Muller, Feith en Fruin – die met hun Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven in 1898 de grondslag legden van de moderne archiefwetenschap – wisten het al: een inventaris ontsluit de inhoud van een archief, niet de inhoud van de stukken. Minder belangrijke losse bestanddelen worden soms in detail beschreven, terwijl de voorstelling van grote ruggengraatseries beperkt blijft tot een formele beschrijving. Termen als ommelopers, matrikels, acta capituli, wezenboeken, consignatieboeken en wijdingsregisters, om maar enkele voorbeelden te noemen, worden door de modale gebruiker als archivarissenjargon ervaren en niet of nauwelijks begrepen. Correct gebruik van de rijke terminologie voor deze redactionele vormen¹ (documenttypes) was altijd al belangrijk, maar in een linked open data-omgeving is de impact ervan alleen maar toegenomen.

De vroegmoderne tijd vormt een belangrijke schakel in de geschiedenis van de archiefvorming. Werd de middeleeuwse archiefproductie getekend door een relatief beperkt aantal documenttypes en door eenvoudige aggregaten als oorkondenschatten, dan liet de periode tussen de zestiende en de achttiende eeuw een sterke uitbreiding zien. Niet alleen losse documenten, maar ook registers – prominent aanwezig in vele instellingsarchieven uit het ancien régime – kenden een spectaculaire ontwikkeling. Die innovatieve technologie, die al in de middeleeuwen ingevoerd was, zou in de vroegmoderne tijd vooral door de registratie van uitgaande stukken ongeziene proporties aannemen. Rechtbanken gingen vonnisboeken bijhouden waarin ze de tekst kopieerden van de sententies die ze op perkament en gezegeld aan de partijen bezorgden, notarissen legden (sinds 1540 verplicht in de Nederlanden) protocollen aan met daarin de minuten van de akten die ze expedieerden, enzovoort.

De ontsluiting van die fascinerende vormenrijkdom van archieven vormt al langer een uitdaging. Vooral in de Duitstalige wereld is er aan Aktenkunde en aan de studie van Amtsbücher in het bijzonder veel aandacht besteed², maar over het algemeen genieten deze registers door hun techniciteit relatief weinig belangstelling. Het brede publiek van onderzoekers wordt al helemaal niet bereikt. Of zoals Holger Berwinkel het treffend formuleerde: “Die Aktenkunde (…) ist eine Geheimwissenschaft der Archivarinnen und Archivare.” Naast deze klassieke brontechnische onderzoekstraditie kan ook gewezen worden op de boeiende geschiedenis van de vroegmoderne archiefvorming die in het kader van de archival turn de voorbije jaren een hoge vlucht genomen heeft. Daar waar de klassieke diplomatiek vooral belangstelling toonde voor afzonderlijke akten en hun administratief-juridische context, besteedt deze nieuwe discipline meer aandacht aan grotere aggregaten (reeksen, dossiers, enzovoort), de samenhang van redactionele vormen in genresystemen, en hun bredere maatschappelijke betekenis³.

Vorm versus inhoud

Tegen deze achtergrond moet het BRAIN-project Thesaurus of Early Modern Archival Sources (TEMAS) gesitueerd worden (gefinancierd door BELSPO, 2017-2019). Het bouwde voor het Belgische Rijksarchief een thesaurus van vroegmoderne redactionele vormen, die de bestaande, vaak disparate kennis in een gestructureerde vorm bij elkaar brengt.

Het project vertrok vanuit de vaststelling dat veel formele beschrijvingen in inventarissen voor de modale lezer vaak moeilijk te begrijpen zijn. Informatie over documenttypes uit het ancien régime is bovendien vaak verspreid in moeilijk toegankelijke publicaties. Dat ‘redactionele vorm’ in de General International Standard Archival Description (1994), afgekort als ISAD(G), niet als volwaardig beschrijvingselement opgenomen werd, maakt een en ander er niet eenvoudiger op. Zowel J. L. van der Gouw als D. Bearman⁴ hebben decennia geleden reeds gepleit voor een onafhankelijk beschrijvingselement ‘vorm’, los van de inhoud. Bearman stelde voor om redactionele vormen te beschouwen als intellectual content descriptors; indien ze correct gebruikt worden, vormen ze de waardevolste aanwijzing voor de categorieën informatie die de onderzoeker erin mag verwachten. Daarmee raakt hij aan de kern van het probleem van de formele beschrijvingen. ISAD(G), dat ondanks alle verdiensten nog steeds het vage title als beschrijvingselement hanteert, slaagde er niet in om de redactionele vorm op een efficiënte manier zichtbaar te maken. Records in Contexts (RiC), de nieuwe beschrijvingsstandaard van de International Council on Archives (ICA), belooft beterschap: bij de entiteiten record en record set zijn in de ontwerpversies van het conceptuele model onder meer de attributen documentary form type en record set type toegevoegd.

