Breinvriendelijk werken

META Nummer 2021/8

Breinvriendelijk werken

Geschreven door Jessica Jacobs
Gepubliceerd op 09.11.2021

Het is belangrijk om in je brein te archiveren, omdat dat gepaard gaat met het creëren van mentale ruimte om te leren

Als doctor in de psychologie werkte Elke Geraerts aan verschillende internationale universiteiten, maar ze maakt er een kunst van om de complexe inzichten die ze verwerft toegankelijk te maken via boeken en lezingen. Zo ging ze bijvoorbeeld op zoek naar het antwoord op de vraag hoe wij als mens onze plek kunnen opeisen in een steeds digitalere wereld. In de kenniseconomie is ons brein onze belangrijkste tool. Maar door de combinatie van oude werkstructuren en de toevloed aan digitale informatie, gebruiken we die tool niet goed. Een gesprek over breinvriendelijk werken en het belang van gestructureerde informatie.

Breincrisis

We zitten in een breincrisis, daar is Elke Geraerts van overtuigd. De aanwijzingen daarvoor ziet ze in de stijgende cijfers rond stress en burn-out. “We zijn in deze breincrisis beland omdat we nu al heel wat jaren ons brein niet optimaal inzetten”, vertelt Geraerts. “Het is pas wanneer we voorrang geven aan ons brein, dat we de breincrisis kunnen stoppen.” De grote boosdoeners zijn onze slechte gewoontes en het gebrek aan kennis over de werking van ons brein.

Het druk hebben lijkt wel een modeverschijnsel. Zelfs tijdens de coronapandemie en het thuiswerken, planden we onze agenda vol met aansluitende vergaderingen. We hadden daarbij zelfs het gevoel dat we goed bezig waren, want de drukte maakt dopamine vrij in ons lichaam en werkt verslavend. “Die verslaving aan prikkels maakt het niet gemakkelijk om bijvoorbeeld een digitale detox te ondergaan. Zo’n detox, waarbij je alle digitale prikkels een tijd uitschakelt, zou nochtans helpen om ons brein weer op krachten te laten komen.” We hoeven trouwens niet zo ver te gaan als een detox om een positief effect te hebben: “We moeten op zijn minst bewuster omgaan met onze schermtijd en met afleidingen wanneer we ons moeten focussen.”

De aandachtsagenda

Vergeet de tijdsregistratie, work-lifebalans en regels rond timemanagement. Voor Elke Geraerts is ons werk een deel van ons leven, dus zorgen we er maar beter voor dat het een leuk deel is. Volgens haar is er te veel onterechte negativiteit rond werk. Werk en privé vormen een geheel, want ons werk bepaalt mee wie wij zijn, en wie wij zijn heeft invloed op de output van ons werk. Eigenaarschap is voor haar een cruciaal gegeven voor gelukkige medewerkers. “Mijn boeken gaan over hoe je als individu zelf al veel kunt doen om gelukkig en succesvol te zijn. Dat kan gaan van het leren detecteren waar jouw focuspieken en -dalen zitten, jouw zogenaamde aandachtslandschap tijdens de dag, tot het ervoor zorgen dat je brein echt kan recupereren.”

Te veel digitale prikkels zijn de voorbije jaren een boosdoener. We leven in een aandachtseconomie, waarin onze aandacht geld waard is en er langs alle kanten geprobeerd wordt om dat kostbare goed van je af te nemen. “Zorg voor pauzes en vul die niet op met zogenaamd ontspannende sociale media, maar ga even naar buiten of wandel naar het koffieapparaat. Je brein laten recupereren is van cruciaal belang. Het is een utopie om te denken dat je acht uur gefocust kunt blijven.”

Elke Geraerts moedigt iedereen aan om de eigen focuspieken en -dalen in kaart te brengen. “Gebruik de focuspiek om opdrachten met je volle aandacht uit te werken. Tijdens een focusdip – voor de meeste mensen is dat in de namiddag – plan je dan je vergaderingen en andere activiteiten die niet voor de volle honderd procent je aandacht vragen.” Voor de meesten betekent dit dat zij best hun dag starten met moeilijke opdrachten. Belangrijk daarbij is om alle afleidingen te blokkeren. Voor creatieve opdrachten is het dan weer nuttig om een vermoeider brein te hebben, brainstorms plan je daarom beter wat later op je werkdag.

