Toen we in het najaar van 2019 de voorbereidingen troffen voor een Bij de Archivaris op Schoot (BDAOS) in maart 2020, hadden we nooit gedacht dat we pas in november 2021 een editie konden laten plaatsvinden. Ondertussen heeft de actualiteit ons ingehaald en na twee pogingen kon het Archief Gent ons (eindelijk) ontvangen. Door de geldende coronamaatregelen was het een speciale editie, te meer omdat er voor Archief Gent in anderhalf jaar veel veranderd was. Er is een nieuw diensthoofd en ze hebben een pak nieuwe gezichten mogen verwelkomen. Om meerdere redenen was deze BDAOS er een om nooit te vergeten.

Verwerkingsregister

De deelnemers verzamelden in de leeszaal van de Zwarte Doos, het epicentrum van Archief Gent. Daar werden we verwelkomd door Casper De Koker, de educatief medewerker. Na een korte introductie volgde een toelichting over hoe de cel Informatiebeheer omging met het verwerkingsregister van de stad. Onder de deskundige leiding van Johan De Reu werden we meegenomen in hoe het verwerkingsregister opgezet werd en welke rol de cel Informatiebeheer hierin speelt.

Wat opviel, is dat het verwerkingsregister een databank is die opgezet is via Microsoft Dynamics en die ook een publieksportaal heeft, wat wil zeggen dat de burger kan zien welke verwerkingen de stadsdiensten uitvoeren en op welke wijze er privacygevoelige gegevens verwerkt worden. Bij ons weten is deze werkwijze uniek: andere steden en gemeenten werken met Excel-bestanden die niet publiek toegankelijk zijn. De medewerkers van de stadsdiensten vullen het verwerkingsregister zelf in, maar zowel de data protection officer (DPO) als de cel Informatiebeheer spelen een belangrijke rol in het valideren en het aanvullen van informatie. De cel Informatiebeheer adviseert de stadsdiensten in het gebruik van bestemmingen en bewaartermijnen.

Archief Gent is nauw betrokken bij het beheer van het verwerkingsregister, maar bij het opzetten ervan was er weinig tot geen plaats voor een inbreng vanuit het archief. Dat zorgt voor tegenstellingen en botsingen. Lien Ceûppens ging hier dieper op in in het laatste deel van de presentatie. Zo kwamen we te weten dat verwerkingen niet een op een te vertalen zijn naar processen en dat er dus meerdere bewaartermijnen kunnen zijn. De introductie van de General Data Protection Regulation (GDPR) en het bijbehorende verwerkingsregister zorgde ook voor een nieuw spanningsveld. Waar vroeger de archivaris zonder verantwoording bewaartermijnen kon bepalen, is dat veranderd en moet de waarom duidelijker omschreven zijn. Het archief moet echter zijn rol spelen in het opstellen van het verwerkingsregister, temeer omdat het een bijzondere rol opneemt: het is een van de weinige diensten (zo niet de enige) die een langetermijnvisie hanteert over processen, taken, dossiers en documenten.

Rondleiding

Na deze nieuwe inzichten was het tijd voor een rondleiding door de collectiebeheerders van Archief Gent. Guy Dupont en Eline De Bel gidsten ons door de Zwarte Doos, die in de jaren voor corona aan een aantal veranderingen onderhevig was. De basisstructuur van de Zwarte Doos wordt nog steeds gevormd door het staalverwerkingsbedrijf dat vroeger op de site actief was. Het gebouw huisvest vandaag naast het stadsarchief ook de dienst stadsarcheologie en tijdelijk de dienst burgerzaken van de deelgemeente Gentbrugge. Er was tijdens de rondleiding dus heel wat bedrijvigheid in het gebouw.

We startten onze rondleiding met een bezoek aan de atelierruimte. Deze ruimte doet dienst als digitaliseringsstudio en er worden ook objecten gefotografeerd. Voor het uitvoerende werk wordt een beroep gedaan op vrijwilligers. Recent rondde Archief Gent nog een project af rond de digitalisering van oude filmaffiches. Hoogwaardige digitalisering gebeurt met behulp van een scaninstallatie die tot formaat A0 kan scannen. Ook fragiele registers en kaarten worden probleemloos via deze machine gedigitaliseerd.