De correcte beschrijving van redactionele vormen of documenttypes betreft de kern van het vak. Archivarissen hebben als scholars of recordkeeping de verantwoordelijkheid om de filter waarlangs informatie tot bij de onderzoeker komt, zichtbaar en begrijpelijk te maken. Archief kan als procesgebonden informatie pas correct ontsloten worden wanneer de redactionele vorm als neerslag van de functie volwaardig in de representatie betrokken wordt. Deze thesaurus heeft dan ook de ambitie om als een eyeopener zowel academische als niet-academische archiefgebruikers de weg te wijzen in de bronnenrijkdom van de vroegmoderne tijd. In een informatiemaatschappij waar alles om big data draait, is die focus niet vanzelfsprekend.

De eerste versie van TEMAS bestaat uit een tweetalige (Nederlands-Franse) thesaurus die definities aanreikt voor zo’n 450 vroegmoderne documenttypes. Daarnaast werden ook honderden (quasi-)synoniemen in kaart gebracht, die het bereik en de bruikbaarheid van de thesaurus vergroten. We hebben er in dit stadium voor gekozen om daarbij geen voorkeursterm aan te duiden: TEMAS vertrekt immers vanuit de ambitie om archiefgebruikers te ondersteunen en is niet ontworpen als een authority list om de beschrijvingspraktijk van archivarissen zelf aan te sturen. In de thesaurus wordt bijgevolg geen onderscheid gemaakt tussen eigentijdse ‘roepnamen’ als ‘deelbrief’ en ‘zoenbrief’ en archivistisch gecanoniseerde beschrijvingstermen als ‘vonnisboek’ en ‘akte van leenverhef’. TEMAS vormt wel al een belangrijke opstap om in de toekomst naar een dergelijke authority list toe te werken, indien dat bijvoorbeeld nodig zou blijken in het kader van de implementatie van de nieuwe ICA-beschrijvingsstandaard RiC.

Voor de ontwikkeling van de thesaurus werd bij aanvang van het project een Nederlandstalige werklijst van redactionele vormen aangelegd op basis van bestaande terminologische hulpinstrumenten, inventarissen en studies over historische heuristiek, genealogie, lokale geschiedenis, enzovoort. Uit die werklijst werden nadien circa 450 redactionele vormen geselecteerd voor verdere uitwerking, waarbij voorrang gegeven werd aan frequent voorkomende documenttypes, moeilijke terminologie en redactionele vormen die vaak in reeks gevormd werden. In een volgende stap werden bijkomende gegevens verzameld over de geselecteerde redactionele vormen: eventueel al bestaande definities, informatie over kenmerken en functies, en relevante literatuur en websites. Bestaande terminologieën voor de archiefsector – waaronder de Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen (2007) en de Dictionnaire des archives van Bruno Delmas (1991) – leverden een goede basis voor de definities van zo’n dertig procent van de redactionele vormen. In sommige gevallen werden die definities nog aangevuld of meer op maat gesneden voor de vroegmoderne periode. Voor de overige zeventig procent gingen we te rade in inventarissen, brontypologische studies, woordenboeken en bronuitgaven. Zelden bevatten die hapklare definities die we letterlijk konden overnemen, maar vaak reikten ze wel voldoende elementen aan waarmee we zelf aan de slag konden om een definitie te formuleren.

Nadien volgde een grondige revisieronde waarbij we de toegekende definities eenvormiger maakten aan de hand van enkele vaste taalkundige bouwelementen. Met het oog op de gebruikers van de thesaurus werd archivalische vakterminologie waar nodig vervangen door een toegankelijker taalgebruik. Om de accuraatheid van de definities af te toetsen, werd daarop een volgende revisieronde georganiseerd waarbij rijks- en stadsarchivarissen, docenten heuristiek van de vroegmoderne tijd en onderzoekers betrokken werden. Op basis van de opmerkingen en suggesties die daaruit naar voren kwamen, werden de definities verder verfijnd. De thesaurus was tot dan toe eentalig in het Nederlands opgesteld, maar in de context van een federale wetenschappelijke instelling was het uiteraard aangewezen om hem ook in het Frans uit te werken. Enkele Franstalige rijksarchivarissen, gespecialiseerd in archieven uit het ancien régime, hebben dat voor hun rekening genomen; ze droegen daarmee niet enkel bij tot een vertaling van de thesaurus, maar ook tot een nieuwe grondige revisie die de kwaliteit van de Franstalige en Nederlandstalige definities ten goede kwam. De eerste versie van TEMAS die in juni 2021 gelanceerd werd, is met andere woorden het resultaat van de inspanningen van velen.

