Enige context over fotopapier is hier op zijn plaats om de informatiestructuur beter te begrijpen. Een fotopapier werd gelanceerd onder een bepaalde productnaam, bijvoorbeeld ‘Gevarto’. Gevarto had als gebruikersdoelgroep de artistieke fotograaf, en de kenmerken van het fotopapier waren daarop afgestemd. Gevarto is in dit voorbeeld de productreeks.
De specifieke kenmerken van een fotopapier werden voor een gemakkelijke herkenning in productcodes gegoten, zoals ‘Gevarto K8XZ’. In die code staat de ‘K’ voor een kartonnen drager, ‘8’ voor een bepaalde textuur en reflectie, en ‘XZ’ voor een extra zacht contrast. Die combinatie aan eigenschappen binnen een productcode beschrijven we binnen het record product. Zo bestaan er records voor Ridax 8V, Ridax 8XZ, Ridax 8Z enzovoort.
Tot slot beschrijven we de eigenschappen die een verpakking uniek maken in vergelijking met andere verpakkingen: er staat een met de hand geschreven inventarisnummer op, er werden misschien inscripties gemaakt door vorige eigenaars van de verpakking, we noteren of de verpakking volledig is (hoeveel fotopapieren zijn er al uitgehaald) en wat de fysieke conditie van de verpakking is. Deze data beschrijven we binnen het laagste niveau, de product-instantie. De databank kan in sommige gevallen meerdere product-instanties van eenzelfde product bevatten: we nemen elke product-instantie op, omdat inscripties, inventarisnummers en de conditie van de verpakking kunnen verschillen.
Al deze gegevens werden onderverdeeld in de datatypes string, quantity en item, waarbij een string vrije tekst bevat, een quantity een aantal en een item uit een voorgeschreven lijst aan concepten kan kiezen.
Ontologie
Naast het beschrijven en verzamelen van de data willen we deze optimaal ter beschikking stellen voor andere cultureel-erfgoedinstellingen door deze te mappen naar een gemeenschappelijke ontologie binnen de sector. Het belang van het gebruik van een ontologie is dat de informatie door machines (en mensen) overal als hetzelfde geïnterpreteerd wordt. Het concept ‘dikte’ zal op die manier een duidelijke omschrijving hebben, verwijzende naar een gedeelde ontologie, zodat andere instellingen deze informatie kunnen overnemen, wetende wat dat juist wil zeggen.