Wat is de opdracht van de Vlaamse Erfgoedbibliotheken en hoe vullen jullie die in?

Onze organisatie ontvangt een werkingssubsidie onder het Cultureel-erfgoeddecreet voor wat een ‘landelijke dienstverlenende rol’ heet. In de praktijk betekent dat dat we een beheersovereenkomst hebben met de Vlaamse overheid om erfgoedorganisaties met bibliothecaire collecties te ondersteunen en daarbij bepaalde doelstellingen te realiseren. Momenteel ligt de nadruk op collectiebeleid, ontsluiting en digitalisering. Ook hebben we een platformfunctie, waarbij we samenwerking en kennisopbouw faciliteren. Ten slotte zijn we een eerste aanspreekpunt voor alles wat de deelsector van erfgoedbibliotheken aanbelangt.

Wat hebben jullie al kunnen verwezenlijken?

De oprichting van onze organisatie in 2008 was een belangrijke stap voor het op de kaart zetten van de erfgoedbibliotheken binnen de cultureel-erfgoedsector, naast de musea en de archiefinstellingen. Het eerste decennium was nog veel zoeken. Hoe steekt de deelsector ineen? Waar zitten collectiebeheerders op te wachten? Wat voor organisatie moeten we zijn? Hoe werken we het best samen? Sluitende antwoorden daarop bestaan natuurlijk niet, maar de grote lijnen zijn intussen wel helder. We zijn gestart als een experimenteel samenwerkingsverband van zes grote erfgoedbibliotheken. Vandaag zijn we een organisatie die haar plaats gevonden heeft in de sector en die bij haar initiatieven meer dan honderd collectiebeherende organisaties weet te betrekken. Daar zijn we best trots op.

Voor de lopende beleidsperiode 2019-2023 hebben we een ambitieus beleidsplan. Een deel van de doelstellingen kunnen we realiseren met onze werkingssubsidie. STCV (Short Title Catalogus Vlaanderen), de retrobibliografie van het Vlaamse vroegmoderne drukwerk, krijgt zoals altijd structurele aandacht. Belangrijk in deze beleidsperiode is de vernieuwing van de Collectiewijzer Erfgoedbibliotheken. Die moet beheerders en gebruikers een goed beeld geven van het bibliothecaire erfgoed in Vlaanderen. De erkende erfgoedbibliotheken hebben al veel werk verzet om hun deelcollecties te beschrijven in de databank. We leggen nu de laatste hand aan de ontsluiting van deze gegevens. Daarna gaan we met de rest van de sector aan de slag om het plaatje compleet te maken tegen eind 2023. Via collegagroepen rond behoud en beheer, oude drukken, manuscripten en de digitalisering van periodieken stimuleren we de onderlinge kennisdeling in de sector. We ontwikkelen een groeipad om bibliotheken te helpen hun erfgoedwerking verder te professionaliseren, in aanloop naar het aanvragen van het kwaliteitslabel van de Vlaamse overheid. Vandaag zijn er negen erkende erfgoedbibliotheken, maar dat mogen er gerust meer worden. Heel fijn was dat we vorig jaar, tussen de lockdowns door, ons Overlegplatform voor erfgoedbibliotheken nog eens konden organiseren. Voor veel collega’s een gelegenheid om elkaar eindelijk weer echt te ontmoeten.

Dankzij projectsubsidies kunnen we ook belangrijke doelstellingen realiseren waarvoor geen ruimte is binnen de werkingssubsidie. Zo hebben we het overzicht van de historische kranten in de Abraham-catalogus kunnen vervolledigen voor de periode van 1800 tot vandaag. Die informatie vormt een belangrijke basis voor het project Nieuwe Tijdingen, waarin we samen met meemoo werken aan de ontwikkeling van een landelijk programma voor krantendigitalisering. Met middelen uit het Relanceplan Vlaamse Veerkracht kunnen we alvast 600.000 pagina’s van zeer kwetsbare kranten digitaliseren, onder de noemer Primeur. Ook een andere grote wens ging in vervulling: de ontwikkeling van MMFC (Medieval Manuscripts in Flemish Collections), de catalogus van middeleeuwse handschriften in Vlaamse collecties. Onlangs zijn we van start gegaan met IMPRESSVM, dat de in Vlaanderen gedrukte incunabelen zo volledig mogelijk in kaart zal brengen. En ook onze inbreng als de Vlaamse partner in de Digitale Bibliotheek voor de Nederlandse Letteren (DBNL) is mogelijk dankzij een extra toelage.

