“Het collectiemanagement optimaliseren was voor mij een eerste stap richting een nieuwe werking”

Wie Jan Collet kent, weet dat hij een man is die door de jaren heen heel wat inzichten in het bibliotheekwezen verwierf. Stilstaan was voor hem geen optie, zo wist hij de openbare bibliotheek van Kalmthout de toekomst in te leiden. De voorbije drie jaar liet hij de bibliotheekwereld achter zich om als beleidsmedewerker zijn ervaring in te zetten voor allerlei projecten van de gemeente Kalmthout, waaronder de UiTPAS. Dat weerhield hem er echter niet van om op een warme zomerdag voor META op de pauzeknop te drukken en terug te blikken op een stukje bibliotheekgeschiedenis.

Nota bene op zijn laatste werkdag ontmoet ik Jan in het centrum van Kalmthout. Op een zucht van het bibliotheekgebouw, waar hij bijna zijn hele carrière doorbracht, vinden we zijn bureau in de oude brandweerkazerne. Je zou hem de last man standing kunnen noemen, want enkel hij werkt er nog, en wanneer hij straks de deur achter zich dichttrekt, is het gebouw klaar om gesloopt te worden. Jan toont me een papiercontainer met meer dan twintig jaar bibliotheekgeheugen: de voorbije weken heeft hij vakkundig getrieerd. Het ideale moment om het samen te hebben over de geschiedenis die hij met die documenten weer de revue zag passeren en over hoe hij de toekomst voor de bibliotheken ziet.

Hoe kijk je terug op jouw werk in de Kalmthoutse bibliotheek?

Ik kan zeggen dat ik de bibliotheek en de werking ervan voor een groot stuk gerealiseerd heb zoals ik het oorspronkelijk voor ogen had. Dat is in verschillende stappen gebeurd, maar wel met een rode draad die door de tijd heen terug te vinden is. Enerzijds door de optimalisatie van het collectiemanagement en anderzijds door samenwerkingen met andere afdelingen en organisaties. Vernieuwing en innovatie stonden voor mij altijd centraal. Toen ik het mooie gebouw van de Kalmthoutse bibliotheek de eerste keer zag, was ik meteen onder de indruk. De bibliotheek had toen ik er startte in 1997 al een wauw-effect door de grote ramen en het contact met de buitenwereld. Dat was de verdienste van de vorige bibliothecaris van Kalmthout, Mie Van Boxem. Mie heeft gezorgd voor een nieuw bibliotheekgebouw, maar het was nog te sterk een boekerij volgens de tijdgeest van dat moment. Wanneer je binnenkwam, werd je verwelkomd door de rug van de medewerkers aan de balie en de boeken namen alle ruimte in. Dat moest anders en beter. Ik organiseerde al snel een studiedag met binnenhuisarchitect Wim Lafeber, toen in bibliotheekkringen bekend voor spraakmakende projecten in Nederland, om te bekijken hoe we de bibliotheek konden inrichten tot een aangename plek. De overschakeling naar een verblijfsplek stond voor mij centraal. Om dat te verwezenlijken moesten we ruimte vrijmaken, dus de collectie verkleinen. Om dat op een verantwoorde manier te doen, moest ik me inwerken in collectiemanagement.

Door het werk rond collectievorming te optimaliseren en te minimaliseren, kwam er menskracht vrij voor andere taken. Er was een cultuuromslag in de bibliotheek, waarbij ontzorging en de verkleining van de collectie centraal stonden. De collectie is het hart van de bibliotheek, maar het heeft geen zin om een enorme collectie te hebben waar je gebruikers hun weg niet in vinden.

Als openbare bibliotheek moet je de collectie afstemmen op de inwoners van je gemeente. Het is belangrijk dat ook zij die niet ‘geletterd’ zijn, er vlot vinden wat ze nodig hebben. Dan helpt het niet als je de goede boeken verstopt tussen een hoop boeken die je eerder als ‘dood hout’ kunt bestempelen.