Maar waarom dan geen tijdsregistratie meer? “Ik vind het werken met een tijdsregistratiesysteem ouderwets. De meeste mensen deugen in de meeste organisaties, toch zijn er processen voor de enkelingen die de kantjes ervanaf lopen. We voeren daarom allerlei regels in die de mensen die deugen benadelen, maar die enkelingen zullen alle regels in hun voordeel weten te buigen. Ik denk dat organisaties moeten evolueren naar vertrouwen in plaats van controle. Niet evalueren op het aantal uren dat iemand presteert, maar op de impact, het eindresultaat dat iemand creëert.”

IMPORTANT

Essentiële archivering

Binnen onze sector kennen we het belang van een goede archivering, en weten we hoe het misloopt wanneer dat proces van verwerken en ordenen niet doorlopen wordt. Kostbare informatie gaat zo verloren. Ook op persoonlijk vlak moeten we de tijd nemen voor dat essentiële archiveringsproces. “Ons brein krijgt enorm veel prikkels binnen op een dag. De oermens in ons wil liefst zoveel mogelijk prikkels, de hele dag door. Maar ons brein heeft baat bij het opslaan, het versterken van het geheugen, en het in perspectief zetten van dingen. Het is belangrijk om te archiveren, omdat dat gepaard gaat met het ontwikkelen van je bewustzijn en het creëren van mentale ruimte om te leren. De prikkels die je binnenkreeg, kunnen je op die manier laten groeien als mens.”

Maar hoe doe je dat dan, zo’n intern archiveringsproces? Elke Geraerts verwijst hiervoor graag naar de metafoor van de Grote Glazen Lift. Dat is de lift uit het boek Sjakie en de chocoladefabriek van Roald Dahl. Sjakie en Willie Wonka reizen met een glazen lift door de imaginaire chocoladefabriek. “Die lift hebben wij ook in ons brein”, vertelt Geraerts. “We zouden er als mens profijt van hebben als we de knoppen van die lift beter leren besturen. We gaan omhoog om alles in perspectief te plaatsen en vanop een afstand te bekijken. Dat is wanneer we nieuwe dromen bedenken en evalueren wat er op het gelijkvloers van ons leven gebeurt. Vervolgens nemen we weer de lift naar beneden en maken we het heel concreet. Ons abstract denkvermogen, het afstand nemen en overzien van de situatie, is een unieke vaardigheid voor ons, mensen. Maar vaak blijven we, wanneer we een plan hebben op planniveau, hangen in het abstracte. Dat plan voldoende concreet maken om het uit te voeren, is ook belangrijk.” Voor iedereen is het nemen van die glazen lift anders, maar het komt erop neer dat je de tijd neemt om na te denken over je leven. Wat heb ik zonet meegemaakt? Hoe voel ik me daarbij? Voel ik me goed in mijn vel? Voel ik me goed bij mijn partner? Hoe voel ik me binnen mijn team, neem ik eigenaarschap op? Ben ik een goede ouder? Er zijn diverse zaken waarvoor je de tijd kunt nemen om er bewust over na te denken. Een korte samenvatting opschrijven nadien, helpt om dat denkproces te concretiseren.

Zelf zorgt Elke Geraerts er heel bewust voor dat ze voor en na een vergadering tijd heeft voor het archiveringsproces. Ze parkeert haar wagen liever een beetje verder van haar bestemming, zodat ze een stukje kan uitwaaien. “We kunnen geen mentale marathon van acht uur rennen. Pauzeren en recupereren is essentieel om weer aan een periode van focus en productiviteit te beginnen. Je komt beter mentaal opgeruimd, zonder ruis, toe op je werkplek.” Niets zo erg natuurlijk als iemand die gestresseerd door de file te laat in een meeting toekomt en het hele team stress bezorgt. Recuperatietijd inbouwen, en dus het stressniveau verlagen, heeft een positief effect op onze eigen output, maar heeft ook effect op je collega’s.

