Sinds 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing in de Europese Unie (EU). Deze Europese wet regelt de voorwaarden waaronder organisaties, zoals bibliotheken, archieven en documentatiecentra, gegevens over (levende) personen mogen verzamelen, bewaren en gebruiken. Het doel van de AVG is die personen te beschermen, maar de onverkorte toepassing ervan creëert obstakels voor het archiefbeheer. Daarom is een afwijkend regime voor verwerkingen met het oog op archivering in het algemeen belang voorzien.

Afwijkingen voor archivering in het algemeen belang

Het bekendst is ongetwijfeld de afwijking op het recht op gegevenswissing of vergetelheid. Dat geeft betrokkenen de mogelijkheid om te vragen dat al hun persoonsgegevens gewist worden uit bestanden. Wissing van gegevens vormt echter een fundamentele bedreiging voor de integriteit en de betrouwbaarheid van archiefbestanden. Het staat haaks op de kernwaarden en de ethische beroepscode van archivarissen. Zij hebben de invoering van dat recht fel gecontesteerd.

Ook op andere punten waren afwijkingen nodig. Zo stelt het principe van de doelbinding dat persoonsgegevens enkel verwerkt mogen worden voor het specifieke doel waarvoor ze verzameld werden en nadien niet voor andere doelen gebruikt mogen worden. Dat strookt niet met de basisopdracht van archiefdiensten om (overgebracht) archief te bewaren, te beschrijven en te ontsluiten voor het publiek.

Het principe van de opslagbeperking stelt dan weer dat persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk bewaard mogen worden in een vorm die toelaat om de betrokken personen nog te identificeren – dus in niet-geanonimiseerde vorm. Dat conflicteert met de basisopdracht van archiefdiensten om archiefbestanden integraal en permanent te bewaren.

Bovendien was een afwijking nodig op het verbod om bijzondere (gevoelige) persoonsgegevens te verwerken, zoals gegevens met betrekking tot ras, politieke opvattingen, religieuze overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, genetische, biometrische of medische gegevens, omdat die in archieven kunnen voorkomen.

Ten slotte is er een afwijking ingevoerd op de verplichting om elke betrokkene persoonlijk te informeren over de verwerkingen die gebeuren met zijn persoonsgegevens. Voor archiefdiensten, die vaak grote hoeveelheden (overgebrachte) documenten beheren, zou dat immers een onhaalbare opdracht zijn. De informatie moet dan wel publiek gemaakt worden, wat meestal via een privacystatement op de website van de archiefdienst gebeurt.

Toepassingsgebied en voorwaarden van archivering in het algemeen belang

Archivarissen zijn uiteraard verheugd over het afwijkende regime voor archiveringsdoeleinden dat in de AVG ingebouwd is. Een grote moeilijkheid is echter dat de AVG zelf slechts een vage omschrijving geeft van de inhoud en reikwijdte ervan. Bovendien neemt het enkel organisaties die de wettelijke plicht hebben om archief te beheren in aanmerking. Talrijke (types van) archiverende organisaties vallen uit de boot en kunnen in de problemen komen. Ook met betrekking tot de specifieke voorwaarden die aan het afwijkend regime verbonden zijn, blijft de AVG vaag.

De AVG roept ook vragen op door het voorstellen van maatregelen zoals pseudonimisering, wat in de archiefsector niet als een algemeen haalbare of wenselijke toepassing gezien wordt. Naast de afwijkingen en voorwaarden die de AVG zelf inbouwt, en die dus onmiddellijk en op gelijke wijze van toepassing zijn in de hele EU, biedt de AVG de mogelijkheid aan de lidstaten om het regime nadere invulling te geven in de nationale wetgeving. In een volgende aflevering bekijken we de Belgische implementatie.