Een interview met Frank Scheelings

Midden in een hittegolf in augustus sprak ik digitaal af met Frank Scheelings. Enkele maanden geleden nam hij al afscheid van zijn rol als coördinator bij het Centrum voor Academische en Vrijzinnige Archieven (CAVA) en in september volgde zijn afscheid als voorzitter en professor van de interuniversitaire master-na-masteropleiding Archivistiek: Erfgoedbeheer en Hedendaags Documentbeheer aan de Vrije Universiteit Brussel (VUB). Het ideale moment om terug te blikken op zijn rijke carrière waarbij hij bijdroeg aan de professionalisering van het archiefwezen.

Frank studeerde begin jaren tachtig af met een diploma geschiedenis van de VUB, een universiteit waar hij later nog naar zou terugkeren. Tijdens die periode was er sprake van een enorme werkloosheidscrisis. “Het was zelfs zo erg dat, toen mijn afgestudeerde medestudenten en ik ons ‘s ochtends vroeg wilden aanmelden aan het werkloosheidsbureau, de ambtenaren van de Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening dachten dat het om een betoging ging”, vertelt Frank. Met een kortlopend contract, binnen het voormalig statuut van Bijzonder Tijdelijk Kader (BTK), kon hij toch aan de slag bij het Algemeen Rijksarchief, waar hij toenmalig afdelingshoofd Juul Verhelst leerde kennen. Een man die een blijvende indruk naliet, want toen zijn contract ten einde liep, ging Frank archivistiek studeren aan de Rijksarchiefschool in Den Haag. Na zijn doctoraat in 1990 aan de VUB, werd hij er archivaris-documentbeheerder. Frank neemt me mee naar het begin van zijn carrière.

In samenwerking met enkele sleutelfiguren richtte je de master-na-masteropleiding (manama) Archivistiek: Erfgoedbeheer en Hedendaags Documentbeheer op. Waarom was er nood aan deze opleiding?

Ondanks dat België rijke archieven had, was er weinig aandacht voor en werden ze vaak ondermaats beheerd. Enkele provinciebesturen organiseerden in de jaren tachtig wat archiefcursussen. Het Algemeen Rijksarchief leidde zijn personeel intern op. Maar de nood aan professionalisering voor het archiefwezen werd in die tijd steeds groter. Er moest duidelijk iets veranderen. De economische crisis zorgde er ook voor dat niemand nog geschiedenis wilde studeren, want je vond er geen werk mee. De Vakgroep Geschiedenis besloot dan om zich meer bij het werkveld aan te sluiten door een afstudeerrichting Documentatie en Archief op te richten. Het werkveld had nood aan professionele archivarissen die zich staande konden houden en het verschil konden maken in de gemeentelijke administraties, bij centrale overheden enzovoort. In het verlengde van die afstudeerrichting van de opleiding geschiedenis werd dan een echt specialisatiejaar opgericht – de interuniversitaire specialisatieopleiding Archivistiek en Hedendaags Documentbeheer. Die werd formeel in de faculteit Toegepaste Wetenschappen geplaatst, omdat nieuwe opleidingen daar wel gesubsidieerd werden en in andere faculteiten niet. Werner Goegebeur, de voorzitter van de Vakgroep Geschiedenis, en ik stelden onder toezicht van historica Els Witte, die later VUBrector zou worden, de inhoud van het programma samen. Die speciale opleiding was toen een nieuw gegeven voor het opleidingslandschap in Vlaanderen, en zeker in België. Met het Algemeen Rijksarchief in het achterhoofd ben ik Juul gaan opzoeken en hebben we hem gevraagd om een van de hoofdvakken binnen de opleiding te doceren. En natuurlijk was hij – samen met zijn echtgenote Griet Maréchal – meteen heel enthousiast. In 1989 werd het programma officieel goedgekeurd en ging de opleiding van start. Enkele jaren later stortte Juul zich volledig op de opleiding en volgde hij Jean Baerten op als voorzitter.

Op welke moeilijkheden botsten jullie bij het vormgeven van de opleiding? En hoe hebben jullie dat toen aangepakt?