Negatieve gedachten

Ons brein schenkt automatisch meer aandacht aan het negatieve. Dat heeft een groot effect op hoe je naar je werk kijkt en hoe je je collega’s beoordeelt. Die negativiteit maakt ons natuurlijk niet gelukkiger, maar we kunnen hier wel zelf wat aan doen door ons meta-bewustzijn te trainen. “Het meta-bewustzijn, dat is ons bewustzijn over het bewustzijn. De helft van de tijd hebben we geen idee waaraan we denken. Door regelmatig stil te staan bij je gedachten, zul je toegang krijgen tot al die grotendeels negatieve gedachten en kun je ze bijsturen.”

“Wanneer we in de supermarkt in de rij staan, ervaren we vaak stress. Ons oerbrein ergert zich aan het feit dat we in de traagste rij staan, dat we weer verkeerd gekozen hebben. Terwijl je net die tijd kunt gebruiken om te recupereren, om in het hier en nu te gaan staan.” Deze andere benadering vraagt vooral op momenten dat je je verveelt aandacht. Idealiter koppel je het ook aan een aantal routineacties. “Voor mij is dat bijvoorbeeld ’s ochtends als ik mijn tanden poets. Dan merk ik dat ik ertegenop kijk om weer in de file te staan, maar ik kan ook dankbaar zijn dat ik mensen weer mag gaan inspireren. De dag kan als een ratrace aanvoelen, maar er zijn ook momenten met mijn kinderen waaraan ik me kan optrekken. Stel jezelf daarom heel bewust regelmatig deze vraag: wat ben ik aan het denken? Ik doe dat bij het tanden poetsen, maar ook als ik mijn autoportier open wanneer ik bij een klant toekom. Als mijn gedachten dan negatiever zijn dan ik wil, zal ik ze bewust bijstellen.”

IMPORTANT

Privé en werk

Dat we ons brein als kenniswerkers constant overbevragen, is duidelijk. Opvallend is dat Elke Geraerts de oplossing voor burn-outs zoekt in ons privéleven en in de manier waarop we ons ontspannen. “Wanneer we op ons werk constant achter een scherm zitten, moeten we in onze privétijd in het hier en nu leven. Laat het scherm achterwege en onderdruk de fomo, the fear of missing out. Wanneer mensen op zondag in hun zetel ploffen, is het eerste wat ze doen hun telefoon of tablet erbij nemen. Terwijl zo’n moment ideaal is om de Grote Glazen Lift te nemen of om met je volle aandacht met je kinderen te spelen.”

Eigenaarschap is essentieel, maar natuurlijk hebben ook onze maatschappij en alle organisaties erin een belangrijke rol te vervullen in het ontketenen van ons brein. Stress en burn-out tegengaan, is in ieders belang. “Wat bedrijven soms doen, is iemand inhuren om op de werkplek te komen vertellen over hoe het brein werkt en hoe we daar een andere weg moeten inslaan. Dat doen we ook met mijn organisatie Better Minds at Work, waar we reeds met een vijftigtal consulenten en coaches werken, die workshops en sessies geven rond welzijn, hybride werken, stressdetectie en veerkracht.”

Toch is er nog een lange weg te gaan. Veel bedrijfsculturen hebben de omschakeling naar een positieve werkomgeving voor de kenniswerker nog niet gemaakt. Op persoonlijk vlak blijkt verandering moeilijk, omdat ons brein niet graag uit zijn comfortzone komt. En ook al zien we dat er vanuit de overheid subsidies gaan naar welzijn, concrete acties om ons brein beter te leren kennen ontbreken. “In de curricula van de scholen is de kennis over de werking van het brein bijvoorbeeld niet terug te vinden. Af en toe zie je een school die een yogales geeft, maar het ontbreekt aan systematische acties en aandacht voor dat thema. Lessen over het brein, ik moet de eerste school die dat aanbiedt nog leren kennen”, vertelt Geraerts. Nochtans bepaalt deze kennis en ervaring in onze huidige maatschappij voor een groot deel hoe productief we als volwassenen op de arbeidsmarkt kunnen zijn.

Authentieke intelligentie

Geraerts vindt het belangrijk dat we ons als mens op een positieve manier weten te onderscheiden van robots. Ze maakte het tot onderwerp van haar boek Authentieke Intelligentie : waarom mensen altijd winnen van computers. “Het is belangrijk dat we als mens duurzaam inzetbaar zijn. Tegen 2030 wordt in zowat een derde van de jobs de mens vervangen door een robot. We moeten ons dus wendbaar maken en allerlei kwaliteiten die ons onderscheiden van de robot nu alvast verder ontwikkelen.”