Vanaf 2010 gingen we meer doelgroepgericht werken. We richtten ons hierbij op inwoners die van thuis uit minder vertrouwd waren met de bibliotheek en op nieuwkomers in de gemeente, voor wie de bibliotheek een grote impact kon hebben. Daarvoor moet je als bibliotheekmedewerker actief aan de slag gaan. Je kunt niet gewoon je deuren openzetten en verwachten dat men je vindt. Dat alles vereiste een omschakeling in de expertise van het bibliotheekpersoneel. Voor een personeelsformatie heb je tijd nodig, maar je ziet dat we van een groep medewerkers in een uitvoerende functie gekomen zijn tot een situatie waarbij ongeveer de helft van de medewerkers op A- en B-niveau werkt. Zo kan de bibliotheek een degelijk beleid uitzetten.

De link tussen cultuur en sociaal werk werd op die manier belangrijker. We werkten aan een beleid met zowel quick wins, door bijvoorbeeld samen met het nabijgelegen dienstencentrum een nationaliteitenmarkt te organiseren, waarop inwoners met externe roots hun land van oorsprong in de kijker konden stellen, als duurzame projecten. De bib trad buiten de eigen muren met bibpunten, we werkten samen met het OCMW en gingen op zoek naar andere logische partners. Om al deze projecten goed te laten lopen was het nodig om vrijwilligers aan te trekken en te begeleiden. Vandaag klinkt dat vertrouwd, maar toen bleek die aanpak in Vlaanderen vernieuwend te zijn, af te leiden uit het aantal keren dat we gevraagd werden hierover te komen vertellen.

Hoe heb jij jouw functie als bibliothecaris ingevuld?

Een bibliothecaris is iemand die voeling heeft met de lokale gemeenschap. Zo heb ik toch geprobeerd om de functie in te vullen. Hoe je dat doet? Bijvoorbeeld door intensief samen te werken met adviesraden, zoals het beheersorgaan van de bib. Soms had ik de indruk dat collega’s hun beheersorgaan eerder als een last beschouwden, terwijl ik dat steeds als een lust opvatte. Het was voor mij een prioriteit om ervoor te zorgen dat die adviesraad goed en evenwichtig samengesteld was. Met vertegenwoordiging uit verschillende lagen van de bevolking en uit specifieke wijken. Zo had ik een groep mensen naast mij die niet altijd mijn idee bevestigden, maar het idee wel sterker maakten. We kregen ook waardevolle input van bijvoorbeeld de kindergemeenteraad. Ik heb altijd een voorliefde voor cijfers gehad. Cijfers vertellen je veel over de werking en kunnen beslissingen staven. Daarom nam onze bibliotheek steeds deel aan gebruikersonderzoeken voor de sector en stelden we wanneer dat kon extra kwalitatieve vragen. Wat zou jij veranderen als je bibliothecaris was, bijvoorbeeld. Op die manier kregen we veel input te verwerken, maar het was nuttige informatie. BIOS (Bibliotheek Informatieen OpvolgSysteem) vond ik ook zo’n knap initiatief. Eerst gestart als performance measurement-systeem, groeide deze monitor in de loop der jaren uit tot een goed meetinstrument om je bibliotheek te benchmarken, in de tijd en in vergelijking met andere bibliotheken in Vlaanderen. De relevante gegevens verzamelen was soms arbeidsintensief, maar we kregen er wel veel voor terug. Het is spijtig dat de Vlaamse overheid dat instrument weer losliet en een afgeslankte versie integreerde in de vrijetijdsmonitor.

Wat is volgens jou het belang van lobbywerk door een bibliothecaris?