Omdat de noden zo groot waren, waren we ervan overtuigd dat archivarissen van alles moesten kunnen: ze moesten zowel paleograaf zijn als hedendaags documentbeheer kunnen toepassen. Het werd al snel duidelijk dat die grote spreiding van paleograaf naar automatisering een beetje te breed was. De opleiding kende ook nog te veel invloed van de geschiedkundigen in de vakgroep, die veel belang hechtten aan de historische vakken. Het eerste curriculum duurde twee jaar en zo’n 32 studenten schreven zich in: het was meteen populair. Gezien de opleiding te veel historische invloeden had en dus een redelijk zware opleiding was, studeerden echter weinig studenten na twee jaar af. Studenten die dat wel deden, vonden gelukkig wel meteen werk, ondanks de crisis. Een jaar na het ontstaan was er alweer een nieuwe evolutie: de KU Leuven richtte een parallelle opleiding op. We verloren hierdoor jammer genoeg ongeveer de helft aan studenten. In 1992 probeerde minister Luc Van den Bossche het onderwijs te ‘rationaliseren’. In het nieuwe onderwijsdecreet werd de opleiding onder de faculteit Letteren en Wijsbegeerte geplaatst. Opleidingen moesten bovendien minstens tien studenten hebben of uniek zijn om gesubsidieerd te worden. Vandaar de beslissing om samen met andere universiteiten die de masteropleiding Geschiedenis aanboden, waaronder de KU Leuven, samen te werken en één opleiding te organiseren.

Samen hadden we meer dan tien studenten en kozen we voor meer gespecialiseerde vakken. We zouden voortaan alleen historici toelaten – anderen moesten een propedeuse doen – zodat we die historische vakken er eindelijk konden uitbonjouren. In 1993 startte de opleiding met een uniek programma en doordat we de historische vakken geschrapt hadden, konden we de opleiding reduceren tot één jaar. De opleiding was heel rendabel voor alle partijen. De universiteiten hadden er, met een minimum aan personeelsinspanning, samen een interessante vervolgopleiding bij. De studenten hadden na afstuderen een duidelijk profiel op de arbeidsmarkt. Dat programma is – dankzij inhoudelijke wijzigingen en het volgen van de actualiteit – eigenlijk heel lang meegegaan, tot nu. Een evenwicht vinden in het wijzigen van die gespecialiseerde vakken vormde telkens wel een uitdaging voor het groter geheel. Gelukkig hadden we met de docenten onderling een uitstekende verhouding.

In 2000 volgde je Juul Verhelst op als voorzitter van de opleiding. Hoe heb je dat ervaren?

Als voorzitter probeerde ik meer onderzoek in de opleiding te brengen. Dat is in een eerste fase gelukt, maar met heel zware inspanningen en beslissingen. In 2004 werd het opleidingslandschap hervormd. De gespecialiseerde archiefopleiding werd een master-na-master. Enkele jaren later, in 2011, kwam de eigenlijke proef op de som, want toen werden er visitaties ingesteld, maar gelukkig kregen we een algemene erkenning van de opleiding. Gediplomeerde archivarissen vonden werk en over het algemeen bleef het aantal studenten redelijk constant (jaarlijks rond de 25 à 30). Het beroep blijft natuurlijk een beetje conjunctuurgevoelig, omdat men toch gemakkelijk bespaart op cultuur, zeker in periode van crisis. Op dit ogenblik smeekt de arbeidsmarkt om specialisten in informatiebeheer. Daarom creëerden mijn opvolgers in het huidige programma twee afstudeerprofielen: een profiel Archief- en Erfgoedbeheer en een profiel Digitaal Informatiebeheer. Het ministerie van Cultuur is voor mij heel belangrijk geweest. Toen ik het roer overnam van Juul werd ik meer betrokken bij het beleid en bij onderzoeksprojecten. Het archiefdecreet van 2002 voorzag in projectsubsidies, en als commissielid kon ik kennismaken met vernieuwende ideeën die andere organisaties hadden. Dat was heel leerzaam! Je blijft op die manier goed op de hoogte van alles wat leeft in de sector. Bovendien is het een spiegel voor jezelf. Als je zo’n projectaanvraag doorleest, stel je je vragen bij je eigen beleid en bij de kwaliteit van je opleiding. Dat geeft een enorme stimulans om bij de actualiteit te blijven.

Hoe vulde je je functie in als archivaris-documentbeheerder van de VUB? En later als coördinator van CAVA?

Toen ik aan de VUB begon als archivaris-documentbeheerder was er helemaal niets; geen bureau en geen depot. In een hoekje in de bibliotheek werd dan een bureau geïnstalleerd. De archiefdienst begon als een relatief kleine dienst met personeel dat niet altijd kennis had van het archiefwezen, hoewel ze hun best deden. Ik trok wel extra mensen aan op onderzoeksprojecten, onder meer op het DISSCO-project (Document management Integrated System for Scientific Organisations) dat een software voor documentbeheer beoogde. Toen rector Paul De Knop het roer overnam in 2008 kwam daar verandering in. De VUB wilde besparen en nam het initiatief om iets te doen aan de enorme achterstand van het Universiteitsarchief. We werkten een groot selectieproject voor de archieven uit en daarna volgden nog andere projecten. In 2012 en 2013 ontstond een samenwerking tussen het Vrijzinnig Studie-, Archief- en Documentatiecentrum Karel Cuypers (VSAD Karel Kuypers) en het Universiteitsarchief van de VUB, die samengebracht werden onder de roepnaam CAVA. De VUB was bereid in een kwaliteitsvol depot te investeren. Naast een universiteitsarchief met academisch erfgoed werden we een archief met landelijke werking voor de vrijzinnigheid. We kwamen zo tot een bredere werking en deden een flinke inspanning om aan de kwaliteitsnormen te voldoen en om subsidies te ontvangen. In 2015 verwierven we het kwaliteitslabel ‘erkend cultureel archief’ en een jaar later vroegen we erkenning aan het ministerie van Cultuur als een landelijk archief. Vandaag tellen we meer dan tien medewerkers in de dienst, een grote verbetering in vergelijking met meer dan dertig jaar geleden.