In de steigers

De bouw van de thesaurus was een spannende onderneming, waarbij niet alle oorspronkelijke ambities waargemaakt konden worden. Anderzijds werd er wel vooruitgang geboekt op terreinen waar we dat niet verwacht hadden.

Het potentieel om de thesaurus verder uit te bouwen tot een volwaardig kennisplatform voor vroegmoderne documenttypes is zeer groot. Bij aanvang van het project waren daarom ook verschillende bijkomende functionaliteiten gepland, die helaas niet binnen de looptijd van het project gerealiseerd konden worden en nog in de steigers staan. Zo streven we ernaar om in de nabije toekomst beeldmateriaal op te nemen, zodat archiefgebruikers op een laagdrempelige manier documenten kunnen herkennen en contextualiseren. Voor veel types akten die opgesteld werden volgens een vast formulier, is het dan weer nuttig om transcripties toe te voegen: zo krijgen gebruikers meteen een eerste zicht op de structuur en vaste formuleringen die zij in een bepaald aktetype kunnen aantreffen. Ook dat draagt bij tot een beter determineren van bepaalde brontypes. Tot slot werd ook een begin gemaakt van een beknopte bibliografie per redactionele vorm om onderzoekers verder te oriënteren. Deze werven zullen in het kader van de nieuwe digitale zoekomgeving van het Rijksarchief verder uitgebouwd worden.

Al snel na de aanvang van het project bleek dat bepaalde gewenste functionaliteiten – zoals de incorporatie van beeldmateriaal – moeilijk te combineren waren met bestaande thesaurussoftware, althans binnen de budgettaire mogelijkheden van het project. Daarom hebben we ervoor geopteerd de eerste versie van de thesaurus als een relationele databank op te bouwen. Wat online zichtbaarheid en linkbaarheid betreft, blijft het echter aangewezen om de basisversie van TEMAS in de toekomst ook aan te bieden via thesaurussoftware. Dat zou het ook mogelijk maken om precieze hiërarchische en verwantschapsrelaties tussen de documenttypes te leggen.

Voor sommige redactionele vormen was het opstellen van een definitie niet eenvoudig, omdat de terminologie tijdens het ancien régime evolueerde of niet eenduidig gebruikt werd. Dat is bijvoorbeeld het geval bij de cluster documenttypes rond wetgeving (bijvoorbeeld ordonnantie, decreet of plakkaat). De oplijsting van (quasi-)synoniemen stelde ons eveneens voor een uitdaging, onder meer omdat verschillende taalregisters – eigentijdse ‘roepnamen’ en archivalische, juridische en historische terminologie – onderling vergeleken dienden te worden. Ook de inpassing van regionale varianten is niet altijd evident gebleken en is zeker nog niet volledig. De registratie van gewoonterecht en de stedelijke regelgeving leidde tot een bijzonder kleurrijke en bijna per lokaliteit verschillende naamgeving. In het diverse en veelvormige ancien régime is het vaak ook moeilijk om van echte synoniemen te spreken. Nog meer dan bij de aanvang van het project zijn we echter overtuigd van de enorme meerwaarde die het clusteren van (quasi-)synoniemen aan onderzoekers kan bieden, bijvoorbeeld in het kader van comparatief onderzoek.

De brontypes werden ook (nog) niet gekoppeld aan archiefvormers. Eerder dan die informatie ongenuanceerd in de definities op te nemen, is ervoor gekozen om in een volgend stadium types archiefvormers te koppelen aan types documenten⁵. Stedelijke administraties, notariskantoren, kerkelijke instellingen, provinciale justitieraden, enzovoort ontwikkelden specifieke documenten, maar de patronen zijn vaak erg vergelijkbaar. Bemiddeling bij geschillen en de registratie van eigendomsoverdrachten leidden bijvoorbeeld tot soortgelijke configuraties. Het bredere verband in genresystemen⁶, wordt in deze thesaurus niet getoond, maar vormt een voor de hand liggende uitbreiding.

Anderzijds moet de notie archiefvormer opgerekt worden, omdat bij de totstandkoming van veel documenten meerdere instanties betrokken zijn in verschillende hoedanigheden. Remissiebrieven – akten waarbij een persoon of groep personen vermindering of ontheffing van straf verleend werd – werden in naam van de vorst uitgevaardigd en geregistreerd door de gewestelijke justitieraden, de begunstigden zijn stricto sensu als ontvangers de archiefvormers. RiC biedt daarvoor in elk geval de nodige handvatten. Een entity als agent kan via voorgedefinieerde relaties (bijvoorbeeld is created by, has provenance, has sender of is received by) gekoppeld worden aan een activity. De verschillende rollen van elk van de betrokken actoren kunnen zo precies in kaart gebracht worden. 