Een van de eigenschappen die ons als mens onderscheidt van computers, is ons abstract denkvermogen. Maar ook stress maakt ons fundamenteel anders. “Stress kan ons helpen bij gevaar, maar kan ons ook een topprestatie doen leveren. Het is belangrijk om geen chronische stress te ervaren, om te voorkomen dat we in overdrive gaan.” Dat doen we door regelmatig te pauzeren en stressloze periodes in te plannen. Maar niemand heeft een knop om stress uit te schakelen. “Ook ik heb daar last van”, geeft Elke Geraerts toe, “Ik merk dan dat mijn gedachten uitgaan naar een bepaald probleem. Dan ga ik daar bewust mee om en vraag ik me af wat ik eraan kan doen als ik weer aan het werk ben. Hoe concreter je het probleem maakt, hoe beter je het kunt oplossen en hoe gemakkelijker de angst wegvalt. Vaak heeft iemand het over stress op het werk, maar dat is te globaal. Onderzoek wat je stress bezorgt en wat je eraan kunt doen.”

Door onze menselijke kwaliteiten te versterken en op een slimme manier om te gaan met technologie, kunnen we ons als mens blijvend onderscheiden. “We kunnen natuurlijk niet naar een maatschappij gaan waar een derde van de mensen werkloos is, omdat de robot ons vervangen heeft. Dat is maatschappelijk niet houdbaar. Aan de andere kant komen er nieuwe jobs bij, waarvan we nog niet weten welke dat zullen zijn. Denk maar aan de controleur van 3D-printers en de socialmedia-influencers, beroepen die we nog maar recent kennen. We hebben nog geen idee wat er op ons afkomt en daarom moeten we ons wendbaarheid eigen maken.” De grote uitdaging daarbij is natuurlijk dat ons brein niet houdt van verandering en weerstand biedt om uit onze comfortzone te komen. “Daarom verschijnt er in november mijn nieuwste boek De Mentale Reset. Dat gaat over hoe we de pandemie als kantelpunt zien om gewoontes die de breincrisis veroorzaakt hebben te revalueren en naar betere gewoontes te gaan.”

We hebben nog geen idee wat er op ons afkomt en daarom moeten we ons wendbaarheid eigen maken

IMPORTANT

De Mentale Reset

Los van alle nadelen, sterftes en druk op de zorg, heeft de coronacrisis ook mooie dingen gebracht. Velen kwamen tot het inzicht dat ze het leven anders willen aanpakken. Dat maakt het volgens Geraerts net nu zo belangrijk om in de Grote Glazen Lift te kruipen. Om met een schone lei te herdenken hoe we de zaken in de toekomst willen aanpakken. “De manier waarop we tijdens de lockdown thuiswerkten, met de back-to-back videogesprekken terwijl we op de kinderen pasten, dat is niet houdbaar voor langere tijd. Dat betekent dat je er als organisatie over moet nadenken hoe je medewerkers in de toekomst thuiswerken.”

“Maar ook op persoonlijk vlak zien we iets bewegen. Heel veel mensen hebben de afgelopen jaren de ratrace geleefd. Je ziet nu dat vele tijdens de pandemie de tijd namen om hun leven te revalueren. Medewerkers die een andere job zoeken, koppels die scheiden en ouders die hun kinderen vaker willen zien. Zelf zag ik mijn kinderen meer tijdens de pandemie. Het besef hoe waardevol dat is, zal ik voortaan koesteren en mijn leven en werk richt ik daar nu naar. Ik ben niet meer enkel thuis voor de snelle nachtzoen, maar haal hen van school en help met hun huiswerk.” Duidelijkere keuzes en grenzen naar haar klanten toe zijn daarom nodig. Maar Geraerts doet wat ze predikt en met haar nieuwe boek wil ze het kantelpunt grijpen en anderen op weg helpen hetzelfde te doen. De kennis over welzijn en alles daarrond mag voor haar niet tot een eliteclub blijven behoren.