Hoe belangrijk was internationale samenwerking voor jou?

In de loop der jaren zetelde ik in verschillende secties en commissies van de Internationale Archiefraad. Zo was ik bijvoorbeeld enkele jaren actief binnen de sectie voor universiteitsarchieven. Je zit zo heel dicht bij alles wat nieuw is. In de jaren negentig was ik een jonge archivaris en wilde ik bijleren en dus kennismaken met iedereen. Toen spraken de Engelstaligen nauwelijks Frans en vice versa, de taalbarrière was enorm. Ik moest voortdurend vertalen, dat was best grappig. Tijdens de zoektocht naar een nieuwe secretaris voor de sectie vielen de ogen op degene die met zowat iedereen communiceerde. Zo nam ik de rol van secretaris verschillende jaren op. Dat was ongelooflijk leuk werk, omdat je in een internationale setting zit. Je ontdekt wat er in andere landen gebeurt en bijvoorbeeld hoe groot het contrast is tussen de archiefsector in China, Amerika en Europa.

Je maakte ook deel uit van de werkgroep Academisch Erfgoed. Wat was je drijfveer om ook daaraan deel te nemen?

Verschillende universiteiten hebben ongelofelijk veel erfgoed, soms zelfs nog van de negentiende eeuw. De VUB heeft enkele collecties die dateren uit de jaren vijftig van toen ze nog deel uitmaakte van de Franstalige Université Libre de Bruxelles (ULB), en ze heeft enkele recentere collecties.

Er was tot een tiental jaren geleden een tekort aan beleid voor academische archieven. In het kader van een groot voorbereidend project bracht het Interuniversitair Platform voor Academisch Erfgoed al dat academisch erfgoed van de grote Vlaamse universiteiten (Universiteit Gent, KU Leuven, Universiteit Antwerpen en de VUB) in kaart. Aan de hand van een grote campagne sensibiliseerden we de universiteiten om verandering te brengen in het beleid en te investeren in academisch erfgoed. Dat gebeurde ook bij de VUB: we introduceerden het academisch erfgoed in onze beleidsplannen. De werkgroep Academisch Erfgoed van de Vlaamse Interuniversitaire Raad (VLIR) is de opvolger van dat eerste project en zet het werk verder; ondertussen doet ook de Universiteit Hasselt mee. De universiteiten zijn een volwaardige erfgoedspeler geworden, maar er is veel behoefte aan continuïteit. Momenteel staat een nog actievere politiek op de agenda, maar dat is voor mijn opvolger.

Zo’n vijf jaar geleden deed je mee aan ons onderzoek rond de opleidingsnoden van informatieprofessionals. Daaruit bleek dat er nood was aan een brede basisopleiding binnen het hoger onderwijs, maar ook aan modules die inspelen op specifieke ontwikkelingen in de sector. Hoe kijk je terug op dat onderzoek en naar je deelname?

Dat onderzoek was echt heel hard nodig en de graduaatsopleidingen hebben zich daardoor sterker kunnen profileren. De opleidingen hadden een goede basis nodig, maar ook voldoende professionalisering. Je merkt in het werkveld dat er steeds meer vraag is naar gespecialiseerde profielen die meer weten over informatiebeheer, bibliotheek-, archief en erfgoedbeheer, want elke specialisatie is verschillend. Als je investeert in opleidingen, investeer je ook in het werkveld en draag je zorg voor documentbeheer, bibliotheken enzovoort.

Het is interessant om de samenwerkingsmogelijkheden tussen de diverse opleidingen te onderzoeken, maar we blijven zitten met een tekort aan bruggen. Er bestaat niets tussen de graduaatsopleidingen en de manama-opleiding, gezien de opleidingen op andere niveaus verdwenen zijn. Dat blijft heel jammer, maar de interuniversitaire opleiding Archivistiek is nu vernieuwd en aan de Universiteit Antwerpen (UAntwerpen) is er ook een vernieuwde masteropleiding Erfgoedstudies. We gaan dus wel de goede richting uit!