Hoe meet je de impact van jullie werk?

Dat is niet altijd gemakkelijk. Natuurlijk hebben we statistieken over onze databanken, maar dat zegt niet zoveel. We houden ons altijd voor dat we er zijn voor de sector en niet voor onszelf. Draagvlak is essentieel. We leggen ons oor te luisteren en we staan open voor feedback, ook als die kritisch is. We spelen waar mogelijk in op concrete behoeften, bijvoorbeeld bij de onderwerpen waarmee collegagroepen aan de slag gaan. Projecten hebben doorgaans een adviesorgaan dat we heel serieus nemen. Dit jaar werken we aan ons nieuwe beleidsplan en daarbij koppelen we uiteraard ook terug naar de deelsector.

Wat maakt jullie team zo uniek?

Het hart voor de zaak. Voor iedereen zal het wat anders liggen, maar of het nu uit persoonlijke interesse in het erfgoed is of vanuit het geloof in het belang ervan: niemand zit hier alleen maar om een job te hebben. Een zeker idealisme is ons niet vreemd en we durven de lat hoog te leggen. Dat botst weleens op praktische bezwaren, die meestal met tijd en geld te maken hebben. Dan zijn we creatief en gaan we voor maximaal resultaat met de middelen die er zijn.

Hoe zou je de teamspirit omschrijven?

De sfeer is open en constructief. We zijn een relatief jong team (bijna iedereen is gestart in 2019 of daarna) dat grotendeels gevormd is tijdens de coronapandemie. De meeste teamleden werken aan één project, al dan niet samen met een of twee collega’s. Je zou dus denken: los zand, maar gelukkig is dat niet zo. We komen elke ochtend even samen op het scherm en tijdens de lockdowns hebben we vaak tijd gemaakt om samen online iets leuks te doen, zoals een quiz of een rondje boekentips. Ondertussen zien we elkaar gelukkig wat vaker op kantoor. Projecten hebben altijd wel raakpunten en we staan elkaar bij met raad en daad. Dankzij onze vele stagiairs waait er ook altijd een frisse wind door het team.

Welke achtergrond hebben de teamleden?

De meesten van ons hebben een opleiding in de geesteswetenschappen gevolgd: geschiedenis, taal- en letterkunde, filosofie of een kunstwetenschappelijke richting. Twee collega’s zijn conservator/restaurator van opleiding. Iedereen heeft natuurlijk een eigen traject afgelegd, soms academisch, soms binnen de bibliotheek- of erfgoedsector, en deels ook in de commerciële sector. Die verschillende ervaringen zijn heel verrijkend. Uit het cv van elk teamlid spreekt affiniteit met bibliothecair erfgoed, dat is duidelijk iets wat we gemeen hebben. Verder zijn we een vrij internationaal team, met mensen die via Nederland, Polen, Zuid-Afrika, het Verenigd Koninkrijk en de Verenigde Staten tot bij ons geraakt zijn. Dat helpt om het soms eens anders te bekijken dan we hier gewend zijn.

Welke eigenschappen zijn cruciaal om in jullie team te functioneren?

In ons team moet je in de eerste plaats een enthousiasmerende communicator zijn. Bij onze projecten werken we samen met tientallen erfgoedinstellingen. Dat kunnen de grote universiteitsbibliotheken zijn, maar ook lokale erfgoedverenigingen. Je moet die allemaal aan boord kunnen brengen en houden. Goed kunnen organiseren en samenwerken staat dan ook als tweede op de lijst, het is niet evident om in zo’n netwerkverband een initiatief op de rails te houden. Onze projectpartners zijn doorgaans erg enthousiast, maar ze hebben zoals iedereen in onze sector nog duizend andere dingen te doen. Een dosis empathie en flexibiliteit maakt daarom het lijstje compleet.