Momenteel zien Elke Geraerts en haar collega’s een piek in het aantal vragen die ze binnenkrijgen. Niet enkel voor persoonlijke opvolging zoals bijvoorbeeld loopbaanbegeleiding, maar ook in de trajecten voor organisaties. Enerzijds willen organisaties welzijn centraler stellen en medewerkers inspireren rond veerkracht, focus en energiemanagement, omdat ze zien dat anders te veel mensen uitvallen door stress. Anderzijds vragen organisaties hulp om een reset te maken. “Hoe gaan we hybride werken uitrollen en hoe maken we onze medewerkers enthousiast om opnieuw naar kantoor te komen? Maar ook hoe medewerkers te leren op een gezonde manier van thuis uit te werken. Die vragen krijgen we nu massaal. Ook heel praktisch: de uitrol van het hybride leiderschap en welke switches je in het leidinggeven kunt maken, is een populair onderwerp”, weet Geraerts.

Digitale burgers

Om als mensen belangrijk te blijven in een maatschappij die gedreven wordt door technologie, is het belangrijk om de controle over die technologie te behouden. Informatieprofessionals spelen daarin een belangrijke rol en vele bibliotheken zetten specifiek in op projecten rond mediawijsheid. Maar wat kan er mislopen als we geen aandacht schenken aan die digitale vaardigheden? “Dan krijgen we een maatschappij die verslaafd is aan digitale technologie en steeds meer gaat leven volgens de regels van artificiële intelligentie (AI). Zo zullen we als mens steeds minder een eigen identiteit hebben.”

Volgens Elke Geraerts is er een bewustzijn nodig dat iedereen op digitaal vlak nog veel te leren heeft. Met haar vzw Better Minds at School probeert ze jongeren, hun ouders en hun leerkrachten te sensibiliseren, met als doel de schermtijd te reduceren en kennis te verspreiden over de impact ervan op het brein en de verslaving die kan bovenkomen. “Ik denk dat veel scholen momenteel de computer op een verkeerde manier hanteren om de aandacht van de leerlingen erbij te houden. Maar daarmee verminderen ze net de algemene aandacht van de leerling. Er moet een mix zijn van digitaliteit en leven in het hier en nu, in het klaslokaal en niet op het internet.”

“Ik geloof dat technologie de mens kan helpen om nog meer te doen waarin die uniek is. Dat zit dan niet in repetitieve taken, maar in het nadenken, creëren, het telkens nieuwe dingen doen. Terwijl er nu nog veel repetitief werk is. Technologie kan er daarom voor zorgen dat we als mens dichter bij onszelf kunnen staan, als we er natuurlijk voor zorgen dat wij de bovenhand houden en ons niet laten leiden door die technologie.” Creativiteit ziet ze als iets wat voor iedereen weggelegd is. Door alle schermen aan de kant te zetten, het in ons hoofd als het ware te laten waaien en weer verbaasd te worden door wat er allemaal in ons brein gebeurt, kunnen we onze creativiteit aanwakkeren. “En door vanuit de Grote Glazen Lift vanop een afstand naar je gedachten te kijken, zul je zien dat je brein heel creatieve ideeën heeft. Mensen zeggen al te vaak dat ze niet creatief zijn, maar ik vind dat te eenvoudig. Creativiteit is iets wat in ons brein gebeurt, we moeten enkel de sluizen leren openzetten naar die creatieve ideeën. Het belangrijkste daarvoor is schermloze tijd, in het hier en nu zijn en ons brein observeren.”

Een verhoogd bewustzijn creëren is de rode draad in dit gesprek met Elke Geraerts. Het is nodig dat we ons als informatieprofessionals bewust zijn van deze materie. Hoog tijd om eens de Grote Glazen Lift te nemen en te zien hoe we ook onze gebruikers hierin nog beter kunnen begeleiden.

Waarom lid van de VVBAD worden?

  • Deel zijn van het netwerk van experten en collega's
  • Mee de belangen van de informatiesector behartigen
  • Korting krijgen op de activiteiten van de VVBAD
  • Toegang krijgen tot vakinformatie
  • Participeren in de verenigingsbesturen
Word lid
© Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie vzw
Statiestraat 179 | B-2600 Berchem (Antwerpen)
Tel: (+32) 03 281 44 57 | email: vvbad@vvbad.be