Wat betekende de VVBAD voor jou?

Gezien ik deelnam aan heel wat projecten – misschien wel te veel (lacht) – was ik niet zo heel actief binnen de VVBAD. Maar ik heb de vereniging altijd een heel warm hart toegedragen. Als beroepsvereniging heeft ze veel verwezenlijkt; neem nu de sectie Archief en Hedendaags Documentbeheer (AHD) – waar ik ook deel van uitmaakte – of de werkgroep die zich bezighield met de vernieuwing van de archiefwet (eind jaren tachtig). De VVBAD is altijd een soort stille bondgenoot geweest voor mij. De vereniging was daarnaast belangrijk voor de samenwerking tussen archief en bibliotheek. Als je alleen maar op je eiland blijft zitten, is dat toch niet gezond? Ik probeer studenten altijd warm te maken om lid te worden, want je moet toch bijblijven in het vak. Ik denk dat de studenten in de opleiding dat gevoeld hebben, want in de sectie AHD hebben er altijd afgestudeerden gezeten.

Wat hoop je nog voor de toekomst?

Ik hoop dat het archiefwezen de automatisering sterk blijft opvolgen, en er beter in slaagt om een grote bepalende speler in het veld te zijn. Ik denk dan aan het beïnvloeden van Microsoft en dergelijke, om meer archivalische principes en uitgangspunten in hun systemen (zoals Office 365) te implementeren. Informatiesystemen moeten archiefwaardig zijn; het moet gemakkelijker worden om informatie over te zetten naar een digitaal depot en dat is nu vaak niet het geval. Dat soort giganten probeert altijd een vendor lock in te installeren, waarbij een klant afhankelijk wordt van een leverancier en het moeilijk is om over te stappen naar een andere leverancier. Maar grote instellingen, zoals de VUB, gebruiken wel 150 systemen, dus dan moet informatie vlot uitwisselbaar zijn. Microsoft werkt eerder met marktgerichte ideeën, niet zozeer met de principes van de archivistiek of van een goed beheer. Die vraag moeten archivarissen vanuit de hele wereld stellen. Hoe meer eisen we blijven stellen aan dat soort systemen, des te meer kans we maken dat die in de toekomst veranderen. Maar het is natuurlijk moeilijk om te weten hoe de technologie er binnen vijf jaar zal uitzien. Daarnaast is de inrichting en het beheer van de informatiesystemen een belangrijk punt, we hebben dringend nood aan verdere professionalisering.

Iets helemaal anders, zijn er collega’s die je bijgebleven zijn?

Ik heb altijd zeer veel collegialiteit ondervonden in het archiefwezen. Samen met de collega’s van de opleiding hebben we krachtige zaden geplant. Voor het loon moesten we het alleszins niet doen. De opleiding werd idealistisch opgericht en de collega’s waren ontzettend gepassioneerd om het archiefwezen in Vlaanderen te professionaliseren. Als we iedereen konden meekrijgen in het verhaal om genoeg mensen op te leiden, dan werd het archiefwezen ook gewoon beter. 

Ik denk dat er ongeveer zo’n vierhonderd afgestudeerden zijn op dit moment. Dat betekent dat heel veel archieven op dit moment een archivaris hebben die bij ons opgeleid is. En velen werden documentbeheerder. Dat vind ik een grote verwezenlijking en dat is toe te schrijven aan het hele team dat toen belangeloos tijd vrijgemaakt heeft om zich voor de volle honderd procent in te zetten. Als je het vergelijkt met de abominabele situatie van eind jaren zeventig en begin jaren tachtig hebben we veel archieven gered van de ondergang. We zijn van nul begonnen en de situatie is enorm verbeterd, want veel studenten hebben dat idealisme ook overgenomen en zijn met datzelfde vuur de sector binnengestapt. Het maakt me altijd trots als ik oud-studenten tegenkom en weet dat ze hun best doen voor de sector en goed terechtgekomen zijn. Ik kan niet alle collega’s opnoemen die een indruk op me achtergelaten hebben, want het zijn er te veel en ik wil niemand vergeten. Maar de vroegere en huidige collega’s van de opleiding, de instellingen die stagiairs wilden ontvangen, de collega’s die als commissaris van een masterproef wilden optreden en zo steun verleenden aan de opleiding, die waren toch wel extra belangrijk.

Wat zijn je plannen voor je pensioen?

Ik blijf eerst en vooral gewoon lid van de vereniging (lacht). Ik wil nog steeds op de hoogte blijven van de ontwikkelingen in de informatiesector. Daarnaast zijn er boeken en artikels die ik al heel lang wil schrijven, maar waar ik nooit de tijd voor had. Er gaat dus zeker nog wel iets archivalisch van mijn hand komen, denk ik