We kregen in de atelierruimte nog enkele originele foto’s te zien uit het Duitse Kriegsalbum van de stad Gent (WO I) en enkele originele technische tekeningen van spinmachines van de hand van Lieven Bauwens. De rondleiding ging verder door de depotruimtes waar we meer uitleg kregen over de keuzes die Archief Gent maakte qua inrichting. Zo werden rekken op een inventieve manier omgebouwd om een schilderijencollectie op te bergen. De depotruimtes werden ondergebracht in de oude atelierruimtes van het staalbedrijf en een deel werd een drietal jaar geleden grondig gerenoveerd. De overige depotruimtes volgen nog.

Ook gingen we een kijkje nemen in een quarantaine-/ aanwinstenruimte die op dat moment geconverteerd werd tot restauratieatelier. Ook hier werden we vergast op enkele pareltjes uit de collectie van Archief Gent. Zo kregen we het oudste archiefstuk te zien, een oorkonde uit 1178 waarin de aartsbisschop van Keulen de Gentse schippers vrijstelde van tolheffingen op de Rijn. Verder zagen we ook nog het Gentse exemplaar van het Groot Privilege (1477) en een uniek hospitaalregister met een prachtig schilderij op de boekkaft. Tot slot bracht de uitgebreide rondleiding ons nog naar de inventarisatieruimte, de erfgoedbibliotheek en de scanstraat, waar op vraag documenten ingescand en aangeleverd worden aan de stadsdiensten. Archief Gent verwerkt enkele duizenden aanvragen per jaar in het kader van deze interne dienstverlening.

Archiefgames

Het slotakkoord was voor Casper, die ons eerder verwelkomd had. Hij startte met twintig minuten archiefgames waarin de deelnemers spelenderwijs de werking van Archief Gent leerden kennen. Dat was een echte aanrader voor een of andere teambuilding, de schrijver heeft zich alvast geamuseerd! Het is eens iets anders dan een droge presentatie.

We gaan niet te veel verklappen over hoe de archiefgames gingen, zodat jij als lezer dat ook eens kunt beleven.

Casper gebruikte diverse elementen uit andere momenten voor een ander doelpubliek. Hiermee kon hij aantonen dat je het archief op diverse manieren kunt inzetten voor een educatieve werking. Traditioneel werd het archief gebruikt voor tentoonstellingen of voor publicaties. Als het dan ging over het archief zelf dan vertaalde dat zich vaak in rondleidingen of presentaties. Casper toonde aan dat het dus ook anders kan en dat we als archiefsector het stoffige imago wat kunnen afschudden. Niet alleen kunnen we de archiefdienst zelf hipper maken, ook kunnen we de collectie beter in de verf zetten. Het voormalige diensthoofd van Casper gaf aan dat Archief Gent over een rijke collectie beschikte en dat het jammer is dat het zo weinig gebruikt wordt. Door een educatieve werking kunnen meer aspecten aan bod komen, onder meer in toegankelijke rondleidingen voor kinderen en jongeren, een andere manier van tentoonstellen, en lespakketten die aan diverse scholen aangeboden worden. Corona heeft de educatieve werking wat vertraagd, maar achterliggend is Archief Gent bezig met materiaal ter beschikking te stellen aan een breed doelpubliek en dat met nieuwe middelen.

Casper benadrukte dat je dat niet alleen kunt doen en dat je hiervoor de hulp kunt inroepen van diverse instanties die hier ervaring in hebben, zoals FARO, lerarenopleidingen, erfgoedcellen enzovoort. Dat geldt niet enkel voor Archief Gent, maar ook voor kleinschaligere archieven. Archief Gent droomt van een educatieve werking zoals The National Archives (Verenigd Koninkrijk) of het Nationaal Archief (Nederland) heeft. Deze voorbeelden indachtig, werkt Archief Gent dan ook hard om een erkend cultureel archief te worden. Na deze uiteenzetting zijn we ervan overtuigd dat dat niet lang meer op zich zal laten wachten.

Hiermee sloten we de dag af. Deze speciale corona-editie van Bij de Archivaris op Schoot is zeker niet de laatste, en we willen jullie graag verwelkomen bij een volgende editie, hopelijk in de wat minder verre toekomst.