Linked Open Data

Momenteel is de TEMAS-thesaurus nog een geïsoleerd werkinstrument, dat weliswaar in een open formaat hergebruikt kan worden. Op termijn kan deze thesaurus in een semantische webomgeving veel krachtiger ingezet worden. Onderzoekers die op een onbekende redactionele vorm stoten in een inventaris, kunnen rechtstreeks doorverwezen worden naar een definitie en andere relevante informatie. Het kan ook andersom: wie in een bepaald type bron geïnteresseerd is, vindt in de thesaurus links naar vindplaatsen van exemplaren. Iemand die universiteitsmatrikels, wijdingsregisters, wezerijboeken enzovoort in een comparatief perspectief zou willen bestuderen, kan zo op een gestructureerde manier zijn weg vinden in informatie die momenteel nog hopeloos versnipperd en verspreid is. Het spreekt voor zich dat deze verknoping vooral voor zeldzame en hoogwaardige bestanddelen een enorme meerwaarde kan betekenen.

Wie zich – ook in een bredere, internationale context – dat soort vragen stelt, zal zijn onderzoek op een veel efficiëntere manier kunnen uitvoeren. Op termijn zou een Europese thesaurus het kunnen toelaten om de archiefvorming in de vroegmoderne tijd in een breed comparatief perspectief te vatten. Waar en wanneer ontstonden documenttypes als poortersboeken, wijdingsregisters en visitatieverslagen? Waarom kwamen bepaalde types op sommige plaatsen eerder tot stand dan in andere? Het veelbelovende onderzoeksdomein van de geschiedenis van de vroegmoderne archiefvorming zou op die manier een structurele onderbouw kunnen krijgen die tot nu nog altijd ontbreekt.

Binnen de context van een digitale zoekomgeving biedt een thesaurus van redactionele vormen heel wat perspectieven. Nu we aan de vooravond staan van de implementatie van RiC, kijken velen onder ons reikhalzend uit naar de beloften van het semantisch web. Plaatsen, actoren, gebeurtenissen enzovoort worden in een genetwerkte en verknoopte zoekomgeving aan elkaar gelinkt in een eindeloos uitdijende representatie. We zijn ervan overtuigd dat in de kern van dat nieuwe kennislandschap documenttypes – naast archiefvormers – een basisplaats verdienen. De transitie naar een nieuwe manier van archiefontsluiting wordt enkel nog door ons eigen gebrek aan verbeelding gehinderd, niet langer door beperkingen op het vlak van informatietechnologie of opslag⁷.

Praktisch

De thesaurus kan als open data onder een CC-BY-licentie gedownload worden van SODHA, de Belgische databank voor onderzoeksgegevens inzake sociale wetenschappen en digital humanities (sodha.be). De gegevens van TEMAS v. 1.0 zijn er te downloaden als een relationele databank of als een overzichtelijke pdf. Uiteraard gaat het om een pilootversie, het werk is nog niet af. Aanvullingen, suggesties en correcties worden met veel dank aanvaard op het e-mailadres temas@arch.be. Voor meer informatie, zie bit.ly/TEmas.

¹ De redactionele vorm duidt aan welk type archiefstuk de archiefvormer heeft gebruikt om bepaalde informatie over te brengen en weerspiegelt de functie die dat stuk vervulde tijdens een handeling, activiteit of werkproces. Zie H. Coppens, De ontsluiting van archieven. Richtlijnen en aanbevelingen voor de ordening en beschrijving van archieven in het Rijksarchief, Brussel, 1997 en A. J. M. Den Teuling, Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen, Den Haag, 2007, nr. 58.

² Klassiekers zijn bijvoorbeeld E. Pitz, Schrift- und Aktenwesen der städtischen Verwaltung im Spätmittelalter. Köln–Nürnberg–Lübeck, Keulen, 1959 en H. O. Meisner, Archivalienkunde vom 16. Jahrhundert bis 1918, Göttingen, 1969.

³ In zijn baanbrekende Archiving People, A Social History of Dutch Archives (Den Haag, 2020) pleit E. Ketelaar er bijvoorbeeld voor om processen van archiefvorming en documentcreatie te bestuderen als ‘genresystemen’, waarbij verschillende ‘documentaire genres’ (redactionele vormen) en actoren onderling verbonden zijn in een ingewikkeld web van actie en reactie.

⁴ Zie bv. D. Bearman, ‘Authority control issues and prospects’, in The American Archivist, 52 (1989), p. 286-299.

⁵ F. Clavaud, ‘Building a Knowledge Base on Archival Creators at the National Archives of France: Issues, Methods, and Prospects’, in Journal of Archival Organization, 12 (2015), 118-142.

⁶ Zie het bijzonder nummer Genre systems and archives van Archival Science, 12 (2012).

⁷ S. Ranade, ‘Access technologies for the disruptive digital archive’, in C. Brown (red.), Archival Futures, Londen, 2018, p. 94.