Een goede relatie onderhouden met alle stakeholders is van kapitaal belang en maakte een belangrijk deel van mijn werk uit. Hoe kleiner je gemeente, des te gemakkelijker lijkt me dat lobbywerk. Je kunt gemakkelijker een gesprek regelen met de schepen en een voet tussen de deur krijgen in diverse raden. In kleine gemeenten zoals Kalmthout, met zo’n 20.000 inwoners, zit je als bibliothecaris als het ware op een speedbootje. Je bent zeer wendbaar en kunt snel de nodige contacten leggen. Daarbij vind ik het belangrijk om positief ingesteld te zijn. Voor mij geen klaagcultuur, daar doe ik niet aan mee. Besparen kan iets positiefs zijn en dat deed ik ook proactief. Hoewel de populariteit van de bibliotheek steeg sinds 1982, werd het personeelskader niet uitgebreid. Ik durf te zeggen dat er efficiënter en harder gewerkt werd. Door zelf te besparen waar mogelijk, toonde ik me als een goede huisvader en kreeg ik in ruil gemakkelijker budget voor de projecten waarvoor ik een sterke visie voorlegde.

Nu we het over lobbywerk hebben, wat is volgens jou het belang van de VVBAD voor de sector?

De vereniging is volgens mij van wezenlijk belang. Ik heb steeds veel sympathie gehad voor de werking, ook al heb ik er zelf nooit een grote rol in gespeeld. Ik nam wel deel aan een aantal VVBAD-werkgroepen en in 2018 interviewden we samen Theo Peeters, directeur van bibliotheek Oosterhout, voor META 2018/8.

Foto: De bibliotheek werd naast culturele plek een plek met oog voor het sociale, met allerlei duurzame projecten zoals het Makkelijk Lezen Plein.

De VVBAD roeit goed met de beperkte riemen die de organisatie heeft. Het is er natuurlijk niet gemakkelijker op geworden door het verlies van de overheidssubsidie, maar er zijn nog steeds sterke initiatieven zoals het congres Informatie aan Zee en de vormingen en bijscholingen voor bibliotheekmedewerkers in het veld. Subsidies zijn een tweesnijdend zwaard. Soms beperkt een automatische geldstroom het innovatief denken. Dat geldt trouwens ook voor bibliotheken. Leidinggevenden moeten bezig zijn met beleid en innovatie om efficiënt aan vernieuwing te werken.

Hier in Kalmthout zit je vlak aan de Nederlandse grens, je haalde daar uiteraard wel wat inspiratie. Wat vind je over het algemeen van het bibliotheekmodel in Nederland en hoe zou je het vergelijken met het onze?

Ik heb veel bewondering voor de basisbibliotheken die er in Nederland zijn. Als bezoeker weet je waarvoor een bibliotheek staat en wat je er kunt verwachten. Er bestaat een bibliotheekcertificaat, waarmee een bibliotheek duidelijk maakt dat ze aan landelijke normen voldoet. Maar de besparingen hebben de sector er geen goed gedaan. Het nadeel van het Nederlandse model is dat de bibliotheken daar stichtingen zijn en geen gemeentediensten. Dat geeft een heel ander soort dynamiek en een heel andere onderhandelingspositie met het gemeentebestuur. Volgens mij is dat een kwetsbaar model in momenten van crisis.

De inbedding van de bibliotheek in het lokale bestuur is een wezenlijk voordeel van de Vlaamse bibliotheken. Het vergemakkelijkt samenwerkingen met andere afdelingen van de gemeente. In dat opzicht begrijp ik en sta ik achter het uitgangspunt dat de gemeente ‘geresponsabiliseerd’ wordt en zelf verantwoordelijk is voor de uitbouw van een bibliotheek op maat van de eigen gemeente. Investeert de gemeente onvoldoende, dan zijn de gevolgen lokaal dadelijk voelbaar. Maar het wegvallen van bovenlokale ondersteuning, die er indertijd met de Vlaamse steunpunten VCOB (Vlaams Centrum voor Openbare Bibliotheken, later LOCUS) en het provinciale streekgerichte bibliotheekbeleid was, heeft de sector geen goed gedaan. En daarmee wil ik geen afbreuk doen aan het puike werk dat eerst Bibnet, later Cultuurconnect, verricht op het vlak van de uitbouw van de digitale bibliotheek. Ben ik te negatief als ik de indruk heb dat de sector als los zand uit elkaar valt? Waar vinden bibliotheken nog bovenlokale ondersteuning? Waar komt men nog samen? Een heel ondersteunend netwerk en kennisuitwisselingssysteem is weggevallen. Regiovorming is daarvoor volgens mij de enige oplossing. Maar daarbij moet je ook opletten dat de afstand met het lokaal bestuur weer niet te groot wordt.

