binnen de Associatie KU Leuven

Toch kan de werkgroep Bibliotheken van de Associatie KU Leuven, kortweg de werkgroep BASSO, na verloop van tijd al de eerste tastbare resultaten voorleggen. Deze zijn eerder praktisch van aard, bijvoorbeeld afspraken over wederzijdse toegankelijkheid van de bibliotheken voor leden van de Associatie. In 2005 schakelt de werkgroep BASSO een versnelling hoger met de ontwikkeling van een meerjarenplan, waarin enkele prioriteiten vastgelegd zijn, zoals het geïntegreerde bibliotheeksysteem, inzetten op informatievaardigheden en aandacht voor kwaliteitszorg en benchmarking, toen nog met een focus op cijfers en indicatoren.

Het meerjarenplan geeft de werkgroep BASSO richting en focus. Kleinere deelgroepen gaan aan de slag met de prioritaire acties en kunnen al snel concrete resultaten voorleggen. De kleine en grote successen en het nauwer samenwerken, leiden ook tot groeiend vertrouwen en de wil om verder te gaan.

Een visie en beleid

De leden van de werkgroep BASSO voelen de nood om alle acties niet alleen onder te brengen in een meerjarenplan, maar ze echt te kaderen in een visie en beleid. In juni 2012 gaat de werkgroep helemaal los in een brainstorm over kwaliteit. Wilde ideeën vliegen over en weer, worden geclusterd, verfijnd en uitgefilterd, en vinden uiteindelijk hun weg naar een eerste beleidsplan in 2013. Intussen werken de deelgroepen gestaag verder aan hun acties en prioriteiten. Uit jaarlijkse rapportering vanuit de werkgroep BASSO blijkt de onafgebroken activiteit.

Toch ontbreekt er nog iets: het beleidsplan, dat bij aanvang veel enthousiasme gewekt had, verdwijnt stilaan naar de achtergrond. Het leeft niet echt. In 2017 pikt de werkgroep BASSO de draad weer op. Verder bouwend op het vele werk uit het verleden ontwikkelt ze een missie en visie voor de verdere samenwerking. De focus ligt nog veel sterker dan in het verleden op kwaliteit. Nu niet meer louter gecentreerd rond het verzamelen van cijfers en indicatoren in het kader van Okapi, maar met een ambitieuzer doel: door van elkaar te leren, de werking van alle bibliotheken en leercentra versterken. In haar beleidsdocument formuleert de werkgroep BASSO dit zo: “De werkgroep bibliotheken van de Associatie BASSO wil de werking van de bibliotheken en leercentra ondersteunen en versterken. Ze doet dit door een gezamenlijke missie te definiëren en een slank en slim systeem van kwaliteitszorg te ontwikkelen.”

Vanuit de missie ontwikkelt de werkgroep BASSO ook een visie waarin ze de richting aangeeft waar ze naartoe wil gaan. Vanuit de ambitie om deze visie te laten leven, koppelt ze er ook strategische doelen aan.

De deelgroep kwaliteit en haar instrumenten

De deelgroep Kwaliteit krijgt de opdracht het “slank en slim systeem van kwaliteitszorg” te ontwikkelen. Het is een omvangrijke opdracht die tijd vraagt. In een eerste stap gaat de deelgroep na welke indicatoren ze kan linken aan de strategische doelen. Die indicatoren moeten toelaten na te gaan of en in welke mate deze doelen gerealiseerd zijn. Vervolgens gaat de deelgroep na op welke manier ze de indicatoren kan meten. Dat is telkens een combinatie van statistische gegevens (Okapi), kwalitatieve gegevens (bevraging van de bibliothecarissen) en gegevens van tevredenheidsmetingen. Het resultaat van deze oefening komt samen in de Kwaliteitsbarometer.

In een volgende stap ontwikkelt of optimaliseert de deelgroep Kwaliteit instrumenten om de indicatoren te meten. Het eerste instrument – de bevraging van de bibliothecarissen – is inmiddels ook klaar. Het gaat niet om een wetenschappelijk gevalideerde vragenlijst, maar om een instrument dat erop gericht is bibliotheken en leercentra te laten reflecteren op de eigen werking, goede praktijken uit te wisselen en de kwaliteit van de werking te versterken. De werkgroep BASSO zet deze vragenlijst in 2020 een eerste keer in. De analyse van de resultaten leidt tot de voorbereiding van een studiedag (in 2022) waarbij voorbeelden van praktijk in het daglicht gezet worden.

Een tweede actielijn van de deelgroep Kwaliteit is de optimalisatie van Okapi, zodat dat instrument beter inzetbaar is om de werking van de bibliotheken en leercentra op te volgen en te sturen. In de eerste plaats gaat het om een meer toegankelijke en gebruiksvriendelijke manier om de resultaten te presenteren. Voor de optimalisatie van het instrument zelf, zoekt de werkgroep BASSO afstemming met de werking in Vlaanderen en Europa.

Het derde instrument is nog onontgonnen terrein. Er zijn uiteraard wel vragenlijsten beschikbaar om de tevredenheid van bibliotheekgebruikers te meten, maar de zoektocht naar het meest geschikte instrument is nog niet gestart. Het is zelfs niet zeker of er een vragenlijst moet komen. Instellingen die een eigen manier hebben om de tevredenheid van de gebruikers te meten, hebben de vrijheid om daarvoor te blijven kiezen. Er is enkel het engagement om op regelmatige tijdstippen een dergelijke bevraging te doen.

Om te verzekeren dat de visie en de strategie, maar ook de instrumenten, een breed draagvlak hebben, toetst de deelgroep Kwaliteit elke stap telkens af binnen de werkgroep BASSO, die intussen door het leven gaat als Expertenforum Bibliotheken. Het zoeken naar een draagvlak vergt veel tijd, maar het is een kritieke succesfactor voor het effectief gebruik van deze instrumenten. Het expertenforum draagt (zorg voor) kwaliteit hoog in het vaandel. Leden wensen elkaars werking te versterken, te verbinden, kwaliteitscultuur te bevorderen en vooral ook goede praktijken uit te wisselen. Het is een leerproces met vallen en opstaan, maar inmiddels zijn er goede resultaten geboekt.

Bekijk het abstract en de praktische informatie van deze lezing in het programma van Informatie aan Zee 2021.