen van de selectiecommissies Gemeenten en Vlaamse overheid een hulpmiddel om series aan te maken in de vorm van sjabloonseries.

Dat zijn series die aangemaakt worden door deze twee selectiecommissies en die minstens de metadata bevatten waarvoor de selectiecommissies bevoegd zijn: een naam, een beschrijving, de bewaartermijn en de bestemming. Lokale overheden en entiteiten van de Vlaamse overheid kunnen deze sjabloonseries raadplegen en als template gebruiken voor de aanmaak van een nieuwe serie.

Bovendien moeten ze met hun nieuwe afgeleide serie niet meer de evaluatiecyclus van de bevoegde selectiecommissie doorlopen zolang ze niets wijzigen aan de metadata waarvoor de selectiecommissies bevoegd zijn. De selectiecommissie Vlaamse overheid focust zich in eerste instantie op generieke thema’s zoals boekhouding, personeelsbeheer en communicatie.

De selectiecommissie Gemeenten maakt gebruik van de algemene selectielijsten die door de subwerkgroep Selectielijst Gemeenten van de VVBAD opgesteld en door de jaren heen bijgewerkt werden. Daarnaast kregen deze lijsten de goedkeuring van het Rijksarchief (laatste versie: 15 december 2020). De selectieregels uit deze algemene selectielijst worden stelselmatig, per thema, omgezet naar sjabloonseries in het Serieregister. Momenteel zijn zes thema’s afgewerkt of in afwerking:

  • bevolking;
  • lokale economie – ondernemen en werken;
  • leefmilieu en openbare ruimte;
  • wonen, ruimtelijke ordening en onroerende goederen;
  • besturen gemeente en ondersteunende diensten;
  • openbare orde en inwendige vrede.
IMPORTANT
.

De selectiecommissie Gemeenten streeft ernaar om voor 1 januari 2024 alle selectieregels uit de algemene selectielijst voor gemeenten om te zetten naar sjabloonseries, omdat de algemene selectielijst dan zijn geldigheid verliest cf. Art. III.89 van het Bestuursdecreet. Daarom moeten tegen die datum ook alle steden en gemeenten toegang krijgen tot de sjabloonseries. Voor de provincies bestaat er geen algemene selectielijst. Daarom werkt de selectiecommissie Provincies niet met sjabloonseries. Elke provincie voert naar wens de eigen series in, maar deze worden wel telkens vooraf afgetoetst bij de leden van de selectiecommissie.

Alle lokale overheden in het serieregister tegen 2024

Het belang van de sjabloonseries op basis van de algemene selectielijst voor gemeenten heeft te maken met procedures voor steden en gemeenten om hun bestuursdocumenten te vernietigen. Er zijn momenteel drie scenario’s, die hun basis vinden in art. III.89 van het Bestuursdecreet en verder geconcretiseerd werden in de eerder vermelde samenwerkingsovereenkomst:

  • Scenario 1: een overheidsinstantie beschikt over een gepubliceerde serie in het Serieregister. Op basis hiervan kan overgegaan worden tot vernietiging.
  • Scenario 2: een overheidsinstantie heeft geen gepubliceerde serie in het Serieregister, maar er is wel een regel beschikbaar in de VVBAD-selectielijst. Op basis hiervan kan overgegaan worden tot vernietiging mits vooraf toelating tot vernietiging gevraagd en verkregen wordt van het bevoegde Rijksarchief.
  • Scenario 3: een overheidsinstantie heeft geen gepubliceerde serie in het Serieregister en er is geen regel beschikbaar in de selectielijst. In dat geval dient de instantie sowieso toelating tot vernietiging te vragen aan het Rijksarchief.

Scenario 2 en 3 zijn gebaseerd op de algemene selectielijsten die, zoals eerder aangehaald, hun geldigheid verliezen op 1 januari 2024.

De bovenstaande vernietigingsscenario’s zullen er vanaf dan als volgt uitzien:

  • Scenario 1 blijft ongewijzigd: een overheidsinstantie beschikt over een gepubliceerde serie in het Serieregister. Op basis hiervan kan overgegaan worden tot vernietiging.
  • Scenario 2: een overheidsinstantie heeft geen gepubliceerde serie in het Serieregister, maar er is wel een sjabloonserie beschikbaar in het Serieregister. De sjabloonserie wordt door de overheidsinstantie als template gebruikt om een nieuwe serie aan te maken. Na publicatie kan de instantie overgaan tot vernietiging.
  • Scenario 3: een overheidsinstantie heeft geen gepubliceerde serie in het Serieregister en er is geen corresponderende sjabloonserie beschikbaar in het Serieregister. De instantie maakt dan op eigen initiatief een serie aan en dient deze in ter goedkeuring en publicatie, of wendt zich toch nog tot het Rijksarchief voor een toelating tot vernietiging.

Vernietiging via een sjabloonserie of een zelf aangemaakte serie in het Serieregister wordt vanaf dan dus de regel, waarop vernietiging na toelating door het rijksarchief (scenario 3) de uitzondering zal zijn. Om ervoor te zorgen dat lokale overheden vanaf 1 januari 2024 gebruik kunnen maken van de nieuwe vernietigingsmogelijkheden, dienen ze zo snel mogelijk aan te sluiten op het Serieregister. Om dat te faciliteren dient Het Facilitair Bedrijf als beheerder van het Serieregister:

  • toegang te verschaffen tot het Serieregister voor alle niet-aangesloten lokale Vlaamse overheden;
    • Dat betekent niet enkel toegang tot de applicatie geven, maar ook opleiding organiseren en zorgen dat alle nodige overeenkomsten in orde zijn.
  • omzetting door de selectiecommissie Gemeenten van de huidige algemene selectielijst voor gemeenten naar sjabloonseries in het Serieregister.
    • Het Facilitair Bedrijf fungeert (cf. het Bestuursdecreet) als beheerder van het Serieregister en als secretariaat van deze selectiecommissies om een maximale omzetting te stimuleren.
IMPORTANT
.