Welke raad geef je nog graag mee aan collega’s in de bibliotheeksector?

Bereid je voor op 2024. Er zouden na de verkiezingen weleens besturen aan zet kunnen komen die het de bibliotheken niet gemakkelijk maken. Wie zal er dan nog bepalen wat een bibliotheek moet kunnen aanbieden? Sta eens stil bij wat je wilt voor de bibliotheek en schrijf het uit in een werkbare tekst die ondersteund wordt door de bibliotheekmedewerkers en de gemeenteraad. Ik ben geen doemdenker, maar ik sluit niet uit dat er om ideologische redenen symbolische conflicten zullen ontstaan die voornamelijk gevolgen hebben voor cultuur binnen de gemeenten. Ik verwijs naar wat er bijvoorbeeld in 1996 in Orange in Frankrijk gebeurd is.

Daarnaast merk ik dat we als bibliotheeksector al vroeg werkten rond e-inclusie, maar dat we kans lopen de trein missen. Er zijn de laatste tijd heel wat oproepen voor projecten rond e-inclusie, maar ik zie er weinig bibliotheekprojecten. Projecten uitdenken en samenwerkingen zoeken om subsidies binnen te halen, dat verdient zeker meer aandacht in de sector.

Ben je achteraf bekeken tevreden met je recente functiewissel naar beleidsmedewerker?

Ik heb altijd graag in de bibliotheek gewerkt, maar toch ben ik blij dat ik de laatste jaren nog de kans gehad heb om mijn horizon te verbreden. Als beleidsadviseur kon ik werken rond innovatie in de gemeente en transversaal aan de slag gaan. Dat heb ik heel graag gedaan. Ik kon er alles wat ik als bibliothecaris geleerd had, verder inzetten. Ik vind dat je je niet mag begrenzen tot de eigen werkplek of de muren van de eigen gemeente. Daarom was ik ook als bibliothecaris vaak op provinciaal niveau actief, in bestuursraden en in selectiejury’s om ervoor te zorgen dat capabele mensen in de sector aangeworven werden.

Als ik dan toch een advies mag meegeven: heb geen schrik voor verandering en blijf niet te lang op dezelfde stoel zitten. Om de zoveel jaar zoeken naar een andere taakinvulling of een andere functie lijkt me verrijkend voor je geest. De arbeidsmarkt is trouwens heel mobiel geworden. Het is daarom essentieel om je voor te bereiden op informatieverlies in je organisatie bij het vertrek van een collega.

Heb je nog wensen voor de bibliotheek van Kalmthout?

De bib zit op het juiste spoor, en ik heb alle vertrouwen in mijn opvolger. Wat verworven is, daar kan het team op verder bouwen. Armoede blijft volgens mij een aandachtspunt. Beter gesitueerden, die vinden hun weg wel naar de bibliotheek. Het zijn de mensen die het financieel moeilijk hebben die je moet zien te bereiken.

Het zijn wijze tips, waarmee we het gesprek vooruitblikkend afronden. Voordat ik vertrek, toont Jan me nog even de bib van Kalmthout. “Ik koos er bewust voor om het ‘de bib’ te noemen, voor mij was het belangrijk dat het een laagdrempelige plek was, ook de naam moest laagdrempelig zijn.”

Voor Jan is dit het einde van een tijdperk. Weldra zal hij niet langer zijn geleende boek meenemen om ermee weg te dromen op de Kalmthoutse Heide. Zijn gezin wacht op hem in Duitsland, zijn verhuizing staat de komende maand op de planning. Of hij zich nog zal engageren binnen de bibliotheekwereld, vraag ik hem tijdens ons afscheid. “Als de juiste gelegenheid zich voordoet en mijn ervaring van pas komt, kom ik zeker nog eens terug naar Vlaanderen.” En zo is hij klaar om zijn werkdag en zijn carrière af te sluiten.