Afhankelijk van de status van omzetting van de algemene selectielijst naar sjabloonseries zal in samenspraak met het Rijksarchief een overgangsperiode ingaan waarover eind 2023 gecommuniceerd zal worden.

De selectie- en waarderingsmatrix van de Vlaamse overheid

Naast de selectiecommissie Gemeenten verzet ook die van de Vlaamse overheid bergen werk. Vanuit haar adviesverlenende rol werkt ze hulpmiddelen uit ter ondersteuning van haar eigen werking en voor de overheidsinstanties van haar doelgroep. Een eerste voorbeeld hiervan is het selectie- en waarderingsbeleid. De commissie werkte een matrix uit waardoor administraties snel en (relatief) eenvoudig advies krijgen over de bestemming van een serie in lijn met het selectie- en waarderingsbeleid van de Vlaamse overheid. Dat praktisch hulpmiddel streeft ernaar het metadataveld ‘bestemming’ van een serie zo objectief mogelijk te maken. De gebruiker doorloopt aan de hand van een watervalsysteem de matrix en komt zo terecht bij een voorstel tot bestemming voor de serie.

Daarnaast heeft de selectiecommissie Vlaamse overheid richtlijnen en adviezen opgesteld rond wettelijke bewaartermijnen. Deze correct bepalen, motiveren en onderscheiden van administratieve bewaartermijnen, kan complex zijn. De richtlijnen en adviezen behandelen vragen zoals welke termijnen in wet- en regelgeving als ‘wettelijke bewaartermijn’ beschouwd moeten worden, wat te doen indien er meerdere bewaartermijnen van toepassing zijn en hoe deze het best in de praktijk toegepast kunnen worden.

Meerwaarde van series in de praktijk

Al het bovenvermelde werk dat de commissies verzetten, naast evalueren, moet overheden dus op weg helpen om hun series vlotter aan te maken en in te dienen in het Serieregister. Wanneer de ingediende series goedgekeurd en gepubliceerd zijn, kan men zich afvragen welke meerwaarde series hebben. Hieronder worden er enkele uitgelicht:

De eerste grote meerwaarde kwam al meermaals aan bod: een overheid kan de dossiers van gepubliceerde series beheren op basis van de beheersmatige metadata die vastgelegd zijn in de serie. Deze metadata zijn een houvast bij het organiseren van bijvoorbeeld vernietigingsrondes waarbij een organisatie bekijkt van welke dossiers de bewaartermijn afgelopen is, om deze vervolgens te vernietigen (uiteraard enkel indien de bestemming ‘vernietigen’ is).

Ten tweede geeft het overzicht van alle gepubliceerde series ook een helikoptervisie van alle aanwezige informatie binnen de organisatie. Dat is natuurlijk enkel het geval indien je alle series aangemaakt en ingediend hebt, en deze goedgekeurd en gepubliceerd zijn door de selectiecommissie. Als je weet welke informatie er aanwezig is, kun je onder andere de nodige maatregelen nemen om deze te beveiligen. Voor dossiers die deel uitmaken van een serie met informatieclassificatieniveau 4 kan de toegang, door middel van rechtenbeheer, beperkt worden tot een kleine groep collega’s (overheid.vlaanderen.be/informatieclassificatiemodel). Ten derde bevat elke serie metadata met betrekking tot openbaarheid en hergebruik die bepalen of een burger toegang mag hebben tot de dossiers en hoever deze toegang reikt. Op basis van deze metadata kan een ambtenaar dus gemakkelijk elke vraag tot inzage beantwoorden. Hij of zij moet enkel de betrokken serie opzoeken, de metadata controleren en op basis hiervan de burger een antwoord geven.

Ten slotte zorgt het Serieregister voor een grote transparantie naar de burger toe. Via het publieksportaal, archief.vlaanderen.be, kan iedereen de gepubliceerde series raadplegen. Zo krijgt de burger een goed overzicht van welke informatie elke overheid, op lokaal of hoger niveau, bijhoudt en op welke manier het beheer gebeurt.

IMPORTANT
.

Heb je na het lezen van dit artikel nog vragen? 

Je kunt de selectiecommissies Vlaamse overheid en Gemeenten contacteren via: selectiecommissie_gemeenten@vlaanderen.be of selectiecommissie_vo@vlaanderen.be.
Je kunt de beheerder van het Serieregister, Digitaal Archief Vlaanderen, contacteren via: digitaalarchief@vlaanderen.be.
Voor algemene vragen over archief- en informatiebeheer kun je de coördinerende archiefdienst contacteren via: informatiemanagement@vlaanderen.be

Waarom lid van de VVBAD worden?

  • Deel zijn van het netwerk van experten en collega's
  • Mee de belangen van de informatiesector behartigen
  • Korting krijgen op de activiteiten van de VVBAD
  • Toegang krijgen tot vakinformatie
  • Participeren in de verenigingsbesturen
Word lid
© Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie vzw
Statiestraat 179 | B-2600 Berchem (Antwerpen)
Tel: (+32) 03 281 44 57 | email: vvbad@vvbad.be